Du hast eine Excel-Datei mit Artikeldaten und möchtest diese in weboffice übernehmen. Dieser Import prüft zuerst, welche Artikel neu sind und welche bereits existieren, zeigt dir Fehler, und gibt dir die Möglichkeit, die Daten vor dem endgültigen Import noch zu bearbeiten.
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul Importer. Die Excel-Datei muss im Format .xlsx vorliegen und darf Spalten mit Artikeldaten wie Namen, Beschreibungen, Preisen und Kategorien enthalten.
So gehst du vor
1. Spalten aus der Excel-Datei zuordnen
Die erste Seite zeigt alle Spalten deiner Excel-Datei. Hier legst du fest, welche Spalte welches Feld bedeutet:
Wähle in der Spalte Auswahl die passende Spalte deiner Excel-Datei für jedes Feld aus. weboffice schlägt automatisch Spalten vor, deren Überschrift passt – du kannst die Vorschläge aber ändern oder Spalten auch nicht zuordnen, wenn du sie nicht brauchst.
In der Spalte Beispiel-Daten siehst du eine Vorschau aus deiner Datei, damit du merkst, ob die Zuordnung stimmt.
Vergleichsspalte: Setze hier ein Häkchen bei dem Feld, das weboffice nutzen soll, um zu erkennen, ob ein Artikel bereits existiert. Meist ist das die Artikelnummer oder der Artikelname. Wenn du ein Feld als Vergleichsspalte markierst, werden Artikel mit gleichem Wert aktualisiert, statt neu angelegt zu werden.
Falls deine Excel-Datei einen bestimmten Standort betrifft: Wähle diesen oben im Fenster aus.
Sobald du die Zuordnung gespeichert hast, zeigt weboffice die nächste Seite.
2. Analyseergebnis prüfen
weboffice teilt die Artikel in drei Bereiche auf:
- Neue Artikel: Artikel aus der Datei, die es im System noch nicht gibt
- Vorhandene Artikel: Artikel, die weboffice anhand der Vergleichsspalte erkannt hat und die aktualisiert werden
- Fehlerhafte Einträge: Artikel, die nicht importiert werden können (zum Beispiel weil eine Pflichtangabe fehlt)
Schau dir jeden Bereich an. Die Fehler zeigen dir, wo es Probleme gibt – zum Beispiel wenn ein Lieferant aus der Datei nicht im System vorhanden ist, oder wenn ein Steuersatz nicht erkannt wurde.
3. Artikel bearbeiten und Fehler beheben
Auf der Bearbeitungsseite kannst du jeden Artikel einzeln anpassen oder mehrere auf einmal ändern.
Einzelne Artikel bearbeiten:
Du kannst die Daten direkt in den Spalten eingeben oder auswählen:
- Artikelname, Beschreibung: Trage die Werte ein oder korrigiere sie.
- Kategorie: Wähle eine Kategorie aus dem Auswahlfeld. Wenn eine Kategorie aus deiner Datei nicht existiert, wird sie automatisch neu angelegt.
- Steuersatz: Wähle den richtigen Steuersatz aus. weboffice erkennt auch Angaben wie „19 %" oder „0,19" und versucht, diese automatisch zuzuordnen. Sobald du einen Steuersatz wählst, werden die Preise neu berechnet.
- Einkaufspreis (netto) / (brutto) und Verkaufspreis (netto) / (brutto): Gib die Preise ein. Wenn du einen Preis änderst, wird der andere automatisch neu berechnet (abhängig vom Steuersatz).
- Lieferant, Lieferanten-Artikelnummer, Lieferantenpreis (netto): Falls deine Datei Lieferantendaten enthält, ordne hier den Lieferanten zu. Die Artikelnummer und der Preis sind dann ausfüllbar.
- Maßeinheit, Wert: Falls deine Artikel eine Maßeinheit haben (zum Beispiel Kilogramm oder Liter), wähle sie hier und gib einen Wert ein.
Wenn du Änderungen nicht speichern möchtest, klicke die Schaltfläche Änderungen rückgängig machen – dann werden die Daten zurückgesetzt.
