Bei einer Stichprobeninventur zählst du eine zufällige Auswahl von Artikeln aus deinem Lager, um zu prüfen, ob deine Bestände stimmen. Das geht schneller als eine vollständige Inventur und hilft dir, Lücken oder Fehler früh zu entdecken.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Lager
- Wähle die Registerkarte Hauptlager (oder das gewünschte Lager)
- Klicke auf Weitere Funktionen
- Wähle Stichprobe
Voraussetzungen
Du brauchst Zugriff auf das Lagermodul. Außerdem muss mindestens ein Lager angelegt und mit Waren gefüllt sein.
So gehst du vor
Im Fenster „Inventur-Einstellungen" wählst du zunächst dein Lager aus dem Auswahlfeld.
Wähle unter Was wollen Sie zählen? den Eintrag Stichprobe – damit signalisierst du, dass du nur eine Auswahl zählst, nicht alle Artikel.
Gib unter Anzahl zufälliger Artikel ein, wie viele Artikel weboffice dir zum Zählen auswählen soll.
- Pflicht: Mindestens 1
- Standardwert: weboffice schlägt eine Zahl vor, je nach deiner Lagergröße
Klicke auf Ware zählen, um zur Zählliste zu wechseln. weboffice zeigt dir jetzt eine Liste mit den ausgewählten Artikeln.
Zähle die physische Ware und trage den gezählten Bestand für jeden Artikel ein: Klicke auf die Schaltfläche mit dem Stift-Symbol in der Spalte Auffüllen auf (rechts in der Zeile). Ein Eingabefenster öffnet sich – trage die Anzahl ein, die du gezählt hast, und bestätige mit der Schaltfläche zum Speichern.
Sobald du alle Artikel gezählt hast, klicke oben auf Ware buchen.
weboffice zeigt dir eine Übersicht der Unterschiede: Wo stimmt der Bestand, wo gibt es Abweichungen. Du kannst jede Abweichung noch korrigieren oder die Inventur speichern.
Aufbau der Zählliste
Die Liste zeigt alle Artikel, die du zählen sollst:
- Nr.: Artikelnummer zum Wiedererkennen in deinem Lager
- Artikel: Der Artikelname (ein Doppelklick öffnet die Lagerkarte mit allen Details)
- Bestand: Die Menge, die weboffice derzeit für diesen Artikel speichert
- Status: Grün = ausreichend da, Gelb = bald nachbestellen, Rot = leer
- Letzte Bewegung: Zeitstempel der letzten Buchung (Verkauf, Wareneingang, Umbuchen)
- Nachbestellen ab / Auffüllen auf: Schwellwerte, die du hier auch anpassen kannst
Am rechten Rand gibt es zwei Schaltflächen pro Artikel:
- Lagerkarte öffnen: Zeigt dir die komplette Geschichte dieses Artikels im Lager
- Gezählten Bestand eintragen: Das Eingabefenster, in das du die Zahl schreibst, die du gezählt hast
Was danach passiert
Sobald du die Inventur speicherst, bucht weboffice deine gezählten Bestände. Die Differenzen zwischen System und Zählung werden als Zu- oder Abgänge gebucht und fließen in deine Bewegungshistorie ein – so hast du später nachvollziehbar, woher die Unterschiede kamen.
Typischerweise folgt als nächstes:
- Eine vollständige Inventur, wenn du alle Artikel zählen musst
- Die Verbrauchsware eintragen, wenn es Artikel gibt, die du nutzt, ohne sie zu verkaufen
- Das Korrigieren von Einzelbeständen, wenn du nach der Zählung noch Anpassungen brauchst
Tipps und Hinweise
Artikel gezielt auswählen: Willst du nicht zufällig, sondern gezielt bestimmte Kategorien zählen, nutze stattdessen die vollständige Inventur und wähle dort die Kategorien aus.
Scanner nutzen: Wenn du einen Barcode-Scanner hast, kannst du die Artikel schneller erfassen – scanne einfach die Artikel, die du zählst.
Unterschiede dokumentieren: Notiere dir während der Zählung, wo die großen Abweichungen sind. Das hilft dir später, Fehlerquellen zu finden (Diebstahl, Bruch, falsche Verbuchung).
Regelmäßig zählen: Stichproben sind ideal, um deine Bestände laufend zu kontrollieren – ein- bis zweimal im Jahr je Lager ist ein guter Rhythmus.