Hier bestimmst du, welche automatischen E-Mails weboffice für einen Standort verschicken soll und wie sie aussehen. Du legst fest, von welcher Adresse sie versendet werden, ob Termine automatisch bestätigt werden, und wie die Unterschriften in den E-Mails aussehen.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Web.Office.Administration > Standorte
- Klicke auf den Standort, dessen E-Mail-Versand du einrichten möchtest
- Gehe zur Registerkarte Kommunikation
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zum Verwalten von Einstellungen (ManageSettings). Je nach deinen Modulen brauchst du zusätzlich die Module Kalender und/oder Kasse.
So gehst du vor
E-Mail-Versand grundsätzlich aktivieren
Schalte E-Mail-Benachrichtigung aktivieren ein. Erst dann kannst du die weiteren Einstellungen vornehmen.
Trage im Feld E-Mail die Absenderadresse ein. Das ist die Mailadresse, von der weboffice E-Mails versendet.
Trage im Feld E-Mail-Sendername einen Namen ein – das ist der Name, der dem Empfänger beim Absender angezeigt wird.
Automatische E-Mails wählen
Je nachdem, welche Module du nutzt:
E-Mail-Bestätigungsnachricht senden (nur wenn du Termine buchbar machst): Wenn ein Kunde einen Termin online bucht, erhält er automatisch eine Bestätigung per E-Mail.
E-Mail-Verkaufsnachricht senden (nur wenn du Kasse nutzt): Nach einem Verkauf wird automatisch eine E-Mail mit der Bon-Information versendet.
E-Mail-Erinnerungsnachricht senden (nur wenn du Termine nutzt): Kunden erhalten eine Erinnerung vor ihrem gebuchten Termin.
E-Mail-Vorlagen anpassen
Klicke auf Texte bearbeiten, um die Inhalte dieser E-Mails zu verfassen. Das öffnet die E-Mail-Vorlagen, wo du den Text jeder automatischen E-Mail anpasst.
Eigene Domain für den Versand verwenden (optional)
Wenn du möchtest, dass E-Mails von deiner eigenen Domain versendet werden statt von einer Standardadresse:
Trage im Feld Domain deine Domain ein (zum Beispiel:
meinefirma.at).Klicke auf Domaineinstellungen prüfen. weboffice zeigt dir jetzt die DNS-Einträge, die du in deiner Domain-Verwaltung eintragen musst. Ein Häkchen bedeutet „korrekt eingerichtet", ein X bedeutet „muss noch eingetragen werden".
Für jeden Eintrag kannst du den Namen oder Wert mit dem Kopieren-Knopf direkt in die Zwischenablage kopieren und dann in deiner Domain-Verwaltung eintragen.
Warte nach dem Eintragen bis zu 48 Stunden, bis die Änderungen weltweit übernommen wurden.
Sind alle DNS-Einträge korrekt, schalte Eigene Domain für den Versand verwenden ein.
Klicke auf Test E-Mail versenden, um zu prüfen, dass alles funktioniert. Du erhältst eine Test-E-Mail an deine weboffice-Benutzeradresse.
Signaturen festlegen
Unterschriften werden automatisch unter alle versendeten E-Mails gesetzt:
Mitarbeiter-Signatur: Wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter seine eigene E-Mail-Adresse als Absender wählt. Trage hier persönliche oder abteilungsspezifische Daten ein.
Standort-Signatur: Wird verwendet, wenn E-Mails vom Standort selbst versendet werden.
Bei beiden Signaturen kannst du:
- Den Text direkt eingeben oder formatieren
- Platzhalter einfügen (wie Name, Telefon, Adresse) – klicke auf das Platzhalter-Menü, um die verfügbaren Felder zu sehen
- Eine Vorschau anschauen, wie die Signatur in einer echten E-Mail aussieht – klicke auf das Auge-Symbol
Hinweis: Ist eine Zeile in der Signatur völlig leer oder nur mit leeren Platzhaltern gefüllt, wird sie nicht mitversendet.
Speichern
Klicke auf Speichern, um deine Einstellungen zu sichern. weboffice zeigt dir eine Bestätigung.
Aufbau der Seite
Die Seite besteht aus vier Abschnitten:
- E-Mail-Versand: Hier aktivierst du E-Mails allgemein und gibst die Absenderadresse an.
- Eigene Domain nutzen: Optional – nur, wenn du eine eigene Domain für den Versand verwenden möchtest.
- E-Mail-Nachrichten: Hier wählst du aus, welche automatischen E-Mails versendet werden sollen.
- Signaturen: Hier verfasst du die Unterschriften für E-Mails.
Was danach passiert
Deine Einstellungen gelten ab sofort. weboffice versendet alle angeschalteten E-Mails automatisch gemäß deinen Einstellungen. Du kannst jederzeit nachschauen, welche E-Mails tatsächlich versendet wurden – im Menü unter System > Logs, Registerkarte E-Mail-Protokoll.
Tipps und Hinweise
Domain-Eintrag prüfen: Speichere deine Einstellungen zuerst, bevor du die Domaineinstellungen prüfst. Das System braucht eine kurze Zeit zum Verarbeiten.
Test-E-Mail kommt nicht an: Prüfe, ob alle DNS-Einträge ein Häkchen haben und ob 48 Stunden vergangen sind. Fehlgeschlagene E-Mails findest du im Protokoll unter System > Logs, Registerkarte E-Mail-Protokoll.
Platzhalter in Signaturen: Ist zum Beispiel der Name eines Mitarbeiters nicht erfasst, wird diese Zeile nicht mitversendet – deine Signatur bleibt trotzdem lesbar.
Vorschau zeigt Beispieldaten: Die Vorschau einer Signatur zeigt Sample-Daten (wie „Rechnung RE2026-0042"). Die echte E-Mail sieht später mit echten Daten aus deinem System aus.