Hier legst du fest, wie deine Kunden bezahlen können – Barzahlung, Karte, Überweisung oder andere Methoden – und definierst die Steuersätze für deine Artikel und Dienstleistungen. Diese Einstellungen werden später überall dort verwendet, wo Zahlungen erfasst oder Steuern berechnet werden.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste den Bereich Web.Office.Administration (System-Kontenrahmen)
- Wähle Finanzielle Konten
- Du siehst nun die Verwaltungsbereiche für Zahlungsarten und Steuersätze
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du benötigst nur Administratorrechte, um diese Einstellungen vorzunehmen.
So gehst du vor
Zahlungsart hinzufügen oder bearbeiten
Wähle die Registerkarte für die Zahlungsarten aus
Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Zahlungsart anzulegen, oder doppelklick auf eine bestehende, um sie zu bearbeiten
Das Eingabefenster öffnet sich. Trage folgende Informationen ein:
- Name: Gib einen Namen für die Zahlungsart ein, unter dem sie überall in weboffice erscheint (z.B. "Kreditkarte", "PayPal")
- Zahlungsart: Wähle aus, ob diese Zahlung eine negative, neutrale oder Barzahlung ist – dies beeinflusst, wie Zahlungsüberschüsse und -defizite behandelt werden
- Negative Zahlung: Aktiviere dies, wenn diese Zahlungsart zu negativen Salden führen kann
- Physikalischer Geldfluss: Aktiviere dies, wenn echtes Geld fließt (z.B. Barzahlung, nicht aber Gutschrift)
- Neutrale Zahlung: Aktiviere dies, wenn die Zahlung weder positiv noch negativ wirkt
- Farbe: Wähle eine Farbe, die diese Zahlungsart in Listen kennzeichnet
- Icon: Wähle ein Symbol, das die Zahlungsart darstellt
Wenn diese Zahlungsart nicht vom System vordefiniert ist, legst du unter Verfügbar für fest, wo sie einsetzbar sein soll:
- Verbuchung eingegangener Zahlungen: Für eingehende Kundenzahlungen
- Zahlung von Eingangsrechnungen: Für Zahlungen an Lieferanten
- Zahlung in Kasse: Für Kassentransaktionen
Klicke auf Speichern
Steuersatz hinzufügen oder bearbeiten
Wähle die Registerkarte für die Steuersätze aus
Klicke auf Hinzufügen, um einen neuen Steuersatz anzulegen, oder doppelklick auf einen bestehenden, um ihn zu bearbeiten
Das Eingabefenster öffnet sich. Trage folgende Informationen ein:
- Steuer-Bezeichnung: Gib einen Namen ein, unter dem dieser Satz in weboffice angezeigt wird (z.B. "Normalsteuersatz 20%", "Ermäßigt 10%")
- Steuersatz in Prozent: Gib den Steuersatz als Dezimalzahl ein (z.B. 20 für 20%)
- Standard-Steuersatz: Aktiviere dies, wenn dieser Satz automatisch vorgeschlagen werden soll, wenn ein neuer Artikel angelegt wird
- Steuercode für Buchhaltungsexport: Lasse dieses Feld leer, wenn weboffice den Code automatisch ermitteln soll – oder gib einen benutzerdefinierten Code ein, den dein Buchhaltungssystem versteht (z.B. 81 oder 87 für 0%-Sätze)
- Standard-Erlöskonto: Wähle das Finanzkonto aus, auf das die Erlöse dieses Steuersatzes automatisch gebucht werden, wenn du bei Artikeln oder Kategorien nichts anderes festlegst
Klicke auf Speichern
Aufbau der Seite
Zahlungsarten-Liste: Zeigt alle verfügbaren Zahlungsarten mit den Eigenschaften Name, Negative Zahlung, Ist Barzahlung und Neutrale Zahlung. Vordefinierte Systemarten können nicht verändert werden.
Steuersätze-Liste: Zeigt alle Steuersätze mit den Spalten Bezeichnung, Prozentsatz, Standard-Steuersatz (markiert, ob dieser automatisch vorgeschlagen wird) und Anzahl Artikel (wie viele deiner Artikel diesen Satz nutzen). Über den Schalter Zeige archivierte Einträge kannst du auch gelöschte Steuersätze anzeigen und ggf. wiederherstellen.
Was danach passiert
Sobald du speicherst, werden die neuen oder geänderten Zahlungsarten und Steuersätze sofort verfügbar. Sie erscheinen dann:
- in allen Auswahlfeldern, wo du Zahlungsarten oder Steuersätze zuweist (z.B. beim Anlegen von Artikeln oder beim Erfassen von Zahlungen)
- in Berichten und Auswertungen
- im Buchhaltungsexport (wenn die entsprechenden Module aktiv sind)
Steuersätze, die keinem Artikel mehr zugeordnet sind, kannst du archivieren – sie bleiben damit erhalten für alte Belege, werden aber nicht mehr angeboten, wenn du neue Artikel anlegst.
Tipps und Hinweise
- Systemarten nicht bearbeitbar: Zahlungsarten, die mit einem Schloss gekennzeichnet sind, sind vom System vordefiniert. Du kannst sie nicht ändern, aber du kannst beliebig viele eigene Zahlungsarten hinzufügen.
- Steuersatz nicht löschbar, nur archivierbar: Einen Steuersatz kannst du nicht komplett löschen, solange noch Artikel ihn nutzen. Archiviere ihn stattdessen – er wird dann ausgeblendet, bleibt aber für alte Belege erhalten.
- Erlöskonto für Export: Das Erlöskonto wird nur bei der Buchhaltung relevant, wenn du einen Export durchführst. Lasse es leer, wenn du weboffice ohne externe Buchhaltung nutzt.
- Standard-Steuersatz: Lege einen Steuersatz als Standard fest, damit er automatisch vorgeschlagen wird, wenn du neue Artikel anlegst – das spart Zeit, wenn die meisten deiner Artikel denselben Satz haben.