Hier legst du wiederkehrende Termine als Serien an und definierst Ausnahmen – etwa Urlaubstage oder Feiertage, an denen die Serie nicht stattfinden soll. Du kannst auch Sonderöffnungszeiten eintragen, die den normalen Geschäftsbetrieb überlagern.
So kommst du hierher
- Klick auf Termine-Kalender in der Seitenleiste.
- Im Kalender findest du zwei Bereiche für Serien und Ausnahmen (genaueres in den nächsten Abschnitten).
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Brauchst du Termine für mehrere Standorte, benötigst du entsprechende Rechte.
So gehst du vor
Ausnahmeöffnungszeiten anlegen
Ausnahmeöffnungszeiten sind Zeiten, in denen der Standort trotz Feiertag oder geschlossenen Türen für Online-Buchungen verfügbar ist – oder umgekehrt: Zeiten, an denen er normalerweise offen hätte, aber ausnahmsweise geschlossen ist.
- Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen im Bereich „Ausnahmeöffnungszeiten".
- Im Fenster trage ein:
- Standort (falls mehrere vorhanden): Der Ort, für den die Ausnahme gilt.
- Datum: Der Tag, an dem die Ausnahme wirkt.
- Von und Bis: Die Zeit, in der der Standort verfügbar ist (oder nicht verfügbar, je nach Konfiguration). Das System prüft automatisch, ob die Zeit außerhalb der normalen Öffnungszeiten liegt, und zeigt eine Warnung an.
- Wähle alle Mitarbeiter aus, für die diese Ausnahmeöffnungszeit gilt. Du kannst alle auf einmal auswählen oder einzelne ankreuzen.
- Klick auf Speichern.
Die Ausnahmeöffnungszeit wird sofort wirksam und erscheint in der Liste. Du kannst sie später jederzeit bearbeiten oder löschen.
Ausnahmeöffnungszeiten bearbeiten oder löschen
- Suche die Ausnahmeöffnungszeit in der Liste. Du kannst nach Datum, Mitarbeiter oder Zeit filtern.
- Um alle Einträge zu sehen (auch abgelaufene), schalte Alle anzeigen ein.
- Um einen Eintrag zu bearbeiten, klick auf das Stift-Symbol oder doppelklick auf die Zeile.
- Um einen Eintrag zu löschen, klick auf das Papierkorb-Symbol und bestätige.
Serientermine anlegen
Eine Terminserie ist ein regelmäßig wiederkehrender Termin – etwa jeden Montag um 10 Uhr.
Klick auf Neue Serie im Bereich „Serientermine".
Im Fenster trage ein:
- Mitarbeiter: Die Person, der der Termin zugeordnet ist. Du kannst auch „Keine Zuweisung" wählen.
- Terminherkunft: Woher der Termin kommt (beispielsweise Telefon-Buchung, Online-Buchung).
- Kunde: Die Person oder das Unternehmen, mit dem der Termin stattfindet.
- Notiz: Ein Vermerk, den nur dein Team sieht.
Unter Wiederholung stellst du ein, wie oft der Termin wiederkehrt:
- Wochentag: An welchem Tag der Woche (beispielsweise Montag).
- Uhrzeit: Zu welcher Zeit der Termin beginnt.
- Dauer (Minuten): Wie lange der Termin dauert (wird automatisch berechnet, wenn du Artikel hinzufügst).
- Wiederholung: Wie oft sich der Termin wiederholt – jede Woche, jede 2. Woche, jede gerade oder ungerade Kalenderwoche.
- Startdatum und Enddatum: Zeitraum, in dem die Serie läuft.
Unter Gebuchte Leistungen kannst du Artikel (Dienstleistungen oder Pakete) hinzufügen, die bei jedem Termin erbracht werden. Klick auf ein Feld Artikel, um einen auszuwählen. Die Dauer wird automatisch aus den Artikeln berechnet. Für jeden Artikel kannst du einen verantwortlichen Mitarbeiter zuordnen.
Klick auf Speichern, um die Serie zu erstellen.
Serientermine bearbeiten oder verwalten
- Klick auf Alle anzeigen im Bereich „Serientermine", um auch abgelaufene Serien zu sehen.
- Nutze das Suchfeld, um eine bestimmte Serie zu finden.
- Um eine Serie zu bearbeiten, klick auf das Stift-Symbol oder doppelklick auf die Zeile. Ändere die Daten und speichere.
- Um eine Serie zu beenden, klick auf das Archiv-Symbol. Das System storniert alle zukünftigen Termine dieser Serie. Du kannst eine archivierte Serie später jederzeit mit dem Pfeil-zurück-Symbol wiederherstellen.
Aufbau des Fensters
Das Fenster gliedert sich in drei Bereiche:
Ausnahmeöffnungszeiten: Eine Tabelle mit allen eingetragenen Ausnahmen. Die Spalten zeigen Datum, Wochentag, Mitarbeiter, Start- und Endzeit sowie Angaben zum Ersteller und zur letzten Bearbeitung.
Serientermine: Eine Tabelle mit allen Terminerien. Die Spalten zeigen Kundenname, Mitarbeiter, Wiederholungsmuster, Start- und Enddatum sowie die Anzahl der erzeugten Termine.
Bearbeitungsfenster: Öffnet sich beim Anlegen oder Bearbeiten und enthält alle Eingabefelder für Daten, Mitarbeiter und Artikel.
Was danach passiert
Sobald du eine Ausnahmeöffnungszeit oder Terminserie speicherst, wird sie sofort in den Kalender übernommen. Alle betroffenen Termine werden automatisch angepasst. Archivierte Serien verschwinden aus dem Kalender, lassen sich aber später noch abrufen und wiederherstellen.
Tipps und Hinweise
- Artikel hinzufügen: Wenn du bei einer Serie Artikel hinzufügst, wird die Dauer automatisch berechnet. Wenn du die Dauer manuell ändern möchtest, musst du alle Artikel löschen.
- Zeitkonflikte: Das System warnt dich, wenn eine Ausnahmeöffnungszeit außerhalb der normalen Öffnungszeiten liegt. Das ist kein Fehler – die Warnung zeigt dir nur, dass die Zeit nicht üblich ist.
- Feiertage und Urlaub: Nutze Ausnahmeöffnungszeiten, um Feiertage zu kennzeichnen oder um Urlaubszeiten von Mitarbeitern zu markieren, an denen Termine ausfallen.