Hier verwaltest du alle Fahrzeuge deines Betriebs, prüfst die erfassten Fahrten und gibst die Monate frei oder zur Korrektur zurück. Du überwachst die Abrechnung und kannst Fahrtenbücher sowie Lohnabrechnungen exportieren.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste den Bereich Fahrtenbuch.
- Klicke auf Verwaltung.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Fahrzeuge zu verwalten.
So gehst du vor
Die Verwaltung arbeitet mit vier Registerkarten: Fahrzeuge, Fahrten, Monatsabschluss und Orte. Je nachdem, was du tun möchtest, wechselst du zwischen ihnen.
Fahrten prüfen und bearbeiten
- Klicke auf die Registerkarte Fahrten.
- Mit den Pfeilen links neben dem Monat kannst du in Monate vor- oder zurückblättern. Der aktuelle Monat ist vorgewählt.
- Filtere die Anzeige nach Bedarf:
- Mitarbeiter: Wähle einen Namen, um nur dessen Fahrten zu sehen – oder lass das Feld auf „Alle Mitarbeiter", um alle anzuzeigen.
- Fahrzeug: Wähle ein Kennzeichen, um nur die Fahrten mit diesem Auto zu sehen – oder lass es auf „Alle Fahrzeuge".
- Die Tabelle zeigt dir alle Fahrten für diese Auswahl. Oben siehst du eine Zusammenfassung: wie viele Fahrten, wie viele Kilometer insgesamt, wie viel Kilometergeld.
- Für einzelne Fahrten kannst du folgende Aktionen durchführen:
- Eine Fahrt bearbeiten: Doppelklick auf die Zeile, um die Fahrt zu ändern (siehe Eine Fahrt erfassen oder bearbeiten).
- Eine Fahrt stornieren: Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten und wähle „Stornieren".
- Das Änderungsprotokoll einer Fahrt ansehen: Klicke auf das Uhr-Symbol in der Zeile (siehe Das Änderungsprotokoll einer Fahrt ansehen).
Fahrtenbuch oder Lohnverrechnung exportieren
- Klicke auf die Registerkarte Fahrten.
- Filtere nach Mitarbeiter und/oder Fahrzeug, falls gewünscht.
- Klicke auf Fahrtenbuch / Export, um das Fahrtenbuch für die gewählte Auswahl als PDF zu drucken oder als CSV zu exportieren (siehe Das Fahrtenbuch eines Fahrzeugs drucken).
- Klicke auf Lohnverrechnung, um eine CSV-Datei mit dem Kilometergeld je Mitarbeiter für die Lohnverrechnung herunterzuladen. Diese Datei kannst du in deine Lohnkonto-Software importieren.
Monatsabrechnung für einen Mitarbeiter drucken
- Klicke auf die Registerkarte Fahrten.
- Wähle einen Mitarbeiter im Feld Mitarbeiter aus (erforderlich).
- Die Schaltfläche Monatsabrechnung wird aktiv. Klicke darauf, um die Abrechnung zu drucken oder als PDF zu speichern.
Monate freigeben oder zur Korrektur zurückgeben
- Klicke auf die Registerkarte Monatsabschluss.
- Die Tabelle zeigt dir alle Monate mit Fahrten. Nutze die Pfeile, um in andere Monate zu blättern. Oben siehst du, wie viele Monate auf Freigabe warten.
- Für jeden Monat eines Mitarbeiters mit Fahrzeug siehst du:
- Anzahl der Fahrten und laufende Fahrten (rotes Auto-Symbol = noch nicht beendet)
- Gesamtkm und private Kilometer
- Durchschnittliche private Kilometer pro Monat im Jahr (nur bei Firmenfahrzeugen; ein Warndreieck bedeutet: über 500 km privat im Schnitt)
- Kilometergeld (nur bei privaten Fahrzeugen)
- Status: offen, wartet auf Freigabe, freigegeben oder überfällig
- Folgende Aktionen sind je nach Status möglich:
- Freigeben: Klicke auf das Häkchen-Symbol. Bestätige die Meldung. Der Monat wird dann gesperrt – Fahrten können nicht mehr geändert werden.
- Zur Korrektur zurückgeben: Klicke auf den Pfeil nach links. Du kannst einen Grund angeben (siehe Einen Monat zur Korrektur zurückgeben). Der Monat wird für 7 Tage wieder freigegeben.
- Abrechnung drucken: Klicke auf das Drucker-Symbol, um die Monatsabrechnung zu drucken.
Fahrzeuge und Orte verwalten
- Fahrzeuge: Siehst du unter der Registerkarte Fahrzeuge (siehe Ein Fahrzeug anlegen oder bearbeiten und Fahrzeuge im Überblick).
- Orte: Siehst du unter der Registerkarte Orte (siehe Einen Ort anlegen oder bearbeiten).
Aufbau der Verwaltung
Die Verwaltung besteht aus vier Registerkarten, die du oben in der Liste auswählst:
- Fahrzeuge: Übersicht aller Fahrzeuge (aktiv und archiviert) mit der Möglichkeit, sie hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
- Fahrten: Detailansicht aller erfassten Fahrten mit Filtern nach Mitarbeiter und Fahrzeug. Hier prüfst du die Einträge, stornierst fehlerhafte Fahrten oder exportierst Daten.
- Monatsabschluss: Übersicht aller Monate mit Fahrtensummen je Mitarbeiter und Fahrzeug. Hier gibst du Monate zur Abrechnung frei oder sendest sie zur Nachbesserung zurück.
- Orte: Verwaltung deiner häufig angefahrenen Ziele. Diese Orte werden Fahrern bei der Erfassung zur schnellen Auswahl angeboten.
Was danach passiert
Nachdem du die Registerkarte Monatsabschluss bearbeitet hast, sind die freigegebenen Monate für Fahrten gesperrt – die Fahrer können keine Änderungen mehr vornehmen. Die Abrechnung ist damit vorbereitet und kann exportiert oder gedruckt werden.
Wenn du einen Monat zur Korrektur zurückgibst, wird er für 7 Tage wieder für den Fahrer freigegeben, damit dieser seine Fahrten überprüfen und anpassen kann.
Tipps und Hinweise
- Laufende Fahrten: Diese sperren den Monat für die Freigabe. Der Fahrer muss die Fahrt erst beenden, bevor du den Monat freigeben kannst.
- Überfällige Monate: Ein Monat ist überfällig, wenn er länger als eine bestimmte Zeit nicht freigegeben wurde. Du kannst ihn noch immer freigeben oder zur Korrektur zurückgeben.
- Suche in den Tabellen: Die Lupe-Symbole in den Spaltenköpfen helfen dir, schnell zu finden, was du suchst.
- CSV-Export: Die Lohnverrechnung wird als CSV exportiert – ein Standardformat, das die meisten Lohnabrechnungsprogramme lesen können.