Hier siehst du alle unbezahlten Rechnungen auf einen Blick, sortiert nach dem Handlungsbedarf – von Zahlungen, die noch nicht überfällig sind, bis zu Posten, die längst Mahnungen brauchten. Du kannst direkt von hier aus Zahlungen erfassen, mahnen oder Rechnungen stornieren.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht „Rechnungen anschauen". Manche Aktionen (etwa Mahnungen) setzen weitere Rechte voraus.
So gehst du vor
Öffne Offene Posten. Du siehst oben eine Übersicht der ausstehenden Beträge (Netto und Brutto).
Wähle einen Filter, um nur die Rechnungen zu sehen, die Aufmerksamkeit brauchen:
- Alle: alle unbezahlten Rechnungen
- Weitere Filter je nach Dringlichkeit – jeder zeigt dir die Anzahl der Posten und den offenen Betrag
Rechnungen ohne Überfälligkeit und ohne Mahnung landen im Filter ganz links; je mehr Zeit verstrich oder je mehr Mahnungen rausgingen, desto weiter rechts steht der Filter.
Die Liste darunter zeigt dir jetzt nur die Rechnungen in diesem Filter. Jede Reihe zeigt:
- Auftragstyp: ob es eine Rechnung, Quittung oder anderes ist
- Nr.: die Rechnungsnummer
- Auftragsdatum: wann die Rechnung geschrieben wurde
- Kunde: Name und evtl. Bild des Kunden
- Σ Brutto: der volle Betrag
- Zu tun: ein Symbol mit kurzer Beschreibung, was als nächstes geschehen sollte (z. B. „Mahnen" oder „Zahlung erfassen")
- Offen: wie viel noch bezahlt werden muss
- Fällig seit: seit wann die Zahlung überfällig ist (mit Anzahl der Tage in Rot)
- Mahnstufe: welche Mahnung bereits rausgegangen ist, falls vorhanden
Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicke auf die Schaltfläche Aktionen in der Reihe – ein Fenster öffnet sich mit allen verfügbaren Schritte. Je nach Stand der Rechnung stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:
- Zahlungen: Erfasse eine Zahlung des Kunden oder schau dir bereits eingegangene Zahlungen an.
- Mahnstufe erhöhen: Die Mahnstufe wird erhöht und eine Mahnung gedruckt oder angezeigt.
- „Dubios": Markiere die Rechnung als zweifelhaft – keine neuen Zahlungen sind dann möglich.
- „Dubios" zurücknehmen: Hebe die Dubios-Markierung wieder auf.
- Inkasso: Übergebe die Rechnung an Inkasso (nur wenn schon gemahnt wurde).
- Per E-Mail senden: Versende die Rechnung erneut per E-Mail an den Kunden.
- Storno: Storniere die Rechnung – es wird automatisch eine Gutschrift erzeugt.
Klick auf die Aktion, die du durchführen möchtest. Weitere Fenster führen dich durch den jeweiligen Schritt.
Wenn du lieber die Rechnung selbst öffnen möchtest, um mehr zu sehen oder zu ändern, klick auf Bearbeiten in der Reihe.
Aufbau der Offenen Posten
Filterleiste: Oben zeigen mehrere Pillen den Status deiner ausstehenden Rechnungen. Klick auf eine, um nur die Rechnungen dieses Status zu sehen. Die Anzahl auf jeder Pille zeigt, wie viele Rechnungen dort warten; bei bedarf auch der offene Betrag in Klammern.
Gesamtübersicht: Darunter siehst du sofort, wie viel Netto und Brutto insgesamt noch ausstehen.
Tabelle: Jede Reihe ist eine unbezahlte Rechnung. Sortiere oder filtere nach Kundennamen, Rechnungsnummer oder Betrag, wenn du eine bestimmte Rechnung suchst.
Was danach passiert
Nach jeder Aktion wird die Liste automatisch erneuert – neue Zahlungen, Mahnungen oder Stornierungen sind sofort sichtbar.
Viele Aufgaben leiten dich in ein eigenes Fenster, etwa um Zahlungen zu erfassen. Sobald du dort fertig bist und das Fenster schließt, kommst du hierher zurück und siehst das Ergebnis.
Tipps und Hinweise
Mahnstufen fehlgeschlagen: Wenn unter der Filterleiste ein Hinweis „Noch keine Mahnstufen eingerichtet" auftaucht, kannst du nicht mahnen, bis ein Kollege mit Berechtigung die Mahnstufen im Modul „Einstellungen" unter dem Standort eingerichtet hat. Das ist eine einmalige Sache.
Schnell zu einer Zahlung: Klick nicht erst auf „Aktionen" – nutze direkt Zahlungen in der Spalte ganz rechts, wenn diese Schaltfläche sichtbar ist. Das ist schneller.
Rechnungen ausblenden: Wenn du eine Rechnung archivieren möchtest (z. B. weil der Vorgang abgehakt ist), klick auf Archivieren am Ende der Reihe. Sie verschwindet aus den offenen Posten.
Zahlung erfassen: Wenn du wissen möchtest, wie du eine Zahlung genau eintragst.
Mahnung versenden: Detaillierte Schritte zur Mahnung.
Storno und Gutschrift: Wie du eine Rechnung stornierst.