Wareneingang aus einer Bestellung einbuchen
Du buchst hier die angekommenen Artikel einer Bestellung ins Lager ein. weboffice aktualisiert danach automatisch den Lagerbestand. Das ist dein letzter Schritt nach Wareneingang erfassen, wenn du alle gelieferten Artikel erfasst hast.
So kommst du hierher
- Gehe in der Seitenleiste zu Lager > Einkauf
- Klicke auf einen Wareneingang aus einer Bestellung
- Klicke auf den Pfeil oder den Namen des Wareneingangs, um ihn zu öffnen
Dann öffnet sich die Eingabemaske mit deinen erfassten Positionen.
Voraussetzungen
Du brauchst das Modul Lagerverwaltung und das Recht Lagerbewegungen durchführen. Der Wareneingang muss bereits angelegt und Artikel müssen schon erfasst sein.
So gehst du vor
Kontrolliere die erfassten Artikel in der Tabelle – dort sind alle Positionen aufgelistet, die du bereits hinzugefügt hast.
- Gelieferte Menge: Trage die tatsächlich angekommene Menge pro Artikel ein. Wenn die Position noch nicht gespeichert ist, speichert weboffice die Menge automatisch, sobald du das Feld verlässt.
- Bestellte Menge (wenn vorhanden): Zeigt, wie viel du bestellt hast. Daneben erscheint ein Status:
- Ein grüner Haken bedeutet, dass mindestens die bestellte Menge angekommen ist
- Ein rotes X bedeutet, dass noch nicht genug geliefert wurde (unvollständig)
- Notiz: Hier kannst du Besonderheiten festhalten – zum Beispiel Beschädigungen oder Abweichungen
Füge fehlende Artikel hinzu, falls noch nicht alle erfasst sind:
- Klicke auf Artikel hinzufügen
- Suche den Artikel, indem du ihn in die Liste eingebbar oder einen Namen eintippst
- Oder scanne seinen Barcode direkt – wenn du einen Scanner verwendest, wird der Artikel automatisch hinzugefügt
- Die Menge wird auf 1 gesetzt; ändere sie auf die tatsächlich gelieferte Menge
Entferne Positionen, die nicht angekommen sind oder sich als Fehler herausgestellt haben:
- Klicke in der Zeile auf das rote Löschen-Symbol
- Bestätige die Sicherheitsabfrage
Speichere die erfassten Daten mit Speichern, bevor du weiter machst – das ist auch zwischendrin möglich.
Buche den Wareneingang ins Lager ein, wenn alle Artikel erfasst sind:
- Klicke auf Einbuchen
- weboffice fragt noch mal nach, wie viele Artikel du ins Lager aufnehmen möchtest – bestätige mit Ja
- Der Lagerbestand wird jetzt aktualisiert, und weboffice zeigt eine Bestätigung
Wenn du die Bestellung mit bestimmten Mengen hinterlegt hast und der Lieferant weniger geliefert hat, siehst du das auf einen Blick am Status. Du kannst trotzdem einbuchen und später Nachlieferungen erfassen.
Falls du nach dem Einbuchen noch etwas ändern musst: Du kannst Positionen noch nachträglich entfernen oder Mengen anpassen – dann muss die Buchung rückgängig gemacht und neu verbucht werden. weboffice warnt dich davor und fragt, ob du fortfahren möchtest.
Aufbau der Eingabemaske
Registerkarte „Positionen" Die Tabelle zeigt alle erfassten Artikel. Jede Zeile ist eine Position mit:
- Artikel: Der Name des gelieferten Artikels (anklickbar zum Anschauen der Artikeldetails)
- Gelieferte Menge: Eingabefeld für die tatsächlich angekommene Menge
- Bestellte Menge (bei Bestellungen): Was ursprünglich bestellt war
- Status (bei Bestellungen): Grüner Haken für vollständig, rotes X für unvollständig
- Notiz: Textfeld für Besonderheiten
- Artikelnummer und Herstellernummer (falls vorhanden)
- Aktionen: Löschen-Schaltfläche für jede Position; auf dem Desktop auch Drucken für ein Etikett
Wenn der Artikel Seriennummern hat, siehst du diese ebenfalls und kannst sie einzeln entfernen.
Registerkarte „Lieferant & Lieferschein" Hier erfasst du Informationen zur Lieferung – etwa wer der Lieferant ist oder welche Lieferscheinnummer angebracht ist.
Registerkarte „Dokumente" (falls vorhanden) Hier kannst du den Lieferschein oder eine Rechnung hochladen und speichern.
Die Warenbezeichnung wird oben angezeigt (z. B. „Wareneingang – Lieferung einbuchen"), und du siehst, in welches Lager die Ware geht.
Was danach passiert
Sobald du auf Einbuchen klickst und bestätigst, bucht weboffice alle Positionen ins Lager ein:
- Der Lagerbestand wird aktualisiert
- Der Wareneingang wird als abgeschlossen markiert
- Du kehrst zur Übersicht zurück
Der Bestand steht dir danach im Lagermodul zur Verfügung – etwa für Verkaufsaufträge oder Umlagerungen.
Tipps und Hinweise
Barcode-Scanner verwenden: Wenn du einen Scanner angesteckt hast, kannst du Artikel direkt scannen – weboffice addiert die Menge automatisch, wenn der Artikel bereits in der Liste ist. Das spart Tipparbeit.
Seriennummern bei Wareneingang: Wenn der Artikel Seriennummern hat (z. B. Geräte oder Maschinen), werden dir Felder angezeigt, in die du die Nummern eingeben kannst. Die Anzahl der Seriennummern muss genau mit der gelieferten Menge übereinstimmen, sonst kannst du nicht einbuchen.
Nachträglich entfernen: Hast du einen Artikel zu viel hinzugefügt oder eine falsche Menge eingetragen und möchtest das ändern, nachdem du schon eingebucht hast? Dann musst du die Buchung rückgängig machen – weboffice wird dich fragen, ob du fortfahren möchtest. Danach kannst du die Positionen bearbeiten und neu einbuchen.
Unvollständige Lieferungen: Wenn nicht alles ankommt, was bestellt war, buche trotzdem das ein, was du hast. Du kannst später eine Nachlieferung als separaten Wareneingang erfassen.
Lager oder Standort wechseln: Falls du das Ziel-Lager oder den Standort änderst, nachdem du schon Positionen erfasst hast, werden alle Positionen gelöscht – das verhindert Verwechslungen. weboffice warnt dich vorher.