Wenn ein Kunde etwas möchte, das gerade nicht verfügbar ist, notierst du das hier als Kundenbestellung. Diese Wunschliste wird später automatisch berücksichtigt, wenn du Waren bei Lieferanten nachbestellst – dann landen alle gewünschten Artikel auf einer gemeinsamen Bestellung.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Artikel > Verwaltung > Lagerbestände.
- Klicke auf die Registerkarte Kundenbestellungen.
- Klicke auf Neue Kundenbestellung.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du brauchst nur das Modul Lagerbestände und die Zugriffsrechte dafür.
So gehst du vor
Wähle einen Standort (falls dein Betrieb mehrere hat). Das Feld Standort erscheint nur, wenn dir mehrere Standorte zugeordnet sind. weboffice nutzt diese Information später, um Artikel auszufiltern, die an diesem Standort nicht verkauft werden.
Wähle den Kunden aus, für den du die Bestellung notierst. Klicke auf das Feld Kunde und suche nach dem Namen oder der Kundennummer. Ist der Kunde noch nicht erfasst, kannst du ihn direkt hier anlegen – klicke dafür auf das Plus-Symbol neben dem Suchfeld.
(Optional) Trage eine Notiz ein – zum Beispiel eine besondere Anfrage des Kunden oder wann er die Ware abholen möchte. Das Feld Notiz ist freiwillig.
Füge Artikel hinzu: Klicke auf Hinzufügen (im Bereich Gewünschte Artikel). Es öffnet sich eine Artikelsuche.
In der Artikelsuche kannst du nach Artikelnummer, Name, Beschreibung, Kategorie oder Barcode suchen. Markiere einen oder mehrere Artikel mit dem Häkchen links neben jeder Zeile. Wenn du nur einen Artikel brauchst, kannst du auch direkt auf die grüne Plus-Schaltfläche in der Zeile klicken – dann wird dieser Artikel sofort hinzugefügt, ohne dass du die Suche mit einer Schaltfläche bestätigen musst. Willst du mehrere Artikel auf einmal hinzufügen, klicke auf Gewählte Artikel hinzufügen, wenn du alle markiert hast.
Für jeden Artikel legst du nun die Menge fest – gib ein, wie viel der Kunde haben möchte. Du kannst die Menge später noch ändern, indem du in die Zeile klickst.
(Optional) Notiere pro Artikel eine Anmerkung – zum Beispiel eine besondere Farbe oder Größe. Auch dies ist freiwillig.
Willst du einen Artikel wieder entfernen, klicke auf das Lösch-Symbol (Papierkorb) am Ende der Zeile.
Sobald alle Artikel eingetragen sind, klicke Speichern. Die Kundenbestellung wird jetzt erfasst und erscheint in der Liste.
Aufbau der Kundenbestellung
Informationen:
- Standort: Der Ort, an dem dieser Kunde bedient wird. Dieser Standort bestimmt, welche Artikel verfügbar sind, wenn du später nachbestellst.
- Kunde: Wer den Artikel haben möchte. Dies ist ein Pflichtfeld – ohne Kunde kannst du nicht speichern.
- Notiz: Freie Anmerkung, zum Beispiel für Liefertermine oder besondere Wünsche.
Gewünschte Artikel:
- Artikel: Name und Bezeichnung des gesuchten Produkts.
- Menge: Wie viel der Kunde braucht. Minimum 1.
- Notiz: Ergänzende Infos zu diesem Artikel, zum Beispiel Farbe oder Größe.
- Artikelnummer: Referenz zum Artikel – wird automatisch gefüllt.
Du brauchst mindestens einen Artikel – ohne Artikel kannst du nicht speichern.
Was danach passiert
Die Kundenbestellung wird sofort gespeichert und gehört nun zu deinem Bestand. Sie erscheint in der Liste der Kundenbestellungen mit dem Status Angefragt – das bedeutet, die Ware ist noch nicht bestellt.
Wenn du später eine Nachbestellung beim Lieferanten vorbereitest, kannst du von dort aus Kundenbestellungen automatisch in die Bestellung einbeziehen. weboffice berücksichtigt dann alle Artikel, die Kunden gewünscht haben.
Du kannst eine eingetragene Kundenbestellung jederzeit wieder öffnen und ändern – solange sie noch nicht zu einer echten Bestellung beim Lieferanten wurde. Doppelklick auf die Zeile oder klick auf das Bearbeiten-Symbol.
Tipps und Hinweise
Menge anpassen: Wenn ein Kunde später noch einen Artikel haben möchte (oder weniger), öffne die Bestellung erneut und ändere die Menge in der Liste – eine neue Suche ist nicht nötig.
Mehrere Kunden mit gleichem Wunsch: Jeder Kunde braucht seine eigene Kundenbestellung. weboffice zeigt dir beim Speichern nicht, ob derselbe Artikel schon für einen anderen Kunden notiert ist – das ist Absicht, denn jeder Kunde ist eine separate Anfrage.
Status überwachen: In der Liste siehst du den aktuellen Status jeder Kundenbestellung (Angefragt, Bestellt, Erhalten usw.). Der Status ändert sich automatisch, wenn Bestellungen beim Lieferanten eingehen oder Waren ankommen.
Stornieren statt Löschen: Wenn eine Kundenbestellung nicht mehr aktuell ist, storniere sie (Klick auf das Verbotssymbol). Die Bestellung bleibt in der Datei sichtbar, wenn du die stornierten Einträge später noch anschauen möchtest – lösche sie nicht einfach weg.