API-Tokens, Versicherungsträger, Endgeräte und Standorte verwalten

Hier verwaltest du API-Tokens für externe Anwendungen, Versicherungsträger, mobile Endgeräte und Standorte. Diese Aufgabe führt dich durch mehrere Bereiche der Systemkonfiguration.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle System-Einstellungen
2. Du siehst nun eine Übersicht verschiedener Einstellungsbereiche

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Systemeinstellungen.

Aufbau der Übersicht

Die Seite Systemeinstellungen ist in mehrere Bereiche unterteilt, auf die du von oben aus zugreifen kannst:

• API-Tokens: Verwaltung von Zugriffstoken für externe Systeme
• Versicherungsträger: Liste der Krankenkassen und Versicherungen
• Mobile Endgeräte: Konfiguration von Tablets und mobilen Kassen
• Standorte: Verwaltung deiner Filialen und Geschäftsorte

So gehst du vor

API-Tokens ausstellen

Ein API-Token ermöglicht es externen Systemen, auf deine weboffice-Daten zuzugreifen. Der Token wird nur bei der Erstellung angezeigt und kann später nicht mehr eingesehen werden.

1. Klicke in der Übersicht auf Token ausstellen
2. Fülle folgende Felder aus:
   • Bezeichnung: Ein Name für diesen Token, unter dem du ihn in der Liste wiederfindest
   • Gültig bis: Wähle ein zukünftiges Ablaufdatum. Der Token wird danach ungültig.
   • Standort: Wähle den Standort aus, auf den dieser Token zugreifen darf
   • Berechtigungen: Aktiviere die Funktionen, die das externe System benötigt. Wähle nur die minimalen Berechtigungen, die notwendig sind.
3. Klicke Erstellen

Sofort nach dem Erstellen wird dir der Token einmalig angezeigt – ein langer Text, den du kopieren musst. Klicke Token kopieren, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren, und speichere ihn an einem sicheren Ort. Danach klickst du Fertig, um das Fenster zu schließen.

In der Liste siehst du alle ausgestellten Tokens mit ihrer Bezeichnung, dem Präfix (die ersten Zeichen), den aktivierten Berechtigungen, dem Ersteller, dem Erstellungsdatum, dem Verfallsdatum, wann das externe System ihn zuletzt nutzte, und seinem aktuellen Status (aktiv, abgelaufen oder widerrufen).

Um einen Token zu deaktivieren, klicke auf das Verbot-Symbol in seiner Zeile. Nach einer Bestätigung ist der Token nicht mehr gültig. Mit der Schalter Widerrufene anzeigen kannst du auch deaktivierte Tokens in der Liste sehen.

Versicherungsträger einrichten

Versicherungsträger sind die Krankenkassen oder Versicherungen, die deine Kunden nutzen.

1. Klicke in der Übersicht auf Versicherungsträger
2. Klicke Hinzufügen, um einen neuen Versicherungsträger anzulegen
3. Fülle folgende Felder aus:
   • Kurzbezeichnung: Ein kurzer Name oder ein Kürzel
   • Vollständiger Name: Der offizielle Name der Versicherung
   • Land: Das Land, in dem die Versicherung tätig ist
4. Klicke Speichern

Um einen bestehenden Versicherungsträger zu bearbeiten, doppelklick auf die Zeile oder klicke das Stift-Symbol. Mit der Schalter Zeige archivierte Einträge kannst du auch gelöschte Versicherungsträger sehen und ggf. wiederherstellen.

Mobile Endgeräte konfigurieren

Ein mobiles Endgerät (z.B. ein Tablet an der Kasse) kann auf bestimmte Kassen, Funktionen und Berechtigungen beschränkt werden.

1. Klicke in der Übersicht auf Mobile Endgeräte und wähle das Gerät, das du konfigurieren möchtest
2. Du kannst folgende Einstellungen vornehmen:
   • Name: Der Name des Geräts
   • Fixer Drucker: Optional ein bestimmter Drucker für dieses Gerät
   • Verfügbare Kassen: Wähle mit Schaltern aus, welche Kassen auf diesem Gerät erreichbar sind
   • Verfügbare Küchenmonitore (nur bei Gastro-Modul): Wähle, welche Küchenmonitore angezeigt werden
   • Küchendruck: Deaktiviere Küchendruck auf diesem Endgerät, falls nicht nötig
   • Rechte: In der Tabelle kannst du einzelne Berechtigungen aktivieren oder deaktivieren. Mit der Schalter oben links in der Tabelle wählst du schnell alle Berechtigungen auf einmal aus oder ab.
3. Klicke Speichern

Standorte verwalten

Deine Standorte sind die einzelnen Filialen oder Orte, an denen dein Unternehmen tätig ist.

1. Klicke in der Übersicht auf Standorte
2. Um einen neuen Standort anzulegen, klicke Hinzufügen
3. Gib folgende Daten ein:
   • Standort: Der Name (z.B. Filialname)
   • Unternehmen: Der Unternehmensname
   • Straße, Postleitzahl, Ort, Land: Die genaue Adresse
   • Telefon und E-Mail: Kontaktdaten
4. Klicke Speichern

Um einen Standort weiter zu konfigurieren (Öffnungszeiten, Zahlungsoptionen, Druckeinstellungen usw.), doppelklick auf die Zeile. Es öffnet sich ein Konfigurationsfenster mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten.

Archivierte Standorte kannst du mit der Schalter Zeige archivierte Einträge sehen und wiederherstellen.

Was danach passiert

Deine Einstellungen werden sofort gespeichert. API-Tokens sind nach der Erstellung verfügbar, bis sie ablaufen oder du sie widerrufst. Versicherungsträger stehen in Kundeneinträgen zur Auswahl. Endgeräte-Einstellungen werden sofort auf dem Gerät wirksam. Standort-Einstellungen beeinflussen das Verhalten des Systems an diesem Ort.

Tipps und Hinweise

• Token-Sicherheit: Behandle API-Tokens wie Passwörter. Gib sie nur an vertrauenswürdige Systeme weiter und speichere sie verschlüsselt.
• Minimale Berechtigungen: Gib einem Token nur die Berechtigungen, die er wirklich benötigt. So reduzierst du das Risiko, wenn der Token missbraucht wird.
• Verfallsdatum prüfen: Tokens mit einem Verfallsdatum sind sicherer. Überprüfe regelmäßig, welche Tokens noch aktiv sind und welche bald ablaufen.
• Endgeräte-Beschränkungen: Mit den Berechtigungseinstellungen auf Endgeräten kannst du verhindern, dass beispielsweise ein Tablet an der Theke Zugriff auf vertrauliche Funktionen hat.
• Standorte und Lizenz: Jeder neue Standort benötigt eine verfügbare Lizenz. Das System zeigt dir, wie viele Standorte du noch hinzufügen kannst.