Du versendest eine Mahnung per E-Mail an deinen Kunden – mit oder ohne Anhänge wie das Mahnschreiben selbst. Die E-Mail wird als versendet markiert, damit du siehst, wann die Mahnung rausgegangen ist.
So kommst du hierher
- Öffne Aufträge in der linken Seitenleiste.
- Wähle die Registerkarte Offene Posten oder Rechnungen.
- Suche die Rechnung, zu der du mahnen möchtest.
- Öffne die Rechnung und starte von dort das Mahnwesen – die weiteren Schritte führen dich zu dieser Stelle.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht, Mahnungen zu versenden. Außerdem muss eine Mahnung bereits erfasst und bereit zum Versand sein.
So gehst du vor
Prüfe die E-Mail-Adresse des Kunden – sie wird vorausgefüllt. Ändere sie, falls nötig.
Überprüfe die Betreffzeile. Voreingestellt ist der Name der Mahnstaffel (z. B. „1. Mahnung"). Du kannst sie anpassen.
Lese oder bearbeite den E-Mail-Text. Der Standardtext ist vorgefertigt – passe ihn an deine Bedürfnisse an oder nutze den vordefinierten Text.
Wähle unter Anhänge, welche Dokumente mitversendet werden sollen:
- Das Mahnschreiben selbst ist standardmäßig ausgewählt
- Du kannst weitere Dateien hinzufügen oder entfernen
Klick Test senden, um die E-Mail zunächst an deine eigene Adresse zu schicken und zu prüfen, wie sie ankommt. Oder gehe direkt zu Schritt 6.
Klick Mahnung versenden, um die E-Mail an den Kunden zu senden.
Sobald du versendest, speichert weboffice das Versanddatum. Die Mahnung ist damit als versendet gekennzeichnet.
Aufbau des Fensters
Das Fenster zeigt die wichtigsten Felder zur E-Mail-Vorbereitung:
- E-Mail-Adresse: Die Kontaktadresse des Kunden wird automatisch gefüllt – du kannst sie überschreiben
- Betreffzeile: Der Name der Mahnstaffel wird standardmäßig eingesetzt, lässt sich aber ändern
- E-Mail-Text: Der vordefinierte Mahntext kann bearbeitet oder komplett ersetzt werden
- Anhänge: Zeigt alle verfügbaren Dokumente, die du mitversenden kannst; das Mahnschreiben ist aktiviert
Was danach passiert
Das Versanddatum wird in der Mahnhistorie eingetragen. Der Kunde erhält die E-Mail mit dem Mahnschreiben und ggf. weiteren Anhängen. Du kannst jederzeit zurück zum Mahnwesen gehen und, falls nötig, die nächste Mahnstaffel starten.
Tipps und Hinweise
- Test vor dem echten Versand: Nutze „Test senden", um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adresse und der Inhalt stimmen.
- Betreff und Text anpassen: Jede Mahnstaffel kann unterschiedliche Texte haben. Nutze das, um die Schärfe der Mahnung aufzubauen.
- Anhänge prüfen: Vergewissere dich, dass alle gewünschten Unterlagen angehängt sind – besonders das aktuelle Mahnschreiben.
- Versanddatum ist verbindlich: Sobald du „Mahnung versenden" klickst, ist das Versanddatum gespeichert und kann nicht mehr geändert werden.