Hier rechnest du die Leistungen eines Gastes ab und erfasst dessen Zahlungen. Du sammelst alle offenen Buchungen eines Zimmers – Übernachtungen, Minibar, Restaurant – auf einer Rechnung und entscheidest, ob der Gast bar bezahlt, mit Karte oder später.
So kommst du hierher
Öffne die Seitenleiste, wähle Hotel und dann Gastkonten. Du siehst eine Liste aller offenen Gastkonten. Doppelklick auf ein Konto oder die Schaltfläche Gastkonto öffnen öffnet das Konto zum Bearbeiten. Dort findest du die Schaltfläche Abrechnen.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht „Rezeption: Arbeiten an Hotel-Funktionen". Auf dem Gastkonto muss mindestens eine offene Buchung stehen.
So gehst du vor
Öffne das Fenster „Gastkonto abrechnen" über die Schaltfläche Abrechnen im geöffneten Gastkonto. Das Fenster zeigt sofort, was offen ist: die Leistungen des Hotels (Zimmer, Minibar, ...) und alles, was der Gast im Restaurant oder an einer Kasse auf das Zimmer gebucht hat – das ist bereits versteuert und kommt nur mit seinem Betrag zur Zahlung dazu.
Wähle die Rechnungsart im Auswahlfeld Rechnungsart:
- Gastrechnung: Der Gast zahlt am Ende seines Aufenthalts.
- Zwischenrechnung (Teilzahlung mit Beleg): Der Gast bezahlt jetzt schon einen Teil, bekommt einen Kassenbeleg, und kann später noch mehr buchen.
- Firmenrechnung: Die Rechnung geht an ein Kundenkonto statt an den Gast.
Bestimme den Rechnungsempfänger im Feld Rechnungsempfänger. Normalerweise ist das der Gast selbst (bereits vorausgefüllt). Wählst du ein anderes Kundenkonto, geht die Rechnung dorthin.
Entscheide über die Zahlung im Bereich Zahlung. Zwei Optionen:
- Gast bezahlt jetzt an der Kasse (Schalter): Schiebe ihn nach rechts. Dann wähle eine Kasse aus. Der Gast zahlt sofort in bar, mit Karte oder einem anderen Zahlungsmittel – das Zahlungsfenster der Kasse öffnet sich automatisch.
- Gast bezahlt später (Schalter bleibt links): Die Rechnung bleibt offen in den ausstehenden Posten stehen.
Speichere die Abrechnung mit der Schaltfläche Rechnung erstellen oder Zur Zahlung an der Kasse (je nachdem, was du gewählt hast). Das System erstellt die Rechnung und bucht alle offenen Zeilen als abgerechnet.
Ergebnis anschauen: Nach der Speicherung siehst du eine Zusammenfassung mit der Belegnummer und den Beträgen. Willst du den Beleg sofort drucken oder versenden, klicke Beleg öffnen. Sonst schließe das Fenster mit Fertig.
Aufbau des Fensters
Umfang (Bereich oben):
- Zimmer und Gast: Zeigt, welches Gastkonto du abrechnest.
- Rechnungsart: Gastrechnung, Zwischenrechnung oder Firmenrechnung.
- Rechnungsempfänger: An wen die Rechnung geht (normalerweise der Gast).
Betrag (Bereich Mitte):
- Zu zahlen: Der Gesamtbetrag, den der Gast zahlt.
- Leistungen des Hotels: Was das Hotel selbst erbracht hat (Zimmer, Service, ...).
- Auf das Zimmer gebucht: Was aus Gastronomie oder Kasse kommt – bereits versteuert.
Zahlung (Bereich unten):
- Gast bezahlt jetzt an der Kasse (Schalter): Ein- oder ausschalten.
- Kasse (nur sichtbar, wenn der Schalter an ist): Welche Kasse die Zahlung verarbeitet.
- Zahlungsart: Zeigt „Auf Rechnung, später zahlbar" oder den Namen der gewählten Kasse.
Was danach passiert
Die Rechnung ist erstellt und im System gespeichert. Zahlt der Gast an der Kasse, entsteht sofort ein Kassenbeleg. Zahlt er später, bleibt die Rechnung in den offenen Posten stehen, bis er bezahlt.
Das Gastkonto ist danach geschlossen. Bucht ihr trotzdem noch weitere Leistungen für denselben Gast, öffnet ihr das Konto über die Schaltfläche Gastkonto wieder öffnen erneut.
Tipps und Hinweise
- Nur einzelne Leistungen abrechnen: Du brauchst nicht alles auf einmal abzurechnen. Im geöffneten Gastkonto kannst du einzelne Buchungen übergehen oder umbuchen, bevor du abrechnest.
- Sicherheiten (Kautionen) verwalten: Hat der Gast eine Kaution hinterlegt, kannst du diese im Gastkonto freigeben oder zur Bezahlung heranziehen. Öffne dazu Kaution.
- Bereits abgerechnete Leistungen nicht erneut buchen: Das System verhindert das automatisch – abgerechnete Zeilen sind gesperrt.
- Beleg verloren? Öffne das geschlossene Gastkonto erneut und klicke auf Beleg öffnen, um ihn zu drucken oder zu versenden.