PDF

Artikel aus einer Excel-Datei importieren

Du importierst Artikelstammdaten aus einer Excel-Datei in dein weboffice-System. Der Import zeigt dir zunächst, welche Artikel neu angelegt und welche aktualisiert werden, prüft Fehler und gibt dir die Möglichkeit, Daten vor dem endgültigen Import anzupassen.

Voraussetzungen

Du benötigst eine Excel-Datei (.xlsx) mit deinen Artikeldaten. Die Datei wird analysiert und auf Lesbarkeit geprüft.

So gehst du vor

Wähle den manuellen Import und lade deine Excel-Datei hoch. Weboffice bietet dir drei Import-Modi an: KI-Import (aus Dokumenten), manueller Import (Excel) oder Lieferantenkatalog. Wähle den manuellen Import und lade deine Excel-Datei (.xlsx) hoch.
Ordne die Spalten deiner Excel-Datei den Artikelfeldern zu. Nach dem Upload siehst du eine Tabelle mit allen verfügbaren Feldern (Artikelname, Kategorie, Steuersatz, Preise usw.). Für jedes Feld wählst du aus dem Auswahlfeld Auswahl, welche Spalte deiner Excel-Datei diese Daten enthält, oder lässt das Feld unzuordnet. Die Spaltenüberschriften deiner Datei werden dabei automatisch erkannt und vorgeschlagen.

Wichtig: Setze ein Häkchen in der Spalte Vergleichsspalte – das ist die Spalte, mit der weboffice erkennen soll, ob ein Artikel bereits vorhanden ist. Häufig ist das eine Artikelnummer oder ein eindeutiger Schlüssel. Ohne diese Spalte werden alle Artikel als neu behandelt. Du kannst genau eine Spalte als Vergleichsspalte markieren.

Wenn dein System mehrere Standorte oder Projekte nutzt, wählst du den gewünschten Standort oder das Projekt aus, bevor du fortfährst.

In der Spalte Beispiel-Daten siehst du eine Vorschau der Werte, wie sie gelesen werden – so erkennst du Fehler früh.
Prüfe die Analyseergebnisse. Weboffice teilt deine Artikel in drei Kategorien auf:
- Neue Artikel: Diese Artikel sind nicht vorhanden und werden neu angelegt.
- Vorhandene Artikel: Diese Artikel werden erkannt und aktualisiert.
- Fehlerhafte Artikel (falls vorhanden): Diese können nicht importiert werden – prüfe die Fehlermeldung.
Du kannst zwischen den Kategorien wechseln und dir ansehen, welche Artikel jeweils betroffen sind.
Bearbeite die Artikel vor dem Import (optional). Du kannst Artikeldaten noch vor dem Import anpassen. Für jeden Artikel siehst du folgende Felder:
- Herstellerartikelnummer, Barcode, Artikelname, Beschreibung: Tippe neue Werte direkt ein, wenn du sie ändern möchtest.
- Kategorie: Wähle eine bestehende Kategorie aus, oder gib einen neuen Namen ein – die Kategorie wird dann automatisch angelegt.
- Steuersatz: Wähle den korrekten Steuersatz aus. Weboffice berechnet die fehlenden Preise automatisch nach.
- Einkaufspreis (netto/brutto): Gibst du den Nettobetrag ein, wird der Bruttobetrag automatisch berechnet – und umgekehrt.
- Verkaufspreis (netto/brutto): Wie bei Einkaufspreisen.
Um mehrere Artikel gleichzeitig zu bearbeiten, wähle diese an, indem du die Häkchen links anklickst. Dann klickst du auf Aktionen für gewählte Artikel – du kannst dann eine Kategorie zuweisen, den Steuersatz ändern oder Preise prozentual anpassen.

