Doppelte Kunden zusammenführen

Wenn derselbe Kunde mehrfach in weboffice erfasst ist, erkennst du das hier auf einen Blick. Du vergleichst die Daten beider Einträge und führst sie zusammen – oder markierst das Paar als geprüft, wenn es kein echter Duplikat ist.

So kommst du hierher

Öffne das Menü Stammdaten und wähle Kunden. Dort findest du oben rechts die Schaltfläche Nach Duplikaten suchen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Ansehen von Kundendaten.

So gehst du vor

Klicke auf Nach Duplikaten suchen. weboffice öffnet ein Fenster und sucht nach Kunden mit ähnlichen Daten. Die gefundenen Paare erscheinen links in einer Liste.
Wähle ein Paar aus der Liste, um die Daten im rechten Bereich zu vergleichen. Jede Zeile zeigt einen Kundeneigenschaft (z.B. Name, Telefon, Adresse):
- Grün markiert: Die Werte sind gleich.
- Rot markiert: Die Werte unterscheiden sich.
- Gelb markiert: Nur einer der beiden Kunden hat einen Wert, der andere Feld ist leer.
Wenn die Kunden wirklich gleich sind, führe sie zusammen. Das System behält einen Kundeneintrag und nimmt die vollständigeren oder aktuelleren Daten von beiden.
Wenn es kein Duplikat ist (die Kunden sind tatsächlich unterschiedliche Personen oder Unternehmen), markiere das Paar als geprüft. Damit entfernst du es aus der Liste, es wird nicht mehr als Duplikat angezeigt.
Wiederhole die Schritte für alle Paare in der Liste. Sobald alle Duplikate bearbeitet oder als geprüft markiert sind, schließt sich das Fenster automatisch.

Aufbau des Vergleichsfensters

Links siehst du eine Liste aller erkannten Kundenpaare, jeweils mit den Namen beider Kunden nebeneinander. Rechts wird das ausgewählte Paar im Detail angezeigt:

Eigenschaft: Der Name des Feldes (z.B. „Anzeigename", „Telefon", „Adresse").
Kundennummer des ersten Kunden: Der Wert dieses Feldes beim ersten Kunden.
Kundennummer des zweiten Kunden: Der Wert dieses Feldes beim zweiten Kunden.

Die Farbcodierung hilft dir sofort zu sehen, welche Daten identisch sind und welche abweichen.

Was danach passiert

Nachdem du die Duplikate zusammengeführt oder als geprüft markiert hast, sind die bearbeiteten Paare aus der Liste entfernt. Die zusammengeführten Kundeneinträge werden unter einer einzigen Kundennummer gespeichert – alle Transaktionen, Bestellungen und Kontaktdaten sind dann mit diesem einen Eintrag verbunden.

Tipps und Hinweise

Vorsicht beim Zusammenführen: Der gelöschte Kundeneintrag kann nicht wiederhergestellt werden. Überprüfe die Daten sorgfältig, besonders wenn Umsatz oder Anlagedatum stark abweichen.
Markiere als geprüft, um nicht zweimal zu entscheiden: Hast du ein Paar überprüft und fest gestellt, dass es kein Duplikat ist, markiere es als geprüft. So brauchst du es beim nächsten Durchlauf nicht erneut anzusehen.
Nur weboffice-erkannte Paare: Die Liste zeigt nur Paare, die weboffice aufgrund ähnlicher Daten automatisch erkannt hat. Suchst du nach einem bestimmten Kunden, nutze das Suchfeld in der Kundenliste.