Artikel aus einer Excel-Datei importieren

Du importierst eine Excel-Datei mit Artikeldaten ins System. Das ist sinnvoll, wenn du viele neue Artikel auf einmal anlegen oder bestehende Artikel aktualisieren möchtest. Nach dem Import sind die Artikel im System verfügbar und können verkauft oder eingekauft werden.

Voraussetzungen

Du brauchst eine Excel-Datei (.xlsx) mit den Artikeldaten. Das System akzeptiert die gängigen Spalten wie Artikelname, Beschreibung, Kategorie, Steuersatz und Preise.

Aufbau des Imports

Der Importprozess verläuft in fünf Schritten, die der Assistent dir nacheinander zeigt. Der aktuelle Schritt ist farblich hervorgehoben, die bereits erledigten Schritte sind ausgeblendet.

1. Upload: Du wählst die Excel-Datei aus
2. Spaltenzuordnung: Du ordnest die Spalten aus deiner Datei den Artikelfeldern zu
3. Analyse: Das System prüft die Daten und teilt die Artikel in neue und vorhandene auf
4. Bearbeitung: Du kannst die Artikel noch nachbessern, bevor sie importiert werden
5. Überprüfung & Importieren: Letzte Kontrolle, dann startet der eigentliche Import

So gehst du vor

1. Öffne das Importfenster für Artikel und wähle Manueller Import.

2. Lade deine Excel-Datei hoch oder wähle eine bereits hochgeladene Datei aus. Klicke auf Nächster Schritt.

3. Im Schritt Spaltenzuordnung ordnest du die Spalten deiner Excel-Datei den Systemfeldern zu:

   • Daten: Das ist das Zielfeld im System (z. B. Artikelname, Kategorie)
   • Auswahl: Wähle aus, welche Spalte aus deiner Excel-Datei in dieses Feld passt – oder wähle Keine Zuweisung, wenn du diese Information nicht importieren möchtest
   • Beispiel-Daten: Hier siehst du einen Beispielwert aus deiner Excel-Datei, um sicherzustellen, dass die Zuordnung stimmt
   • Vergleichsspalte: Markiere ein Feld mit einem Häkchen, wenn das System damit bereits vorhandene Artikel erkennen soll (z. B. die Herstellerartikelnummer). Dadurch werden Artikel aktualisiert statt doppelt angelegt

   Wenn du vorher eine bestimmte Profitcenter (Standort) oder ein Projekt auswählen musst, geschieht das oben im Fenster. Klicke auf Nächster Schritt.

4. Im Schritt Analyse prüft das System deine Daten automatisch. Die Artikel werden in drei Registerkarten aufgeteilt:

   • Neue Artikel: Artikel, die es im System noch nicht gibt – diese werden angelegt
   • Vorhandene Artikel: Artikel, die bereits im System existieren – diese werden aktualisiert
   • Fehlerhafte Einträge (wenn vorhanden): Artikel mit Fehlern, die nicht importiert werden können

   Überprüfe die Zuordnungen und wechsle zum nächsten Schritt.

5. Im Schritt Bearbeitung kannst du einzelne Artikel noch anpassen, bevor sie importiert werden. Jeder Artikel wird in einer Zeile angezeigt:

   • Artikelname, Beschreibung: Bearbeite den Text direkt im Feld
   • Kategorie: Wähle eine Kategorie aus. Wenn eine Kategorie in deiner Datei steht, die es noch nicht gibt, wird sie automatisch erstellt
   • Steuersatz: Wähle den Steuersatz aus – das System versucht, ihn automatisch anhand der Werte in deiner Datei zuzuordnen
   • Einkaufspreis (netto/brutto), Verkaufspreis (netto/brutto): Gib die Preise ein oder lass das System sie aus der jeweils anderen Form berechnen – wenn du eine Änderung vornimmst, wird die andere Form automatisch neu berechnet

   Wenn du mehrere Artikel auf einmal ändern möchtest (z. B. alle einer bestimmten Kategorie zuordnen), wähle die Artikel mit dem Häkchen links an und klicke auf Aktionen für gewählte Artikel. Dort kannst du eine Massenaktion durchführen.

   Mit dem Pfeil-Symbol rechts kannst du deine Änderungen an einem Artikel rückgängig machen. Klicke auf Nächster Schritt.

6. Im Schritt Überprüfung siehst du alle Artikel noch einmal in Tabellenform mit allen importierten Daten (Artikelname, Kategorie, Steuersatz, Preise). Überprüfe die Daten ein letztes Mal. Klicke auf Importieren, um die Artikel ins System zu übernehmen.

Was danach passiert

Das System importiert alle Artikel in den gewählten Standort. Neue Artikel werden angelegt, bestehende Artikel werden aktualisiert – je nachdem, welches Feld du als Vergleichsspalte markiert hast. Nach dem erfolgreichen Import kannst du die Artikel in der Artikelverwaltung bearbeiten oder direkt verwenden.

Tipps und Hinweise

• Vergleichsspalte ist wichtig: Wenn du mehrmals die gleiche Datei importierst, musst du eine Vergleichsspalte (z. B. Herstellerartikelnummer) setzen, sonst werden die Artikel doppelt angelegt statt aktualisiert.
• Preise berechnen automatisch: Wenn du nur den Netto-Preis eingibst, berechnet das System den Brutto-Preis anhand des Steuersatzes automatisch – und umgekehrt.
• Kategorien werden automatisch erstellt: Wenn deine Datei eine Kategorie enthält, die es im System noch nicht gibt, wird sie beim Import automatisch angelegt.
• Fehlerhafte Artikel: Artikel mit Fehlern (z. B. weil erforderliche Felder fehlen) werden nicht importiert. Du siehst sie in der Registerkarte Fehlerhafte Einträge und kannst die Datei dann korrigieren und erneut hochladen.
• Keine Anmeldedaten nötig: Der Importassistent funktioniert direkt im Programm – du brauchst keine zusätzlichen API-Zugänge.