Beleg per E-Mail versenden und Kunde zuordnen
Du kannst einen Kassenbeleg per E-Mail an einen Kunden schicken und gleichzeitig überprüfen oder ändern, welcher Kunde diesem Beleg zugeordnet ist. Das ist sinnvoll, wenn du den Beleg nachträglich versenden möchtest oder wenn die Kundenzuordnung nicht stimmt.
So kommst du hierher
- Öffne die Kasse über die Seitenleiste: Kasse/Warenkorb
- Öffne einen Kassentag
- Wähle eine Transaktion aus der Liste der Belege
- Klicke auf das Symbol zum Versenden per E-Mail
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zum Versand von Kassenbelegen per E-Mail. Der Beleg muss bereits als Kasseneintrag vorhanden sein.
So gehst du vor
Wähle den Kunden aus (falls noch nicht geschehen)
- Im Fenster „Kunde ändern" siehst du das Feld Kunden
- Klicke darauf und wähle den Kunden, dem dieser Beleg zugeordnet werden soll
- Bestätige mit Speichern
Beleg per E-Mail versenden
- Das Fenster zum E-Mail-Versand öffnet sich
- Das Feld Betreff ist bereits mit einer Standardbezeichnung gefüllt
- Prüfe die E-Mail-Adresse des Kunden – sie wird automatisch vorausgefüllt
- Falls nötig, ergänze oder ändere die E-Mail-Adresse
- Im Textfeld kannst du eine persönliche Nachricht hinzufügen oder die Standardvorlage nutzen
- Alle verfügbaren Belege und Anhänge werden automatisch mitgesendet
- Klicke Versenden, um die E-Mail abzuschicken
Aufbau des Fensters
Das Fenster zeigt zwei Eingabemasken nacheinander:
Kunde ändern:
- Kunden: Auswahlfeld mit allen verfügbaren Kunden. Die Kundennummer wird mit angezeigt. Dieses Feld ist erforderlich.
Beleg versenden:
- Betreff: Die Betreffzeile der E-Mail
- E-Mail-Adresse: Empfängeradresse (oder mehrere Adressen, durch Komma getrennt)
- Nachricht: Textfeld für deine persönliche Ergänzung
- Anhänge: Liste aller Dateien, die mit der E-Mail versendet werden (z. B. der Kassenbeleg und weitere Dokumente)
- Dokumentformat: Die Größe des PDF-Belegs (z. B. DIN A4 oder Bonrolle) – wird an deine Drucker-Einstellung angepasst
Was danach passiert
Die E-Mail wird versendet und der Beleg bleibt in der Kassenliste gespeichert. Der Kunde ist nun dauerhaft diesem Kassenbeleg zugeordnet. Der Versand wird protokolliert – du kannst ihn später in der Revisionshistorie des Belegs nachvollziehen.
Willst du einen Beleg einfach nur nachdrucken (ohne zu versenden), siehe Beleg nachdrucken.
Tipps und Hinweise
- E-Mail-Adresse nicht vorhanden? Wenn der Kunde keine E-Mail-Adresse im System hat, musst du sie manuell eintragen. Speichern ist dann möglich, aber nur, wenn mindestens eine Adresse eingegeben ist.
- Test vor dem Versand: Vor dem echten Versand kannst du die E-Mail an dich selbst testen, um das Format und den Inhalt zu prüfen.
- Mehrere E-Mail-Adressen: Du kannst die E-Mail an mehrere Adressen gleichzeitig versenden – trenne sie mit Komma.
- Beleg später versenden: Du brauchst die Kundenzuordnung nicht sofort vorzunehmen. Du kannst jeden Beleg jederzeit später noch versenden, auch wenn die Kassenschicht schon abgeschlossen ist.