Du erstellst hier Vorlagen für wiederkehrende Kassenbewegungen – etwa Bankeinzahlungen, Wechselgeldbestände oder Spendendosen. Diese Vorlagen beschleunigen später die tägliche Kassenverwaltung, weil du statt einzelner Werte einfach eine Vorlage auswählst.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Administration (das Zahnrad-Symbol).
- Klicke auf die Registerkarte Manuelle Buchungen (unter der Gruppe Kasse & Zahlung).
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht Unternehmen verwalten und das Modul Kasse. Außerdem sollten bereits Zahlungsarten und Buchhaltungskonten in deinem System eingerichtet sein.
So gehst du vor
Eine neue Vorlage erstellen
Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Ein Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel "Neue Manuelle Buchung".
Wähle ein Icon aus, unter dem du die Vorlage später erkennst – etwa ein Banksymbol für Bankeinzahlungen.
Trage einen Namen ein, unter dem die Vorlage in der Kassenliste auftauchen soll (etwa "Bankeinzahlung" oder "Wechselgeld").
Füge optional eine Beschreibung / Verwendungszweck hinzu (etwa "Tägliche Einzahlung bei der Hausbank").
Wähle unter Zahlungsart eine Zahlungsart aus – das ist die Zahlungsweise, die kassenseitig gebucht werden soll. Wenn du keine zuweisen möchtest, lasse das Feld leer.
Unter Buchhaltungskonto (optional) wählst du ein Konto, auf das die Buchung in der Buchhaltung geht. Wenn du kein Konto zuweist, wird die Vorlage kassenseitig gebucht, aber nicht an die Buchhaltung übergeben.
Klicke auf Speichern.
Die Vorlage wird erstellt und in der Liste eingetragen. Eine Bestätigung "Erfolgreich eingetragen" erscheint unten rechts.
Eine Vorlage ändern
Suche die Vorlage in der Liste und klicke auf das Stift-Symbol.
Alternativ kannst du die Zeile doppelt anklicken.
Ändere die Felder wie oben beschrieben.
Klicke auf Speichern.
Aufbau der Liste
Die Liste zeigt alle Vorlagen, die du angelegt hast:
- Name: Die Bezeichnung der Vorlage, unter der sie später in der Kassenliste zu finden ist.
- Bearbeitungs-Symbol (Stift): Öffnet die Vorlage zum Ändern.
Was danach passiert
Die Vorlage ist nun in deiner Kassenliste verfügbar. Wenn du in der Kasse eine Buchung erstellst, kannst du die Vorlage auswählen und sparst dir das Ausfüllen aller Felder erneut.
Alle Vorlagen werden lokal im System gespeichert und sind Standort-übergreifend verfügbar, sofern die gleiche Zahlungsart existiert.
Tipps und Hinweise
- Zahlungsart und Konto hängen zusammen: Wenn du eine Zahlungsart zuweist, aber kein Konto, wird die Buchung nur in der Kasse sichtbar. Nur mit einem Konto fließt sie auch in die Buchhaltung ein.
- Icons nutzen: Vergib aussagekräftige Icons – das macht die Vorlagen in der Kassenliste schneller erkennbar.
- Vorlage löschen: In der aktuellen Ansicht kannst du Vorlagen nicht direkt löschen. Dazu brauchst du Zugriff auf die Systemadministration.