Der Vorschlag hilft dir, Lücken im Lager schnell zu füllen: Das Programm zeigt dir, welche Artikel zur Neige gehen, wie viel du bestellen solltest und von welchen Lieferanten. Du wählst aus, ordnest Lieferanten zu und legst aus allen Positionen automatisch Bestellungen an – eine pro Lieferant.
So kommst du hierher
Gehe in der Seitenleiste zu Lager und dann zu Nachbestellen (oder wähle Lager > Bestellvorschlag im Menü).
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Bestellungen zu erstellen. Damit der Vorschlag sinnvolle Mengen zeigt, sollten die Artikel bereits Verkaufshistorie haben oder in der Bestandsliste mit einem Mindesbestand und Zielbestand versehen sein.
So gehst du vor
Prüfe die Vorschlagsliste Auf der Seite siehst du eine Tabelle mit allen Artikeln, die nachbestellt werden sollten. Jede Zeile zeigt dir:
- Artikel: Name und Nummer des Artikels
- Bestellen: Die Menge, die du kaufen solltest (grau hinterlegt)
- Status: Ein Badge, das zeigt, wie kritisch der Bestand ist
- Bestand: Wie viel gerade im Lager liegt
- Schon bestellt: Menge, die bereits unterwegs ist
- Nachbestellen ab: Ab welcher Menge das Programm Bescheid gibt (mit dem Hinweis „automatisch", wenn der Wert aus deinen Verkäufen berechnet wurde)
- Auffüllen auf: Die Zielmenge, bis zu der der Artikel bestellt wird
- Lager: Welcher Lagerort betroffen ist
- Weitere Spalten wie Artikelnummer und Datum der letzten Bewegung helfen bei der Orientierung
Ist die Liste leer, bedeutet das: Zurzeit fehlt nichts. Du kannst dann über die Schaltfläche Zum Bestand zur Bestandsliste wechseln, um Mindest- und Zielbestände einzutragen.
Klicke auf „Fehlende Ware bestellen" Diese Schaltfläche öffnet ein Fenster, in dem du die Positionen für die Bestellung vorbereitet.
Wähle aus, was du bestellen möchtest Im Fenster „Fehlende Ware bestellen" siehst du wieder eine Liste. Am Anfang sind zwei Schalter sichtbar:
- Was zur Neige geht: Diese Artikel zeigt der Vorschlag automatisch. Schalte das aus, wenn du nur Kundenbestellungen sehen möchtest.
- Was Kunden bestellt haben: Zeigt Artikel, die Kunden per Kundenbestellung angefordert haben. Schalte das an, um diese ebenfalls in die Bestellung einzubeziehen.
Die Liste darunter zeigt die verfügbaren Artikel. Jede Zeile hat am Anfang ein Häkchen. Nur Artikel mit aktiviertem Häkchen werden bestellt.
Passe die Mengen an, falls nötig In der Spalte Menge kannst du die Bestellmenge ändern – klicke auf das Feld und gib einen neuen Wert ein. Wenn du einen Artikel gar nicht bestellen willst, stelle die Menge auf 0 (oder nutze die Schaltfläche Bestellmenge auf 0 setzen rechts in der Zeile).
Weise jedem Artikel einen Lieferanten zu In der Spalte Lieferant wählst du, von wem du kaufen möchtest:
- Klicke auf das Auswahlfeld und suche den Lieferanten. Artikel, bei denen dieser Lieferant bereits hinterlegt ist, haben den Hinweis „hinterlegt" – dieser wird automatisch vorgeschlagen.
- Wenn du einen neuen Lieferanten für einen Artikel hinzufügen möchtest, klicke auf Lieferant zuweisen.
- Ist noch kein Lieferant ausgewählt, ist das später möglich – das Programm zeigt dann eine Warnung.
Schneller Weg für mehrere Artikel: Wähle alle betroffenen Artikel durch Häkchen aus, wähle dann einen Lieferanten im Feld über der Liste und klicke Lieferant für Auswahl setzen.
Lege die Bestellungen an Klicke auf die Schaltfläche am unteren Ende des Fensters. Ihre Beschriftung zeigt dir, wie viele Bestellungen entstehen – z. B. „3 Bestellungen anlegen", wenn Artikel bei drei verschiedenen Lieferanten liegen.
Wenn Artikel ohne Lieferant vorhanden sind, fragt dich das Programm, ob du fortfahren möchtest. Es erstellt dann je eine Bestellung pro Standort ohne Lieferant, und du trägst den Lieferanten später ein.
Bestellungen überprüfen und versenden Sobald du auf die Schaltfläche klickst, öffnet sich automatisch die Übersicht Bestellungen. Dort siehst du alle angelegten Bestellungen mit dem Status „Entwurf".
Hier kannst du:
- Die Positionen noch anpassen und fehlende Lieferanten eintragen
- Die Bestellung abschließen (über die Schaltfläche mit dem Papierflieger-Symbol) – dann wird sie als „Bestellt" markiert und kann versendet werden
- Die Bestellung drucken oder per E-Mail versenden
Aufbau der Vorschlagsliste
Die Tabelle zeigt dir alle Artikel in einer Übersicht. Du kannst:
- Spalten sortieren: Klicke auf einen Spaltenkopf, um nach diesem Feld zu sortieren
- Spalten aus- und einblenden: Viele Spalten lassen sich an- und ausschalten, je nachdem, welche Informationen du brauchst
Die wichtigsten Spalten sind Bestellen (wie viel), Bestand (wie viel jetzt da ist) und Nachbestellen ab (die Schwelle, bei der der Vorschlag aktiv wird).
Was danach passiert
Die Bestellungen landen mit dem Status „Entwurf" in der Übersicht Bestellungen. Von dort aus:
- Überprüfst du die Positionen und Lieferanten noch einmal
- Schließt die Bestellung ab – dann ändert sich der Status zu „Bestellt"
- Druckst oder versentest die Bestellung an den Lieferant
- Wenn die Ware ankommt, erstellst du eine Wareneingangsbestätigung
Mehr dazu: Bestellungen versenden und Wareneingang verarbeiten.
Tipps und Hinweise
- Mindesbestand selbst setzen: Der automatische Vorschlag basiert auf deinen letzten Verkäufen. Wenn ein Artikel immer wieder fehlt, trage einen eigenen Mindesbestand in der Bestandsliste ein – das ist genauer als die Berechnung.
- Artikel ohne Verkaufshistorie: Neue Artikel bekommen keinen automatischen Vorschlag. Lege für sie manuell einen Mindesbestand fest.
- Bestellung ohne Lieferant: Wenn ein Artikel keinen zugeordneten Lieferanten hat, entsteht trotzdem eine Bestellung – trage den Lieferanten später in den Bestelldetails ein, bevor du sie abschließt.
- Mengen ändern: Die Mengen, die du hier eingibst, gelten nur für diese Bestellung. Sie verändern nicht deine Zielbestände in der Artikelstammdaten.