Arbeitszeitmodell einrichten

Ein Arbeitszeitmodell legt fest, welche Regeln für die Zeiterfassung gelten: wie lange Mitarbeiter arbeiten dürfen, welche Mindestpausen sie haben und wie lange sie ihre Zeiten nachträglich noch ändern dürfen. Du kannst mehrere Modelle anlegen, wenn verschiedene Mitarbeitergruppen unterschiedliche Regeln brauchen – meist genügt aber ein Modell für alle.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Arbeitszeit-Einstellungen.
2. Klicke auf Arbeitszeitmodelle.
3. Um ein neues Modell anzulegen, klicke Hinzufügen. Um ein bestehendes zu bearbeiten, öffne es mit einem Doppelklick.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Grundangaben erfassen

1. Trage unter Bezeichnung einen Namen ein, unter dem du das Modell wiederfindest – zum Beispiel „Vollzeit" oder „Aushilfe". Das ist der Name, der später im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters steht.

2. Im Bereich Rahmen legst du die Grenzen fest:

   • Tage, die Mitarbeiter nachträglich ändern dürfen: Wie viele Tage in der Vergangenheit darf ein Mitarbeiter seine Zeiteinträge noch korrigieren? Trage eine Zahl ein (zum Beispiel 7 für eine Woche).
   • Tägliche Höchstarbeitszeit: Die maximale Arbeitszeit pro Tag. Mitarbeiter können nicht länger arbeiten als hier angegeben.
   • Wöchentliche Höchstarbeitszeit: Die maximale Arbeitszeit pro Woche.

Mindestpausen festlegen

3. Im Bereich Mindestpausen bestimmst du, welche Pausen Mitarbeiter einhalten müssen:

   • Klicke Hinzufügen, um eine Pausenregel hinzuzufügen.
   • Pausenlänge: Wie lange die Pause mindestens dauern muss (zum Beispiel 30 Minuten).
   • Pause nach (Arbeitsstunden): Nach wie vielen Arbeitsstunden diese Pause fällig wird (zum Beispiel nach 6 Stunden).
   • Speichern kannst du mehrere Regeln, zum Beispiel eine 15-Minuten-Pause nach 4 Stunden und eine 30-Minuten-Pause nach 6 Stunden.

4. Aktiviere Mindestpausen automatisch abziehen, wenn weboffice die Pausenzeiten automatisch von der Arbeitszeit abziehen soll. Andernfalls müssen Mitarbeiter die Pause manuell eintragen.

Zusätzliche Einstellungen (optional)

5. Klicke auf Für Fortgeschrittene, um weitere Optionen zu sehen:

   Automatisch ein- und ausstempeln:

   • Automatisches Einstempeln bei Anmeldung: Der Mitarbeiter wird automatisch eingestempelt, wenn er sich anmeldet.
   • Beschränken auf Arbeitszeit: Das Einstempeln funktioniert nur zu den Zeiten, die beim Mitarbeiter als Arbeitszeit festgelegt sind.
   • Nur am Desktop einstempeln: Das automatische Einstempeln funktioniert nur auf dem Desktop, nicht auf mobilen Geräten.
   • Automatisch Ausstempeln bei Kassenabschluss: Wenn das CashPoint-Modul aktiv ist, wird der Mitarbeiter automatisch ausgestempelt, wenn die Kasse abgeschlossen wird.
   • Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion: Der Mitarbeiter wird nachts automatisch ausgestempelt. weboffice nutzt dafür den Zeitpunkt seiner letzten Aktion im System.
   • Buchungen über Mitternacht erlauben: Der Mitarbeiter kann eine Schicht von 18:00 bis 02:00 Uhr eintragen, die über Mitternacht läuft. Ohne diese Option muss die Endzeit nach der Startzeit liegen.

   Standortprüfung:

   • Aktiviere Standort prüfen (Geolocation), wenn Mitarbeiter nur an bestimmten Orten ein- und ausstempeln dürfen.
   • Klicke Standort hinzufügen, um einen Ort einzutragen:
     • Bezeichnung: Ein erkennbarer Name für den Standort.
     • Adresse: Suche die Adresse über Google Maps und wähle einen Vorschlag aus.
     • Radius (m): Wie viele Meter der Mitarbeiter vom Standort entfernt sein darf, um ein- oder auszustempeln zu können.

   Einstempeln/Ausstempeln beschränken:

   • Wähle, ob die Ein- und Ausstempelzeiten unbegrenzt, an feste Uhrzeiten oder an die Öffnungszeiten des Standortes gebunden sind.
   • Wenn du Manual wählst:
     • Aktiviere Einstempeln beschränken und gebe einen Frühesten Beginn an (zum Beispiel 07:00 Uhr).
     • Aktiviere Ausstempeln beschränken und gebe eine Spätestens Ende an (zum Beispiel 20:00 Uhr).
   • Wenn du Öffnungszeiten des Standortes wählst, kannst du festlegen, ob die Beschränkung gilt.

