Mit einer Inventur zählst du die tatsächlichen Bestände in deinem Lager und vergleichst sie mit den Mengen, die weboffice kennt. So findest du Schwund, Beschädigungen oder Erfassungsfehler. Nach der Inventur passt weboffice den Bestand an die gezählten Mengen an.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste den Bereich Lager.
- Klicke auf Inventur.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Bestände einzusehen. Für die Inventur muss mindestens ein Lager in weboffice angelegt sein.
So gehst du vor
Klicke die Schaltfläche Jetzt zählen.
Ein Fenster öffnet sich, in dem du die grundlegenden Einstellungen für deine Inventur triffst.
Wähle das Lager aus, das du inventurisieren möchtest – nur wenn du mehrere Lager hast. Sonst ist es vorgewählt.
Wähle aus, was du zählen möchtest (zum Beispiel alle Artikel oder nur eine bestimmte Gruppe). Dies ist optional – wenn du nichts wählst, werden alle Artikel berücksichtigt.
Klicke Weiter.
weboffice öffnet nun die Zähltabelle. Hier trägst du für jeden Artikel ein, wie viel davon tatsächlich in deinem Lager vorhanden ist.
Trage in der Spalte Gezählt ein, wie viele Stück du von jedem Artikel tatsächlich gezählt hast.
Du kannst Artikel auch scannen: Halte einen Barcode-Scanner über die Artikel, und weboffice zählt die Menge automatisch mit. Wenn der Artikel noch nicht in der Liste steht, wird er automatisch hinzugefügt.
Um weitere Artikel zur Zählung hinzuzufügen, klicke Artikel hinzufügen. Suche die gewünschten Artikel in der Liste und wähle sie aus. Du kannst mehrere auf einmal auswählen.
Um einen Artikel aus der Zählung zu entfernen, klicke das Papierkorb-Symbol in seiner Zeile.
Sobald du alle Artikel gezählt hast (oder zumindest die, die dir wichtig sind), klicke die Schaltfläche Inventur abschließen.
Falls noch Artikel nicht gezählt sind, zeigt dir weboffice, wie viele das sind, und fragt dich zur Bestätigung. Nicht gezählte Artikel behalten ihren bisherigen Bestand.
Bestätige die Abschließung.
weboffice überträgt die gezählten Mengen als neuen Bestand in dein Lager. Die Inventur ist dann abgeschlossen.
Aufbau der Zähltabelle
Die Tabelle zeigt dir eine Zeile für jeden Artikel, den du zählen sollst:
- Artikel: Name und Nummer des Artikels
- Gezählt: Hier trägst du ein, wie viele Stück du tatsächlich gezählt hast. Dieses Feld ist leer, bis du eine Zahl eingibst.
- Laut Programm: Die Menge, die weboffice für diesen Artikel im Bestand hat
- Unterschied: weboffice berechnet automatisch die Abweichung zwischen gezählter und erfasster Menge
- Status: Ein Symbol mit Erläuterung zeigt dir auf einen Blick, ob alles stimmt (grüner Haken = OK), ob weniger Ware da ist als erwartet (roter Pfeil nach unten = Weniger da) oder mehr (blauer Pfeil nach oben = Mehr da). Noch nicht gezählte Artikel zeigen eine Sanduhr (Offen).
Was danach passiert
Die gezählten Mengen werden zum neuen Bestand. Wenn Unterschiede zwischen gezähltem und erfasstem Bestand bestanden, hat weboffice diese automatisch durch entsprechende Bewegungen ausgeglichen.
Du kannst eine abgeschlossene Inventur nicht mehr bearbeiten. Solltest du einen Fehler entdecken, korrigiere den Bestand einzeln nach.
Tipps und Hinweise
- Mit Barcode-Scanner arbeiten: Wenn du einen Scanner hast, kannst du Artikel einfach scannen, statt sie zu suchen. Der Scanner fügt die Artikel automatisch hinzu und zählt die Mengen mit. Wird ein Barcode gescannt, den weboffice nicht kennt, fragt dich das Programm, ob du den Artikel neu anlegen möchtest.
- Inventur neu beginnen: Hast du einen Fehler gemacht oder möchtest du von vorne beginnen, ändere einfach nichts und schließe die Inventur nicht ab. Du kannst dann jederzeit mit einer neuen Inventur starten.
- Große Bestände: Bei vielen Artikeln kann es sinnvoll sein, die Inventur in Teile zu zerlegen – zum Beispiel pro Lagerbereich. Nimm dann mehrere kleine Inventuren vor, statt eine große.
- Bestandsverfolgung aktivieren: Wenn du einen Artikel scannst, dessen Bestand nicht mitgezählt wird, aktiviert weboffice die Bestandsverfolgung automatisch für diesen Artikel.