Hast du einen Artikel bearbeitet und möchtest die Änderungen rückgängig machen, klickst du auf das Zurück-Symbol in der Zeile.
Überprüfe die Zusammenfassung. Bevor der Import läuft, siehst du nochmals alle Artikel in einer Übersichtstabelle mit Namen, Kategorien, Steuersätzen und Preisen. Prüfe diese Daten ein letztes Mal – danach können Fehler schwerer zu finden sein.
Starte den Import. Klick auf Importieren. Die Artikel werden in dein System übernommen: neue Artikel werden angelegt, vorhandene Artikel werden mit den neuen Daten aktualisiert.

Aufbau der Spaltenzuordnung

Die Tabelle zeigt alle verfügbaren Artikelfelder und ihre Zuordnung zu deiner Excel-Datei:

Daten-Spalte: Der Name des Artikelfeldes, das du zuordnen möchtest (z. B. Artikelname, Kategorie).

Auswahl: Ein Auswahlfeld, in dem du die entsprechende Spalte aus deiner Excel-Datei wählst. Lässt du es leer, wird dieses Feld beim Import ignoriert.

Beispiel-Daten: Eine Vorschau – sie zeigt einen Beispielwert aus deiner Excel-Datei, so wie weboffice ihn liest. Bei Währungsfeldern wird der Wert bereits formatiert angezeigt.

Vergleichsspalte: Ein Häkchen hier bedeutet, dass weboffice diese Spalte nutzt, um zu erkennen, ob ein Artikel schon existiert. Markiere genau eine Spalte als Vergleichsspalte.

Aufbau der Bearbeitungsübersicht

Die Tabelle zeigt alle Artikel, die importiert werden (ohne Fehler). Jede Zeile ist ein Artikel:

Auswahl-Spalte: Häkchen zum Auswählen mehrerer Artikel gleichzeitig, um sie zusammen zu bearbeiten.

Herstellerartikelnummer, Barcode, Artikelname, Beschreibung: Direkt bearbeitbar – tippe neue Werte ein.

Kategorie: Auswahlfeld. Du kannst eine bestehende Kategorie wählen oder eine neue eingeben.

Steuersatz: Auswahlfeld mit allen definierten Steuersätzen. Die Preise werden bei Änderung automatisch neu berechnet.

Einkaufspreis (netto/brutto), Verkaufspreis (netto/brutto): Bearbeitbar, wenn diese Felder in deiner Excel-Datei vorkommen. Gibst du den Nettobetrag ein, wird der Bruttobetrag automatisch berechnet – und umgekehrt.

Zurücksetzen-Symbol: In der rechten Spalte – damit stellst du die Änderungen eines Artikels auf die Original-Werte aus der Excel-Datei zurück.

Was danach passiert

Nach dem Import sind deine Artikel in der Artikelverwaltung verfügbar. Neue Artikel wurden angelegt, bestehende Artikel wurden aktualisiert. Du kannst sie jetzt verwalten, in Verkaufsbelege eintragen oder weitere Daten (wie Bilder, Lagerbestände oder erweiterte Eigenschaften) hinzufügen.

Sollten einzelne Artikel falsch importiert worden sein, kannst du sie in der Artikelverwaltung nachträglich bearbeiten.

Tipps und Hinweise

Vergleichsspalte ist wichtig: Wenn du keine Vergleichsspalte setzt, werden alle Artikel als neu behandelt – es entstehen Duplikate. Wähle eine Spalte, die deine Artikel eindeutig kennzeichnet (z. B. Herstellerartikelnummer).
Preisberechnung: Änderst du den Steuersatz, berechnet weboffice die Preise neu – aber nur, wenn mindestens einer der beiden Preise (netto oder brutto) bereits vorhanden ist. Leere Preisfelder bleiben leer.
Kategorien automatisch anlegen: Gibst du in der Bearbeitung einen Kategorienamen ein, der noch nicht existiert, wird diese Kategorie automatisch neu angelegt.
Excel-Datei muss lesbar sein: Ist die Datei beschädigt oder im falschen Format, siehst du eine Fehlermeldung und kannst nicht fortfahren. Speichere deine Datei als .xlsx ab.
Massenänderungen sparen Zeit: Statt jeden Artikel einzeln zu bearbeiten, wähle mehrere aus und nutze Aktionen für gewählte Artikel – das ist oft schneller.