   Geteilte Pausen:

   • Kürzester Pausenblock, der zählt: Wie lange eine Pause mindestens sein muss, damit sie als Pause zählt. Kürzere Unterbrechungen werden ignoriert.

Mitarbeiter zuweisen

6. Im Bereich Mitarbeiter (nur beim Bearbeiten eines bestehenden Modells) siehst du alle Mitarbeiter. Aktiviere den Schalter neben einem Mitarbeiter, um ihn diesem Arbeitszeitmodell zuzuweisen – ab sofort gelten für ihn die Regeln dieses Modells.

Speichern

7. Klicke Speichern, um das Modell zu sichern.

Aufbau des Fensters

Definition:

• Bezeichnung: Der Name des Modells, wie er später im Arbeitsvertrag und in den Einstellungen des Mitarbeiters angezeigt wird.

Rahmen:

• Bestimmt die Grenzen für alle Mitarbeiter, denen das Modell zugewiesen ist.
• Die tatsächlichen Sollstunden pro Wochentag stehen beim Mitarbeiter unter „Arbeitszeiten" und werden nicht hier, sondern dort gepflegt.

Mindestpausen:

• Eine Pausenregel besteht aus einer Pausenlänge und dem Zeitpunkt, nach dem sie fällig wird (zum Beispiel: 30 Minuten nach 6 Stunden Arbeit).
• Mehrere Regeln sind möglich – sie greifen alle.
• Der Schalter Mindestpausen automatisch abziehen steuert, ob weboffice die Pausenzeiten von der erfassten Arbeitszeit abzieht oder der Mitarbeiter sie selbst eintragen muss.

Für Fortgeschrittene:

• Diese Einstellungen sind optional und richten sich an Betriebe mit besonderen Anforderungen.
• Die Standortprüfung nutzt GPS zur Kontrolle, ob Mitarbeiter am richtigen Ort sind.
• Automatische Ein- und Ausstempel-Funktionen ersparen dem Mitarbeiter manuelle Klicks, wenn immer die gleichen Zeiten gelten.

Mitarbeiter (nur beim Bearbeiten):

• Die Tabelle zeigt alle verfügbaren Mitarbeiter, ihre Bilder zur schnellen Erkennung und das Modell, das ihnen aktuell zugewiesen ist.
• Der Schalter in der Spalte Zugewiesen ist gesperrt, wenn der Mitarbeiter bereits diesem Modell angehört – die Zuweisung lässt sich dann nicht rückgängig machen, indem man den Schalter ausschaltet. Um einen Mitarbeiter auf ein anderes Modell zu wechseln, öffnest du das Zielmodell und weist ihn dort zu.

Was danach passiert

Das Arbeitszeitmodell ist gespeichert und steht allen Arbeitsverträgen zur Verfügung. Mitarbeiter, die du dem Modell zugewiesen hast, arbeiten ab sofort nach den hier festgelegten Regeln. Die Sollstunden pro Wochentag stellst du anschließend beim Mitarbeiter unter „Arbeitszeiten" ein.

Du kannst das Modell jederzeit wieder bearbeiten – Änderungen gelten für alle zugewiesenen Mitarbeiter. Ein bestehendes Modell kann nur gelöscht werden, wenn kein Mitarbeiter mehr darin arbeitet.

Neben Arbeitszeitmodellen brauchst du auch Buchungsarten, damit Mitarbeiter verschiedene Zeiteinträge unterscheiden können – zum Beispiel Arbeitszeit, Urlaub oder Homeoffice.

Tipps und Hinweise

• Ein Modell reicht meist aus. Lege nur mehrere an, wenn Gruppen sehr unterschiedliche Regeln brauchen (zum Beispiel andere Mindestpausen oder Höchstarbeitszeiten).

• Nachträgliche Änderungen: Wenn du die Anzahl bearbeitbarer Tage reduzierst, können ältere Einträge nicht mehr geändert werden – Einträge, die schon älter sind, bleiben aber.

• Geolocation braucht aktive Erlaubnis: Mitarbeiter müssen dem Browser erlauben, ihren Standort zu übermitteln, damit die Standortprüfung funktioniert.

• Automatische Ausstempel-Optionen: Wenn du sowohl „Ausstempel bei Kassenabschluss" als auch „Ausstempel nach letzter Aktion" aktivierst, greift die Kassenabschluss-Logik zuerst.

• Geteilte Pausen: Ein Mitarbeiter, der den ganzen Tag immer mal 5 Minuten Pause macht, würde eine Mindestpause nicht erfüllen. Mit „Kürzester Pausenblock, der zählt" (zum Beispiel 15 Minuten) rechnest du nur echte Pausen an.