Wenn weboffice zwei Kundensätze als mögliche Duplikate erkennt, kannst du hier entscheiden: Sollen die beiden Kunden zusammengeführt werden, oder handelt es sich um zwei verschiedene Kunden? Bei einer Zusammenführung bleibt einer der Kunden aktiv, der andere wird archiviert.
So kommst du hierher
- Wähle in der Seitenleiste Stammdaten > Kunden.
- Scrolle in der Kundenliste nach unten und wähle den Reiter Duplikate – weboffice zeigt dir hier Kundenpaare, die sich ähneln.
- Klicke auf einen Eintrag, um die beiden Kunden nebeneinander zu vergleichen.
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul Kundenstammdaten und das Recht, Kunden zu bearbeiten.
So gehst du vor
Sobald du einen Duplikat-Eintrag öffnest, sehen die beiden Kundensätze nebeneinander. Oben erscheinen drei Schaltflächen:
Vergleiche die beiden Kundensätze, indem du nach unten scrollst. Die Tabelle zeigt dir die wichtigsten Felder beider Kunden side-by-side – du siehst sofort, wo die Unterschiede liegen.
Entscheide dich für einen der beiden Kunden:
- Klicke [Kundennummer] akzeptieren (eine Schaltfläche für jeden Kunden). Das ist die Kundennummer, die du behalten möchtest.
- weboffice fragt zur Bestätigung nach. Die Meldung warnt dich: Der andere Kunde wird archiviert, und diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Bestätige mit Ja (oder ähnlich).
- weboffice führt die beiden Kunden zusammen. Der Kundensatz, den du akzeptiert hast, bleibt erhalten. Der andere wird archiviert und ist künftig nicht mehr in der normalen Kundenliste sichtbar.
Falls die beiden Kunden nicht identisch sind: Klicke Es handelt sich nicht um ein Duplikat. weboffice fragt zur Bestätigung nach. Danach ist dieses Paar aus der Duplikat-Liste verschwunden.
Aufbau der Vergleichstabelle
Die Tabelle zeigt alle Felder, die zwischen den beiden Kundensätzen unterscheiden oder bei einem von beiden leer sind – zum Beispiel:
- Kundennummer, Name, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Adresse)
- Zahlungsbedingungen, Rabatte, Verkaufsgebiet
- Marketingeinstellungen (Newsletter, SMS-Empfang)
Felder, die bei beiden Kunden identisch sind, werden nicht angezeigt – so bleibt die Tabelle übersichtlich.
Was danach passiert
Nach einer erfolgreichen Zusammenführung verschwindet das Paar aus der Duplikat-Liste. Alle Aufträge, Rechnungen und anderen Belege des archivierten Kunden werden zum übergeordneten Kunden verschoben – du verlierst keine Geschäftsvorfälle. Die Kundenhistorie bleibt erhalten.
Wenn du später doppelte Kunden suchen möchtest, kannst du ein neues Duplikat-Scan starten.
Tipps und Hinweise
Vor der Zusammenführung speichern: Lies die Felder sorgfältig. weboffice behält nur die Werte des akzeptierten Kunden. Braucht du noch Informationen aus dem anderen Datensatz (zum Beispiel eine spezielle Lieferadresse), schreib sie dir auf – nach der Zusammenführung sind sie weg.
Archivieren, nicht löschen: Der nicht akzeptierte Kunde wird archiviert, nicht gelöscht. Falls du die Zusammenführung später bereust, kann eine Administratorin oder ein Administrator den archivierten Satz wiederherstellen. Die Aktion selbst ist für dich nicht rückgängig.
Wann braucht es keine Duplikatsprüfung: Filialen desselben Unternehmens oder Abrechnungsstellen sollten separate Kundensätze bleiben. Markiere sie als Es handelt sich nicht um ein Duplikat.