Doppelte Kunden zusammenführen oder als geprüft kennzeichnen

Wenn in deinem System Kundendaten mehrfach eingetragen sind, erkennst du hier die Duplikate. Du vergleichst die Daten der beiden Kunden nebeneinander und entscheidest: sollen sie zusammengeführt werden, oder war es ein Irrtum?

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Stammdaten > Kunden
2. Suche eine der Hilfen auf der Seite Kunden: Was das Modul kann und öffne dort das Fenster Doppelte Kunden

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zum Anschauen von Kundendaten. Das System muss mindestens zwei Kunden gefunden haben, deren Daten ähnlich sind.

So gehst du vor

1. In der Liste links siehst du die erkannten Duplikate – jeweils zwei Kundennamen nebeneinander. Klicke auf das Paar, das du prüfen möchtest.

2. Rechts öffnet sich der Vergleich: eine Tabelle mit den Feldern beider Kunden nebeneinander.

   • Grüne Zeilen: Die Felder stimmen überein – ein gutes Zeichen für ein echtes Duplikat.
   • Rote Zeilen: Die Felder unterscheiden sich – hier musst du genauer hinschauen.
   • Gelbe Zeilen: Bei einem Kunden ist das Feld gefüllt, beim anderen leer.

3. Entscheide dich:

   • Um die Kunden zusammenzuführen: Klicke Zusammenführen. weboffice fragt dich dann, welche Werte in den zusammengeführten Kundendatensatz übernommen werden. Der zweite Kundeneintrag wird gelöscht. Sobald du bestätigst, laden die Duplikate neu – das Paar ist weg.
   • Um das Paar als geprüft zu markieren (z. B. weil es gar keine Duplikate sind): Klicke Geprüft. Der Eintrag verschwindet aus der Liste.

4. Wiederhole den Ablauf, bis die Liste leer ist. Dann zeigt weboffice die Meldung Keine doppelten Kunden gefunden und schließt das Fenster.

Aufbau der Vergleichstabelle

Die Spalten zeigen:

• Eigenschaft: Der Name des Feldes (z. B. Kundenart, Anzeigename, Telefon, IBAN)
• Kundennummer: Die Werte dieses Feldes beim ersten Kunden
• Kundennummer: Die Werte dieses Feldes beim zweiten Kunden

Die Färbung zeigt dir auf einen Blick, wo Abweichungen sind. Das Anlagedatum wird nicht farblich bewertet, weil es naturgemäß unterschiedlich ist.

Was danach passiert

Nach einer Zusammenführung ist der zusammengeführte Kundendatensatz gespeichert und der Duplikat gelöscht. Nach einer Markierung als geprüft ist die Kombination aus der Duplikat-Liste entfernt – das System wird sie nicht erneut anzeigen.

Tipps und Hinweise

• Schau dir beide Werte genau an, bevor du zusammenführst. Nach der Zusammenführung entscheidest du Feld für Feld, welcher Wert bleibt – aber es gibt kein Zurück zur Auswahl.
• Wenn es sich um kein echtes Duplikat handelt (z. B. zwei verschiedene Filialen desselben Unternehmens), markiere es als Geprüft, statt es zusammenzuführen. Das vermeidet Datenverlust.
• Die Reihenfolge der beiden Kunden in der Liste ist zufällig – sie bestimmt nicht, wer der „Hauptkunde" ist. Du wählst beim Zusammenführen selbst, welche Werte erhalten bleiben.