Hier erfasst du eine Eingangsrechnung: Lieferantendaten, Betrag, Rechnungsnummer und die Zuordnung zu Konten und Kostenstellen. Du kannst den gescannten Beleg direkt daneben sehen und Positionen automatisch erkennen lassen.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Buchhaltung > Eingangsrechnungen.
- Klicke auf eine bestehende Rechnung zum Bearbeiten, oder klicke oben auf die Schaltfläche für eine neue Eingangsrechnung.
Das Erfassungsfenster öffnet sich mit zwei Bereichen nebeneinander: links die Eingabefelder, rechts die Dokumentvorschau.
Voraussetzungen
Du brauchst das Modul Ausgaben und Zugriff auf die Buchhaltung. Lieferanten, Konten und Kostenstellen müssen in weboffice bereits angelegt sein.
So gehst du vor
Bereich Rechnung
Trage das Datum ein, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Wähle den Standort aus, falls dein Unternehmen mehrere hat. Dieser wird standardmäßig in die Buchhaltungspositionen übernommen.
Wähle den Kreditor (Lieferant) aus der Liste. Falls der Lieferant noch nicht existiert, klicke auf das Pluszeichen daneben, um ihn anzulegen. Wenn du einen bestehenden Lieferanten ändern möchtest, öffne ihn über das Stiftsymbol zur Bearbeitung.
Trage die Brutto-Summe ein (Gesamtbetrag mit Steuern). Die Felder werden automatisch synchronisiert: Wenn du einen Betrag änderst, versucht weboffice, die anderen Felder intelligent auszufüllen. Sobald du eine Buchhaltungsposition hinzufügst, wird die Brutto-Summe aus den Positionen errechnet – dann kannst du Brutto, Netto und "Zu bezahlen" nicht mehr manuell ändern.
Trage die Netto-Summe ein (ohne Steuern), falls sie auf dem Beleg steht.
Das Feld Zu bezahlen wird automatisch berechnet. Du kannst es aber auch manuell setzen.
Trage die Referenz / Rechnungsnummer / Belegnummer ein – unter diesem Namen findest du die Rechnung später wieder.
Wähle die Kostenstelle aus (optional). Wenn du sie änderst, wird sie automatisch in alle bestehenden Buchhaltungspositionen übernommen.
Wähle die Geschäftsperiode aus (optional). Das ist der Monat oder das Quartal, zu dem diese Rechnung gehört – wichtig für die Buchhaltung.
Schreibe eine Bemerkung auf, wenn du etwas notieren möchtest.
Bereich Buchhaltung
Hier ordnest du die Rechnung den Konten und Kostenstellen zu. Das ist die Kernarbeit der Buchhaltung.
Wenn noch keine Positionen vorhanden sind, siehst du zwei Schaltflächen:
- Neue Position hinzufügen: Klicke hier, um manuell eine Buchungsposition zu erstellen.
- Automatische Erkennung: weboffice versucht, die wichtigsten Konten und Steuersätze selbst zu erkennen – basierend auf dem Lieferanten und den Artikeln auf dem Beleg. Diese Funktion braucht deine Zustimmung zur KI-Nutzung.
Wenn bereits Positionen vorhanden sind, siehst du für jede eine Zeile mit:
- Kostenstelle: Ordne die Position einer Kostenstelle zu (optional).
- Konto: Das Sachkonto oder Kostenkonto, auf das dieser Betrag gebucht wird (Pflicht).
- Steuersatz: Der Steuersatz für diese Position. weboffice wählt automatisch den Standardsteuersatz des Kontos, wenn du es änderst.
- Betrag (Brutto): Der Anteil dieser Position am Gesamtbetrag (mit Steuern).
Jede Position hat rechts ein Papierkorbsymbol zum Löschen. Darunter siehst du automatisch eine Summenzeile mit der Aufteilung auf Kostenstellen in Prozent.
Klicke auf Neue Position hinzufügen, um weitere Positionen zu erstellen. weboffice schlägt den restlichen Betrag vor – stelle ihn ggf. auf den richtigen Wert um.
Bereich Zahlungsdaten
Hier trägst du ein, wohin das Geld gehen soll – diese Daten brauchst du für die Zahlung:
- Empfänger: Der Name des Zahlungsempfängers.
- IBAN und BIC: Die Bankverbindung.
- Verwendungszweck: Text, den der Lieferant mit der Zahlung sehen soll.
- Zahlungsreferenz: Ein zusätzlicher Referenzcode.
Wenn du eine IBAN einträgst, erscheint rechts automatisch ein QR-Code zum Scannen und Zahlen – aber prüfe, ob die Daten korrekt sind, bevor du ihn nutzt.
Dokumente hochladen
Klicke rechts auf die Registerkarte Hochladen. Dort siehst du einen Ordner-Browser: Wähle den Ordner, in den der gescannte Beleg gespeichert werden soll, oder lasse weboffice einen neuen Ordner mit Datum und Rechnungsnummer erstellen.
Klicke auf Speichern unten rechts.
Das Fenster schließt sich, und die Eingangsrechnung wird gespeichert. Du siehst eine Bestätigung "Erfolgreich eingetragen".
Aufbau des Fensters
Linker Bereich – Eingabeformular:
- Rechnung: Alle sichtbaren Daten der Rechnung (Datum, Standort, Lieferant, Beträge, Referenz, Kostenstelle, Geschäftsperiode, Bemerkung).
- Buchhaltung: Die Zuordnung zu Konten und Kostenstellen über Positionen.
- Zahlungsdaten: Bankverbindung und QR-Code.
Rechter Bereich – Dokumentvorschau:
- Dokumente: Zeigt den hochgeladenen Beleg an (falls vorhanden) oder die Meldung "Keine Dokumente vorhanden".
- Hochladen: Der Ordner-Browser zum Speichern des gescannten Belegs.
Was danach passiert
Die Eingangsrechnung ist jetzt gespeichert und in deinem System erfasst. Die Buchhaltungspositionen werden später bei der Verarbeitung an die Konten gebucht. Du kannst die Rechnung jederzeit wieder öffnen und bearbeiten – solange sie noch nicht finalisiert ist.
Falls du die Rechnung bezahlen möchtest, siehst du sie danach in der Liste der zu bezahlenden Rechnungen, wo du die Zahlung durchführen kannst.
Tipps und Hinweise
Automatische Erkennung nutzen: Wenn der Beleg hochgeladen ist, probiere die automatische Erkennung aus – sie spart dir Zeit, wenn die KI die Konten richtig erkannt hat. Kontrolliere das Ergebnis aber immer manuell.
Betrag-Synchronisation: Sobald du Buchungspositionen hinzufügst, bestimmen diese die Gesamtbeträge – du kannst Brutto, Netto und "Zu bezahlen" dann nicht mehr einzeln ändern. Wenn du einen Betrag korrigieren musst, lösche alle Positionen, berichtige die Summen, und erstelle die Positionen neu.
Kostenstelle für alle Positionen: Wenn du die Kostenstelle im oberen Bereich änderst, wird sie automatisch in alle bestehenden Positionen übernommen. Das erspart dir Klickarbeit bei vielen Positionen.
Steuersatz: Der Steuersatz wird automatisch vom Konto übernommen. Du kannst ihn pro Position ändern, wenn nötig – etwa wenn eine Position mit reduziertem Steuersatz gilt.
QR-Code vor Zahlung prüfen: Der QR-Code ist nur eine Empfehlung und basiert auf deinen Einträgen. Prüfe die Bankverbindung und den Betrag, bevor du den Code zum Bezahlen scannst.