Hier passt du einzelne Positionen einer Projektabrechnung an – Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Dauer und Beschreibung. Du kannst auch mehrere Buchungen zu einer Position zusammenfassen oder eine große Position in kleinere aufteilen.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Projekte > Projektabrechnungen.
- Wähle eine Abrechnung aus der Liste aus oder erstelle eine neue.
- Jetzt siehst du die Positionen der Abrechnung und kannst sie bearbeiten.
Voraussetzungen
Du hast das Recht, Projekte zu verwalten. Die Projektabrechnung existiert bereits.
So gehst du vor
Eine Position bearbeiten
- Doppelklick auf eine Position in der Liste oder öffne die Position über die Schaltfläche Bearbeiten.
Das Fenster Projektbuchung öffnet sich.
Datum: Ändere das Datum der Buchung, wenn nötig.
Tätigkeit: Wähle die Art der Arbeit aus. Das Feld ist optional – wenn du nichts wählst, steht dort „Keine Zuweisung".
Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter aus, der die Arbeit geleistet hat. Auch dieses Feld ist optional.
Dauer in Minuten: Gib die Zeit ein oder nutze die Schnellschaltflächen:
- Reset: setzt die Dauer auf 0 Minuten
- 15 min, 30 min, 1 std, 2 std, 4 std: addiert die jeweilige Zeit zur aktuellen Dauer
Die genaue Dauer wird dir unter dem Eingabefeld in lesbarer Form angezeigt.
Beschreibung: Schreibe auf, welche Aufgabe in dieser Zeit erledigt wurde. Das Feld ist optional.
Klick Speichern. Die Position wird gespeichert und das Fenster schließt sich.
Mehrere Buchungen zusammenfassen
Wenn du mehrere einzelne Buchungen eines Mitarbeiters zu einer Position zusammenfassen möchtest:
Öffne den Reiter Projektbuchungen zusammenfügen (das Symbol zeigt zwei Pfeile nach innen).
Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter aus, dessen Buchungen du zusammenfassen möchtest.
Projekt: Wähle das Projekt aus.
In der Liste siehst du jetzt alle Buchungen dieses Mitarbeiters für dieses Projekt. Markiere die Buchungen, die zusammengefasst werden sollen, mit den Kontrollkästchen.
- Das Kontrollkästchen in der Kopfzeile markiert oder entfernt alle Buchungen auf einmal.
- Du kannst auch einzelne Buchungen anklicken, um sie auszuwählen.
Klick Zusammenfügen. weboffice prüft, ob alle ausgewählten Buchungen die gleiche Tätigkeit haben. Nur dann dürfen sie zusammengefasst werden.
- Wenn die Tätigkeiten unterschiedlich sind, siehst du eine Fehlermeldung.
- Wenn alles passt, fragt dich weboffice zur Bestätigung.
Die ausgewählten Buchungen werden zu einer Position zusammengefasst:
- Die Dauer wird addiert.
- Die Beschreibungen werden untereinander aufgelistet.
- Das Datum übernimmt die erste ausgewählte Buchung.
Hinweis: Mit Automatisch zusammenfassen kannst du alle Buchungen mit der gleichen Beschreibung automatisch zusammenfassen – unabhängig von Projekt und Mitarbeiter.
Mit Datum auf heute setzen setzt du das Datum aller markierten Buchungen auf den heutigen Tag.
Eine Position aufteilen
Wenn du eine große Position in mehrere kleinere aufteilen möchtest:
Öffne den Reiter Projektabrechnung (das Symbol zeigt einen Doppelpfeil).
Auf wie viele Positionen aufteilen?: Gib an, in wie viele Teile die Position aufgeteilt werden soll (2 bis 10).
weboffice berechnet automatisch, wie lange jede Teilposition sein soll. Die Dauer wird so aufgerundet, dass jede Position ein Vielfaches von 15 Minuten ist.
In der Liste siehst du die Teilpositionen mit den berechneten Dauern. Du kannst jede Teilposition anpassen:
- Doppelklick auf eine Position oder klick das Bearbeiten-Symbol, um Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Dauer und Beschreibung zu ändern.
- Klick das Löschen-Symbol, um eine Teilposition zu entfernen. Die Anzahl der Positionen wird dann automatisch angepasst.
- Das Kontrollkästchen Verrechnen steuert, ob diese Position dem Kunden in Rechnung gestellt wird.
Klick Aufteilen. weboffice fragt zur Bestätigung nach.
Die ursprüngliche Position wird durch die Teilpositionen ersetzt.
Aufbau der Abrechnung
Projektbuchung (Bearbeitungsfenster):
- Eine Gruppe mit dem Projektnamen zeigt Datum, Tätigkeit und Mitarbeiter.
- Die Gruppe Zeitauswahl bietet Schnellschaltflächen und ein Eingabefeld für die Dauer.
- Die Gruppe Notizen enthält ein Textfeld für die Beschreibung.
Projektbuchungen zusammenfügen (Reiter):
- Auswahlfelder für Mitarbeiter und Projekt filtern die Buchungsliste.
- Die Tabelle zeigt alle verfügbaren Buchungen mit Datum, Projekt, Mitarbeiter, Aufgabe (Beschreibung), Tätigkeit, Artikel und Dauer.
- Kontrollkästchen ermöglichen die Auswahl einzelner oder aller Buchungen.
Projektabrechnung (Reiter):
- Ein Eingabefeld zum Festlegen der Anzahl der Teilpositionen.
- Eine Tabelle mit den Teilpositionen, ihren Details und Aktionsschaltflächen zum Bearbeiten und Löschen.
Was danach passiert
Alle Änderungen – bearbeitete Positionen, zusammengefasste Buchungen und aufgeteilte Positionen – werden in der Abrechnung gespeichert und in der Positionsliste angezeigt. Die Abrechnung bleibt zur weiteren Bearbeitung offen, bis du sie abschließt.
Projektabrechnungen vorbereiten und abrechnen
Tipps und Hinweise
Schnelle Zeiterfassung: Nutze die Schnellschaltflächen in der Zeitauswahl, um häufig wiederkehrende Dauern schnell einzutragen. Die Zeit wird immer addiert – mit Reset setzt du auf null zurück.
Zusammenfassen mit gleicher Tätigkeit: Nur Buchungen mit der gleichen Tätigkeit können zusammengefasst werden. Ändere vorher die Tätigkeit an, wenn nötig.
Automatisches Zusammenfassen: Nutze diese Funktion mit Bedacht – sie fasst alle Buchungen mit der gleichen Beschreibung zusammen, auch über Projekt- und Mitarbeitergrenzen hinweg.
Aufteilen und Dauer: Wenn sich die Gesamtdauer nicht gleichmäßig aufteilen lässt, rechnet weboffice die Teilpositionen auf das nächste Vielfache von 15 Minuten auf. Überprüfe die Summe am Ende.
Verrechnen-Flag: Das Kontrollkästchen Verrechnen steuert, ob eine Position dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Das ist besonders nach dem Aufteilen wichtig, wenn du nur einen Teil verrechnen möchtest.