Eine Inventur durchführen

Du zählst deinen tatsächlichen Lagerbestand und vergleichst ihn mit dem Bestand, den weboffice kennt. Das System zeigt dir Abweichungen farbig an. Du kannst Artikel einzeln erfassen oder schnell per Barcode-Scanner hinzufügen.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Lager in der Seitenleiste
2. Wähle Inventur

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Bestandsverwaltung. Vorher muss mindestens ein Lager in weboffice angelegt sein.

So gehst du vor

Eine neue Inventur anlegen

1. Klicke auf Neue Inventur (grüne Schaltfläche)

   Es öffnet sich ein Fenster zum Anlegen einer neuen Inventur.

2. Wähle das Lager aus, in dem du den Bestand prüfst

   • Pflichtfeld: ohne Auswahl geht es nicht weiter

3. Wähle die Art der Inventur:

   • Manuelle Inventur: Du erfasst alle Artikel selbst oder per Barcode-Scanner
   • Weitere Arten (wie Stichprobenbestand) findest du im Auswahlfeld

4. Wenn du nur bestimmte Artikel-Kategorien prüfen willst, wähle sie zusätzlich aus

   • Ohne Auswahl werden später alle Artikel aus dem Lager angeboten

5. Klicke Weiter

   Weboffice speichert die Inventur und zeigt dir eine Liste der Artikel, die du zählen sollst.

Bestände erfassen

6. Die Liste zeigt für jeden Artikel:

   • Artikelnummer und Artikel: Die Bezeichnung aus dem Artikelstamm
   • Soll-Lagerstand: Was weboffice aktuell im Lager verbucht hat (grau, nicht änderbar)
   • Ist-Lagerstand: Das Feld, in das du deine gezählte Menge einträgst
   • Status: Ein Symbol, das dir sagt, ob die Menge stimmt, zu niedrig oder zu hoch ist:
     • Grünes Häkchen = Ist- und Soll-Bestand stimmen
     • Roter Pfeil nach unten = Du hast weniger gezählt als verbucht (Lagerschwund)
     • Blauer Pfeil nach oben = Du hast mehr gezählt als verbucht (Lagerüberschuss)
     • Fragezeichen = Soll-Bestand ist unbekannt

7. Trage deine gezählte Menge in das Feld Ist-Lagerstand ein

   • Die Menge wird sofort gespeichert, wenn du das Feld verlässt

8. Um weitere Artikel hinzuzufügen:

   • Klicke Artikel hinzufügen
   • Wähle die Artikel aus, die du auch zählen willst
   • Sie erscheinen sofort in der Liste

Mit dem Barcode-Scanner arbeiten

9. Wenn du einen Barcode-Scanner angeschlossen hast, kannst du schneller arbeiten:

   • Scanne einen Barcode
   • Wenn der Artikel schon in der Liste ist, wird die Menge um die gescannte Anzahl erhöht
   • Wenn der Artikel noch nicht in der Liste ist, wird er hinzugefügt
   • Wenn der Artikel unbekannt ist, fragt dich weboffice, ob du ihn neu anlegen willst

10. Um einen Artikel wieder zu löschen:

    • Klicke das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile
    • Bestätige die Sicherheitsfrage

Die Inventur abschließen

11. Wenn du alle Artikel gezählt hast und die Ist-Bestände eingegeben sind, klicke Inventur abschließen

12. Bestätige die Abfrage, ob du die Inventur wirklich abschließen willst

    • Mindestens ein Artikel muss erfasst sein
    • Nach dem Abschließen kannst du die Inventur nicht mehr ändern

Weboffice bucht die gezählten Bestände als neue Ist-Bestände in dein Lager ein. Die Differenzen werden in der Bestandsverwaltung sichtbar.

Aufbau der Erfassungsseite

Ist-Lagerstand: Das Zahlfeld, in das du deine gezählte Menge eintragst. Leere Felder werden nicht als Null gewertet – trage 0 ein, wenn der Platz leer ist.

Soll-Lagerstand: Der Bestand, den weboffice aktuell für diesen Artikel verbucht hat. Du kannst dieses Feld nicht ändern – es dient nur zum Vergleich.

Hinzugefügt von: Der Name des Benutzers, der diese Position erfasst hat. Mehrere Personen können gemeinsam an einer Inventur arbeiten – jede Position zeigt, wer sie erfasst hat.

Spalten-Sortierung: Du kannst die Liste nach jeder Spalte sortieren – außer nach der Spalte Status, da diese aus mehreren Werten berechnet wird.

Was danach passiert

Sobald du die Inventur abschließt, bucht weboffice die gezählten Mengen als neue Lagerstände ein. Die Inventur ist dann gesperrt und kann nicht mehr geändert werden – du kannst sie aber einsehen und ausdrucken.

Du kannst jederzeit neue Inventuren anlegen und durchführen. Oft werden mehrere Inventuren pro Jahr gemacht – zum Beispiel eine Jahresinventur zum Stichtag und zwischendurch Stichprobenkontrollen für bestimmte Kategorien.

Wenn die Bestände nicht stimmen, kannst du sie nachträglich mit einer Bestandskorrektur anpassen – das ist sinnvoll, wenn Fehler gefunden werden oder Ware zu Bruch geht.

Tipps und Hinweise

Mit mehreren Personen arbeiten: Du kannst eine Inventur mit anderen Mitarbeitern durchführen. Jeder kann die Liste sehen und Artikel hinzufügen oder Mengen ändern – als würde ihr gemeinsam an einer Datei arbeiten.

Artikel per Scanner schneller erfassen: Der Barcode-Scanner spart Zeit, wenn du viele Artikel zu zählen hast. Der Scanner addiert automatisch auf, wenn du denselben Barcode zweimal scannst – das ist praktisch für Mengen, die größer sind als eine Packungseinheit.

Bestandsverfolgung aktivieren: Wenn du einen Artikel scannst, dessen Bestandsverfolgung deaktiviert ist, fragt dich weboffice, ob du sie einschalten willst. Das ist sinnvoll, um den Bestand genau zu kontrollieren.

Lagermenge unbekannt: Das Fragezeichen-Symbol bedeutet, dass dieser Artikel noch nie gezählt oder eingegangen ist – es gibt keinen Soll-Bestand zum Vergleich. Das ist normal bei neuen Artikeln.

Negative Mengen eingeben: Zahlenfelder akzeptieren nur Werte ab Null. Wenn du einen Artikel fälschlicherweise erfasst hast, lösche die Position lieber aus der Liste, statt eine negative Menge einzugeben.