Offene Posten überblicken und bearbeiten

Hier siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen noch nicht vollständig bezahlt sind. Du kannst jede offene Rechnung direkt bearbeiten, Zahlungen eintragen, Mahnungen verschicken oder weitere Maßnahmen einleiten.

Voraussetzungen

Du benötigst mindestens Leserechte auf Rechnungen.

So gehst du vor

1. Öffne die Seite "Offene Posten". Oben siehst du zwei Zahlen:

   • Netto: Gesamtbetrag aller ausstehenden Rechnungen ohne Steuern
   • Brutto: Gesamtbetrag aller ausstehenden Rechnungen mit Steuern

2. In der Tabelle darunter findest du alle Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind. Durchsuche oder filtere die Liste nach dem Kundennamen, der Rechnungsnummer oder einem anderen Kriterium, das dir hilft, die Rechnung zu finden.

3. Für jede Rechnung stehen dir diese Optionen zur Verfügung:

   • Bearbeiten (Stiftsymbol): Öffne die Rechnung, um Details zu ändern oder zu prüfen.
   • Drucken (Druckersymbol): Drucke die Rechnung aus oder speichere sie als PDF.
   • Aktionen (Raketensymbol): Öffne ein Fenster mit weiteren Möglichkeiten.

4. Wenn du auf Aktionen klickst, werden dir je nach Status der Rechnung verschiedene Optionen angeboten:

   • Zahlungen: Erfasse eine Zahlung oder sieh dir alle Zahlungen dieser Rechnung an.
   • Mahnstufe erhöhen: Erhöhe die Mahnstufe, wenn die Rechnung überfällig ist – weboffice erstellt automatisch ein Mahnschreiben.
   • „Dubios": Kennzeichne die Rechnung als zweifelhaft (es können dann keine Zahlungen mehr eingetragen werden).
   • Inkasso: Übergebe die Rechnung an Inkasso (nur wenn bereits Mahnungen versendet wurden).
   • Folgeauftrag erstellen: Erstelle eine neue Rechnung basierend auf dieser – nützlich für regelmäßige Kunden.
   • Per E-Mail senden: Versende das Rechnungsdokument an den Kunden.
   • Storno: Storniere die Rechnung – weboffice erstellt automatisch eine Gutschrift, die die Rechnung buchhalterisch neutralisiert.

Aufbau der Seite

Die Seite zeigt zwei Bereiche:

Kopfbereich: Zwei Kästchen mit den Summen der ausstehenden Beträge (Netto und Brutto).

Rechnungstabelle: Zeigt folgende Informationen zu jeder Rechnung an:

• Nr.: Die Rechnungsnummer
• Auftragsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
• Kunde: Der Name des Kunden
• Σ Brutto: Der Gesamtbetrag der Rechnung
• Info/Status: Der aktuelle Status der Rechnung und eventuell Mahnungen, Folgeaufträge oder andere Hinweise
• Aktionsschaltflächen: Bearbeiten, Drucken, Aktionen

Weitere Spalten wie Straße, Ort, Telefon oder E-Mail lassen sich einblenden – klick dazu auf das Spaltensymbol am rechten Rand der Tabellenüberschrift.

Was danach passiert

Nachdem du eine Aktion ausgeführt hast (Zahlung eingetragen, Mahnung versendet, Rechnung storniert), wird die Liste automatisch aktualisiert. Die Summen der offenen Posten oben werden neu berechnet.

Weitere Aufgaben:

• Zahlung erfassen
• Mahnstufe erhöhen und Mahnung versenden
• Folgeauftrag erstellen
• Rechnung stornieren und Gutschrift erstellen
• Rechnung per E-Mail versenden

Tipps und Hinweise

• Wenn eine Rechnung das Zahlungsziel überschritten hat, siehst du das im Status-Bereich – dort werden überfällige Mahnungen angezeigt.
• Die Spalte "Status" zeigt dir auf einen Blick, ob eine Rechnung noch offen, teilweise bezahlt oder gemahnt ist.
• Du kannst die Tabelle nach jeder Spalte sortieren, um z. B. alle Rechnungen eines bestimmten Kunden oder die ältesten Rechnungen zuerst zu sehen.
• Wenn eine Rechnung als "Dubios" gekennzeichnet ist, kannst du nachträglich die Kennzeichnung wieder entfernen – die Rechnung wird dann wieder als offen geführt.