Mehrere Artikel auf einmal ändern:
Setze in der ersten Spalte Häkchen bei den Artikeln, die du ändern möchtest. Mit dem Häkchen in der Kopfzeile der Spalte wählst du alle sichtbaren Artikel aus.
Klicke dann die Schaltfläche Aktionen für gewählte Artikel. Jetzt kannst du für alle ausgewählten Artikel auf einmal:
- Eine Kategorie zuweisen
- Den Steuersatz ändern
- Die Preise um einen Prozentsatz erhöhen oder senken
Hinweise zu fehlenden Lieferanten und Maßeinheiten:
Wenn weboffice einen Lieferanten oder eine Maßeinheit aus deiner Datei nicht findet, zeigt dir das Fenster eine Meldung. Behebe das, indem du die richtige Zuordnung in den Spalten wählst oder die Massenbearbeitung nutzt.
4. Letzte Überprüfung
Bevor der Import startet, siehst du eine Zusammenfassung aller Artikel mit ihren finalen Daten: Artikelname, Kategorie, Steuersatz, Preise, Lieferant und Maßeinheit. Schau das nochmal durch – falls noch etwas nicht stimmt, gehe einen Schritt zurück und bearbeite die Artikel nochmal.
5. Import starten
Wenn alles passt, klicke die Schaltfläche Importieren. weboffice speichert jetzt alle Artikel in das System:
- Neue Artikel werden angelegt
- Vorhandene Artikel werden mit den neuen Daten aktualisiert
- Fehlerhafte Einträge werden übersprungen
Der Import ist fertig.
Aufbau des Imports
Der Import läuft in fünf Schritten ab:
Schritt 1: Spaltenzuordnung Hier ordnest du die Spalten deiner Excel-Datei den Feldern in weboffice zu. Du kannst für jedes Feld entscheiden, ob es importiert werden soll, und bestimmst eine Vergleichsspalte, um bestehende Artikel zu erkennen.
Schritt 2: Analyseergebnis weboffice zeigt dir, welche Artikel neu sind, welche aktualisiert werden und wo Fehler liegen.
Schritt 3: Bearbeitung Du bearbeitest die Artikeldaten einzeln oder in Gruppen. Hier kannst du auch fehlende Informationen nachtragen oder korrigieren.
Schritt 4: Überprüfung Eine abschließende Zusammenfassung zeigt dir alle Artikel mit ihren finalen Daten, bevor sie importiert werden.
Schritt 5: Import starten Mit der Schaltfläche Importieren werden die Artikel endgültig ins System übernommen.
Was danach passiert
Die neuen Artikel findest du in der Artikelverwaltung. Artikel, die du aktualisiert hast, zeigen jetzt die neuen Daten. Falls es fehlerhafte Einträge gab, wurden diese nicht importiert – gehe dann nochmal zurück und behebe die Fehler, um auch diese Artikel zu importieren.
Der Import ist nicht sofort rückgängig zu machen. Wenn du Fehler merkst, musst du die Artikel manuell korrigieren oder löschen.
Tipps und Hinweise
Vergleichsspalte richtig wählen: Wenn du eine Spalte als Vergleichsspalte markierst, werden Artikel mit dem gleichen Wert nicht neu angelegt, sondern aktualisiert. Wähle dafür ein Feld, das eindeutig ist – wie eine Artikelnummer oder einen Barcode. Mit dem Artikelnamen als Vergleichsspalte kann es zu Verwechslungen kommen.
Preise und Steuersätze: Wenn weboffice einen Steuersatz automatisch erkennt und zuordnet, berechnet es fehlende Preise automatisch neu. Du musst also nur entweder den Netto- oder den Bruttoprois eingeben; der andere wird errechnet.
Kategoriefehler vermeiden: Wenn du eine Kategorie aus deiner Datei nicht findest, wird weboffice sie automatisch neu anlegen. Das kann zu doppelten Kategorien führen. Nutze die Massenbearbeitung und wähle die richtige Kategorie, um das zu vermeiden.
Lieferanten zuordnen: Auch wenn weboffice einen Lieferantennamen aus deiner Datei nicht erkennt, kannst du ihn in der Spalte Lieferant nachträglich auswählen. Nur dann werden Lieferanten-Artikelnummer und -preis gespeichert.