Projektabrechnung erstellen

Du erfasst hier die Leistungen aus deinen Projektbuchungen und stellst sie als Abrechnung zusammen – mit Stunden, Material, Fahrtzeiten und Auslagen. Aus einer fertigen Abrechnung kannst du eine Rechnung für den Kunden erzeugen oder einen Leistungsnachweis drucken.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Projekte > Projektabrechnungen.
2. Du siehst die Liste aller Abrechnungen. Klicke auf Hinzufügen, um eine neue zu erstellen.

Voraussetzungen

Du benötigst mindestens eine Projektbuchung, die noch nicht abgerechnet ist. Außerdem muss das Modul „Rechnungen" verfügbar sein, wenn du später eine Rechnung erstellen möchtest.

So gehst du vor

Positionen auswählen

1. Im Fenster Positionen auswählen siehst du alle verfügbaren Projektbuchungen für deine Kunden.
2. Wähle optional ein Projekt aus dem Auswahlfeld, um die Liste zu filtern.
3. Markiere die Buchungen, die in die Abrechnung gehören:
   • Einzelne Buchung: Klicke die Checkbox in der Zeile an.
   • Alle sichtbaren Buchungen: Klicke die Checkbox in der Kopfzeile an.
4. Klicke Speichern. Die ausgewählten Buchungen werden zur Abrechnung hinzugefügt.

Abrechnung zusammenstellen

Im Fenster Projektabrechnung gibst du die Eckdaten ein und stellst die Positionen zusammen:

1. Abrechnungsdatum: Trage das Datum ein, auf das die Rechnung ausgestellt wird. Dieses Feld ist erforderlich.

2. Kunde: Wähle einen Kunden aus. Das Feld ist erforderlich; es werden nur Kunden mit offenen Projektbuchungen angezeigt.

3. Sobald du einen Kunden ausgewählt hast, öffnen sich mehrere Registerkarten:

   Übersicht: Zeigt dir eine Zusammenfassung der ausgewählten Leistungen pro Mitarbeiter – Arbeitszeit, ggf. Fahrzeit, Material und Auslagen.

   Leistungen: Hier siehst du alle Projektbuchungen für die Abrechnung. Du kannst:

   • Weitere Buchungen hinzufügen: Klicke Projektbuchungen hinzufügen.
   • Buchungen bearbeiten: Doppelklick oder Klick auf das Stift-Symbol.
   • Buchungen löschen: Klick auf das Mülleimer-Symbol.
   • Buchungen zusammenfügen: Markiere mehrere Zeilen und klicke Projektbuchungen zusammenfügen.
   • Buchungen aufteilen: Klick auf das Split-Symbol.
   • Abrechnung steuern: Setze die Checkbox Verrechnen, um zu bestimmen, welche Buchungen in die Rechnung gehen.

   Material, Fahrzeit, Auslagen (falls aktiviert): Diese Registerkarten erscheinen nur, wenn in der Abrechnung entsprechende Positionen vorhanden sind. Hier kannst du diese Positionen einsehen, bearbeiten oder löschen.

4. Klicke Speichern. Die Abrechnung wird gespeichert.

Abrechnung verwalten

Nach dem Speichern kehrst du zur Liste zurück. Für jede Abrechnung kannst du:

• Rechnung erstellen: Klick auf das Rechnungs-Symbol (nur wenn noch keine Rechnung erzeugt wurde). Die Abrechnung wird in eine Rechnung umgewandelt; danach kannst du die Abrechnung nicht mehr bearbeiten.
• Zur Rechnung springen: Klick auf das Rechnungs-Symbol (nur wenn bereits eine Rechnung existiert).
• Leistungsnachweis drucken: Klick auf das Drucker-Symbol, um den Nachweis der erbrachten Leistungen zu drucken.
• Bearbeiten: Klick auf das Stift-Symbol (nur wenn noch keine Rechnung erzeugt wurde).
• Löschen: Klick auf das Mülleimer-Symbol (nur wenn noch keine Rechnung erzeugt wurde).

Aufbau der Abrechnung

Abrechnungsdatum: Das Datum der Abrechnung, das auf der späteren Rechnung verwendet wird.

Kunde: Der Auftraggeber, für den die Leistungen abgerechnet werden.

Projektbuchungen: Die erfassten Arbeitszeiten mit Projekt, Mitarbeiter, Tätigkeit und Artikel. Jede Buchung kann einzeln als verrechenbar oder nicht verrechenbar gekennzeichnet werden.

Material: Materialkosten aus den Projektbuchungen – Artikel mit Menge, Einzelpreis und Summe. Nur sichtbar, wenn in den Buchungen Material erfasst wurde.

Fahrzeit: Fahrtzeiten und Kilometer mit Streckenbeschreibung und Stundensatz. Nur sichtbar, wenn in den Buchungen Fahrtzeiten erfasst wurden.

Auslagen: Sonstige Kosten wie Spesen oder Reisekosten mit Betrag. Nur sichtbar, wenn in den Buchungen Auslagen erfasst wurden.

Was danach passiert

Die gespeicherte Abrechnung erscheint in der Liste Projektabrechnungen mit Datum, Mitarbeiter, Kunde und Gesamtdauer.

• Hast du Rechnung erstellen geklickt, wird die Abrechnung in einen Rechnungsbeleg umgewandelt. Die Abrechnung ist dann gesperrt und kann nicht mehr geändert werden. Alle verrechenbaren Positionen werden als Rechnungspositionen übernommen.
• Der Leistungsnachweis ist ein Dokument, das die erbrachten Leistungen auflistet – hilfreich zur Dokumentation, auch wenn du noch keine Rechnung erstellen möchtest.

Tipps und Hinweise

• Sammelabrechnung: Klicke auf Sammelabrechnung in der Liste, um mehrere Abrechnungen auf einmal zu erstellen – z. B. für verschiedene Kunden oder Zeiträume.
• Verrechnen-Checkbox: Nutze die Checkbox Verrechnen in jeder Position, um flexibel zu entscheiden, welche Leistungen in die Rechnung gehen und welche nur zur Dokumentation dienen.
• Bearbeitung vor Rechnung: Solange noch keine Rechnung erstellt wurde, kannst du die Abrechnung jederzeit ändern. Nach der Rechnungserstellung ist die Bearbeitung gesperrt.
• Positionen zusammenfügen oder aufteilen: Das ist sinnvoll, wenn du mehrere kleine Buchungen zusammenfassen oder eine Buchung auf verschiedene Tarifgruppen verteilen möchtest.