Mit einer Sonderbuchung erfasst du Bareinzahlungen oder Barentnahmen an der Kasse – etwa wenn ein Mitarbeiter Bargeld einzahlt oder du Geld für einen privaten Einkauf entnimmst. Die Buchung wird sofort gebucht und ein Beleg gedruckt.
So kommst du hierher
- Öffne die Kasse über die Seitenleiste.
- Wähle den Kassenplatz und öffne den Warenkorb.
- Klicke auf die Schaltfläche für manuelle Buchungen (in der Regel über ein Menü oder eine Schaltfläche im Kassenbereich).
- Es öffnet sich das Fenster „Manuelle Buchung".
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht, manuelle Kassenbuchungen durchzuführen. Deine Kasse muss für den heutigen Tag geöffnet sein.
So gehst du vor
Wähle die Buchungsart im Feld „Buchungsart". Dort stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung – etwa „Bareinzahlung" oder „Barentnahme". Die gewählte Buchungsart zeigt dir durch ein farbiges Symbol und einen Text, ob sie deinen Kassenbestand erhöht oder verringert.
Gib den Betrag ein im Feld „Betrag". Der Betrag wird in der Währung der Kasse eingegeben (normalerweise Euro).
Ergänze optional einen Buchungstext im Feld „Buchungstext", um die Buchung später zu beschreiben – etwa „Privatentnahme Mittagessen" oder „Tageseinzahlung Bank".
Ermittle den Betrag über die Zählliste (optional): Wenn du den Betrag noch nicht weißt oder ihn aus Münzen und Scheinen zusammensetzen möchtest, öffne die Registerkarte „Zählliste". Dort gibst du ein, wie viele Scheine und Münzen du hast. weboffice berechnet den Gesamtbetrag automatisch und übernimmt ihn ins Feld „Betrag". Die Registerkarte „Zählliste" zeigt dir dabei immer den aktuellen Betrag in der Kopfzeile an.
Speichere die Buchung, indem du auf die Schaltfläche „Buchung durchführen" klickst. weboffice bucht den Betrag sofort und druckt einen Beleg aus.
Aufbau des Fensters
Buchungsdaten (Kopfbereich):
- Buchungsart: Auswahlfeld mit den verfügbaren Buchungstypen. Die Beschreibung der gewählten Art wird oben angezeigt.
- Betrag: Eingabefeld für den Betrag in der Währung deiner Kasse. Erforderlich.
- Buchungstext: Mehrzeiliges Textfeld zur Erklärung der Buchung. Optional.
Zählliste (Registerkarte): Eine zweigeteilte Ansicht für Münzen und Scheine. Links siehst du die Scheine, rechts die Münzen. Für jeden Schein oder jede Münze gibst du die Anzahl ein – die Summe wird in der Kopfzeile der Registerkarte angezeigt und automatisch ins Feld „Betrag" übernommen.
Dateien (Registerkarte): Hier kannst du optional Dateien zur Buchung hinzufügen – etwa einen Scan der Quittung oder eines Belegs.
Was danach passiert
Die Buchung wird sofort gebucht und der Kassenbestand entsprechend erhöht oder verringert. Ein Beleg wird automatisch auf deinem Drucker ausgegeben. Die Buchung erscheint später in deinem Kassenbuch und im Tagesabschluss.
Tipps und Hinweise
- Zählliste statt Eingabe: Wenn dich viele Münzen und Scheine verwirren, nutze die Zählliste – gib einfach ein, wie viel von jeder Sorte vorhanden ist, und lass weboffice rechnen.
- Buchungstext hilft später: Ein aussagekräftiger Text macht es dir später leichter, die Buchung im Kassenbuch zu finden und zu verstehen.
- Buchungsart nicht verwechseln: Prüfe genau, ob die Buchung erhöhend (grüner Pfeil oben) oder vermindernd (roter Pfeil oben) wirkt, bevor du speicherst.
- Beleg immer aufbewahren: Der gedruckte Beleg ist dein Nachweis – bewahre ihn zusammen mit eventuellen Originalbelegen auf.