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Kartenzahlungen, Gutscheine und weitere Kassenfunktionen verwalten

In dieser Übersicht findest du Funktionen zur Verwaltung von Kartenzahlungen, Gutscheinen, Kundendaten und speziellen Kassenvorgängen. Sie öffnen sich während der Arbeit an der Kasse oder über eigene Schaltflächen in der Funktionsleiste.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Kasse > Warenkorb.
Die einzelnen Funktionen erreichst du über Schaltflächen und Menüpunkte in der Kasse, die du während deiner Arbeit benötigst – zum Beispiel beim Bezahlen, Stornieren oder Verwalten von Kundenkonten.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Manche Funktionen sind nur sichtbar, wenn die entsprechende Ausstattung oder Berechtigung vorhanden ist – zum Beispiel Kartenterminals oder die Berechtigung zum Stornieren.

So gehst du vor

Kartenzahlungen anzeigen

Öffne die Registerkarte Kartenzahlungen im Warenkorb.
Je nachdem, welche Terminals installiert sind, siehst du separate Registerkarten für ZVT-Terminal, Hobex, hobex VIA oder webofficePay.
In jeder Registerkarte siehst du eine Übersicht aller Kartentransaktionen mit Status, Datum, Betrag und Autorisierungscode. Du kannst die Liste durchsuchen und sortieren, um eine bestimmte Zahlung zu finden.

Gutschein einlösen

Klicke auf die Schaltfläche Gutschein im Warenkorb oder in der Funktionsleiste.
Ein Fenster öffnet sich. Gib die Gutscheinnummer ein – das System prüft sofort, ob der Gutschein gültig ist.
Du siehst den ursprünglichen Wert, den verbleibenden Betrag und den Kunden, dem der Gutschein gehört.
Ist der Gutschein verfügbar, klicke auf Gutschein verwenden – der Betrag wird sofort vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Gesperrte oder aufgebrauchte Gutscheine kannst du nicht verwenden; das System zeigt dir, warum. Für den Verkauf eines neuen Gutscheins sieh dir Gutschein verkaufen an.

Umsatzverteilung auf Mitarbeiter ändern

Wenn ein Beleg mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden soll:

Öffne das Fenster Umsatzverteilung ändern (über die Belegbearbeitung).
Für jede Zeile wählst du einen Mitarbeiter aus dem Auswahlfeld.
Bestimme seinen Anteil – du kannst zwischen Prozent und Betrag wechseln. Die übrigen Mitarbeiter werden automatisch proportional neu berechnet.
Füge über Hinzufügen weitere Mitarbeiter hinzu oder entferne Zeilen mit Löschen.
Die Summe aller Anteile muss genau 100 % ergeben.
Klicke auf Speichern.

Fehlende Kundendaten ergänzen

Das System erkennt, wenn ein Kundenkonto unvollständige Daten hat, und bietet dir beim Abschluss eines Belegs an, sie zu ergänzen:

Das Fenster Fehlende Kundendaten ergänzen zeigt nur die Felder, die noch leer sind – etwa Vorname, Telefon oder Adresse.
Fülle die fehlenden Angaben aus.
Klicke auf Speichern. Die Daten werden sofort ins Kundenkonto übernommen.

Diese Funktion hilft dir, Kundenkonten während der täglichen Arbeit vollständiger zu machen, ohne die Kundenakte separat zu öffnen.

Teilstornierung durchführen

Um einzelne Positionen eines bereits gespeicherten Belegs zu stornieren:

Öffne das Fenster Teilstornierung (aus der Belegbearbeitung).
Du siehst alle Positionen mit Original-Menge, verbleibender Menge und Preis. Vollständig stornierte Positionen sind ausgegraut.
Wähle die Positionen aus, die du stornieren möchtest, per Haken.
Passe die Menge an, falls du nur teilweise stornieren möchtest (Standard: volle Restmenge).
Gib optional einen Stornogrund ein – das hilft später zur Nachverfolgung.
Klicke auf Stornierung durchführen. Der Beleg wird angepasst und der Betrag rückgängig gemacht.

Wenn ein Beleg bereits vollständig storniert wurde, steht das im Fenster. Für die vollständige Stornierung eines kompletten Belegs, siehe Beleg stornieren.

Währungsumtausch durchführen

Um Beträge zwischen verschiedenen Zahlungsarten umzutauschen (etwa Bargeld in Kartenzahlung oder fremde Währung):

Öffne das Fenster Währungsumtausch.
Wähle die Quellwährung (Von) und die Zielwährung (Nach) aus.
Gib den Betrag ein, den du umtauschen möchtest.
Gib den Wechselkurs ein – das System berechnet den Erhalt automatisch.
Alternativ: Gib den Erhalt-Betrag ein, und der Kurs wird rückwärts berechnet.
Optional: Trage eine Anmerkung für deine Unterlagen ein.
Klicke auf Umtausch durchführen – der Vorgang wird wie ein Beleg gebucht und sofort ausgedruckt.

