Firmendaten verwalten

Hier pflegst du die zentralen Daten deines Unternehmens – Name, Kontaktdaten, Unternehmensart und Adresse. Diese Angaben erscheinen auf deinen Rechnungen, Angeboten und anderen Dokumenten. Du kannst mehrere Firmen anlegen und verwalten, falls du mit mehreren Unternehmen in weboffice arbeitest.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü System-Einstellungen in der Seitenleiste.
2. Wähle Meine Unternehmen.
3. Klicke auf ein bestehendes Unternehmen oder auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Unternehmens.

Das Eingabefenster Firmendaten öffnet sich.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Unternehmen verwalten.

So gehst du vor

1. Fülle die Stammdaten aus:

   • Name des Unternehmens: Der Unternehmensname, unter dem du tätig bist (Pflichtfeld).
   • Telefon: Deine zentrale Telefonnummer.
   • E-Mail: Deine Kontakt-E-Mail-Adresse.
   • Website: Die URL deiner Webseite, falls vorhanden.
   • UID-Nummer: Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (in Österreich oft als UID bekannt).
   • Unternehmensart: Wähle aus, ob du ein Einzelunternehmen, eine Gesellschaft oder eine andere Organisationsform betreibst. weboffice nutzt diese Einstellung für formale Dokumente.
   • Währungssymbol: Das Zeichen oder die Abkürzung für deine Währung (z. B. € oder EUR). Dieses Symbol erscheint auf Belegen.
   • Währungscode: Der internationale Code deiner Währung (z. B. EUR, USD).
   • Kunden-Anzeigename: Lege fest, wie Kundennamen in Listen und auf Dokumenten angezeigt werden – etwa als Vor- und Nachname oder nur als Firma.
   • Urlaubsberechnung (nur wenn das Modul Zeit aktiviert ist): Wähle die Berechnungsmethode für den Urlaub deiner Mitarbeiter – etwa monatlich oder jährlich.

2. Ergänze die Adressdaten:

   • Trage Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land ein. Diese Adresse wird auf deinen Rechnungen und anderen Dokumenten verwendet.

3. Speichere die Änderungen mit der Schaltfläche Speichern. weboffice fragt dich zur Bestätigung. Bestätige mit Ja.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in zwei Bereiche gegliedert:

Stammdaten: Hier trägst du die Kontaktinformationen und grundlegenden Eigenschaften deines Unternehmens ein. Alle Felder sind optional, außer dem Unternehmensname – diesen benötigt weboffice, um dich eindeutig zuordnen zu können. Für Rechnungen und formale Dokumente sind allerdings Adresse und UID-Nummer wichtig.

Adresse: Hier definierst du die Postadresse deines Unternehmens.

Was danach passiert

weboffice speichert deine Eingaben sofort. Die Firmendaten werden in allen Belegen, Rechnungen und offiziellen Dokumenten verwendet. Änderungen an Name, Adresse oder UID-Nummer wirken sich rückwirkend auf alle Dokumente aus, die du später erstellst – ältere Belege zeigen weiterhin die Daten, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung gültig waren.

Wenn du mehrere Unternehmen verwaltest, erscheinen alle in der Liste Meine Unternehmen. Du kannst jederzeit zwischen ihnen wechseln und ihre Daten bearbeiten.

Tipps und Hinweise

• Mehrere Firmen: Hast du mehrere Unternehmen (z. B. verschiedene Standorte oder Marken), lege für jedes separate Firmendaten an. Du kannst dann beim Anlegen von Belegen auswählen, welche Firma diese Belege ausstellt.
• Währung konsistent halten: Ändere dein Währungssymbol und deinen Währungscode nicht mehrfach im laufenden Betrieb – das führt zu verwirrenden Darstellungen in Auswertungen und alten Belegen.
• Adresse für den Druck: Prüfe deine Adressdaten gründlich, bevor du erste Rechnungen druckst. Fehler in Straße oder Postleitzahl sind schwer zu korrigieren, ohne alte Belege nachträglich zu ändern.
• UID-Nummer prüfen: Fehlerhafte oder fehlende UID-Nummern können zu Problemen bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung führen. Überprüfe diese Angabe doppelt.