Kundenpass sperren oder entsperren

Um ein Abonnement (Kundenpass) zu verwalten:

Öffne die Kundenpass-Verwaltung über die Funktionsleiste.
Du siehst eine Liste aller aktiven Kundenpässe mit Erstellungsdatum, Ablaufdatum, Restlaufzeit und Zustand (aktiv, abgelaufen oder gesperrt).
Wähle einen Pass aus und klicke auf die Schaltfläche Sperren oder Entsperren (oder doppelklick auf die Zeile).
Bestätige die Aktion – der Pass ist sofort gesperrt oder wieder aktiv.

Ein gesperrter Pass kann nicht mehr verwendet werden, bleibt aber in der Übersicht sichtbar.

RKSV-Funktionen (Österreich)

Für Kassensysteme mit gesetzlicher Sicherung nach RKSV stehen dir zwei Funktionen zur Verfügung:

Datenerfassungsprotokoll (DEP) exportieren:

Öffne RKSV-Funktionen.
Klicke auf RKSV – Datenerfassungsprotokoll.
Wähle einen Zeitraum (Standard: letzten Monat bis heute).
Klicke auf DEP 7 exportieren – die Datei wird direkt auf deinen Desktop geladen.

NULL-Beleg drucken:

Öffne RKSV-Funktionen.
Klicke auf NULL Beleg drucken.
Ein Beleg ohne Umsatz wird gedruckt und signiert – damit prüfst du, ob die Signaturerstellungseinheit funktioniert.

Offene Tage abschließen

Wenn beim Start der Kasse noch nicht abgeschlossene Tage vorhanden sind, wird eine Warnung angezeigt:

Du siehst eine Liste aller offenen Tage mit ihren Daten.
Klicke auf Tag abschließen neben dem Datum des Tages, den du schließen möchtest.
Das System führt den Tagesabschluss durch – alle Einnahmen und Zahlungen werden verbucht und die Tageskasse gesperrt.

Aufbau der Kartenzahlung-Registerkarten

Jede Registerkarte zeigt die Transaktionen des entsprechenden Terminals in einer Liste. Die Spalten enthalten Informationen wie Datum, Betrag, Status und Autorisierungscode. Du kannst die Liste durchsuchen und sortieren, um eine bestimmte Zahlung zu finden.

Aufbau der Kundenpass-Verwaltung

Die Tabelle zeigt alle Kundenpässe mit folgenden Spalten:

Erstellungsdatum: Wann der Pass verkauft wurde
Ablaufdatum: Wann der Pass seine Gültigkeit verliert
Sperrdatum: Falls der Pass gesperrt wurde
Kundennummer: Eindeutige Nummer des Kunden
Kunde: Name des Kunden (anklickbar, um die Kundenakte zu öffnen)
Kundenpass: Bezeichnung des Abonnements
Beleg: Belegnummer, auf dem der Pass verkauft wurde
Restlaufzeit (Tage): Wie viele Tage der Pass noch gültig ist
Zustand: Symbol und Text für aktiv, abgelaufen oder gesperrt

Was danach passiert

Kartenzahlungen, Gutscheine, Stornierungen und Umtausch: Die Vorgänge werden sofort gespeichert und gebucht. Ein Bon wird automatisch ausgedruckt, sofern ein Drucker angeschlossen ist. Der Rechnungsbetrag wird entsprechend angepasst.

Kundendaten: Die ergänzten Angaben werden ins Kundenkonto übernommen und stehen bei der nächsten Transaktion zur Verfügung.

Tagesabschluss: Der Tag wird geschlossen, alle offenen Posten sind verbucht, und die Kasse steht für den nächsten Geschäftstag bereit.

RKSV-Export: Die DEP wird auf deinem Rechner gespeichert und kann ans Finanzamt übermittelt werden.

Tipps und Hinweise

Gutschein-Nummern genau eingeben: Das System zeigt dir sofort, ob der Gutschein gültig ist. Ein Tippfehler macht den Gutschein nicht brauchbar.
Umsatzverteilung kontrollieren: Die Summe muss exakt 100 % ergeben, auch wenn du mit Dezimalzahlen rechnest. Das System sperrt das Speichern sonst.
Stornierung dokumentieren: Nutze das Feld „Stornogrund", damit du und deine Kollegen später wissen, warum etwas storniert wurde.
Wechselkurs bei Fremdwährung: Gib den aktuellen Kurs ein. Das System rundet auf Cent genau.
Kundenpässe: Ein gesperrter Pass bleibt in der Liste sichtbar – du kannst ihn jederzeit wieder entsperren.