Rechnung per E-Mail versenden
In diesem Fenster kannst du Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und andere Belege per E-Mail an deine Kunden versenden. Das System erstellt automatisch eine professionelle E-Mail mit dem Beleg als PDF-Anhang.
Voraussetzungen
- Du hast einen Beleg ausgewählt, den du versenden möchtest
- Eine E-Mail-Adresse des Kunden ist hinterlegt oder wird manuell eingegeben
- Dein E-Mail-System ist korrekt konfiguriert
Aufbau des Fensters
E-Mail-Adresse
Hier wird die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden angezeigt. Du kannst diese bei Bedarf ändern oder eine neue eingeben, falls noch keine gespeichert ist.
Betreff
Der Betreff wird automatisch basierend auf dem Belegtyp generiert (z.B. "Ihre Rechnung" oder "Ihr Angebot"). Du kannst den Betreff nach Bedarf anpassen.
E-Mail-Text
Ein vorgefertigter, professioneller E-Mail-Text wird angezeigt. Dieser Text ist freundlich formuliert und erklärt dem Kunden, was sich im Anhang befindet. Du kannst den Text vollständig anpassen.
Optionen
- E-Mail-Adresse speichern: Wenn aktiviert, wird die eingegebene E-Mail-Adresse beim Kunden gespeichert
- Dokumentgröße: Die PDF-Größe ist auf A4 festgelegt und kann nicht geändert werden
So versendest du eine E-Mail
- E-Mail-Adresse prüfen: Kontrolliere, ob die richtige E-Mail-Adresse eingetragen ist
- Betreff anpassen: Passe den Betreff bei Bedarf an
- Text personalisieren: Ändere den E-Mail-Text nach deinen Wünschen
- Test-E-Mail senden: Nutze die Schaltfläche "Test-E-Mail an mich", um die E-Mail vorab zu prüfen
- E-Mail versenden: Klicke auf "E-Mail versenden", um die E-Mail an den Kunden zu senden
- Bestätigung: Bestätige den Versand in der Sicherheitsabfrage
Test-E-Mail Funktion
Mit der Schaltfläche "Test-E-Mail an mich" kannst du:
- Die E-Mail vorab an deine eigene Adresse senden
- Das Layout und den Inhalt prüfen
- Sicherstellen, dass das PDF korrekt erstellt wird
- Tippfehler vor dem Kundenversand entdecken
E-Mail-Adresse speichern
Wenn du eine neue oder geänderte E-Mail-Adresse eingibst, fragt das System:
- Neue Adresse: Ob die E-Mail-Adresse beim Kunden gespeichert werden soll
- Geänderte Adresse: Ob die Änderung dauerhaft übernommen werden soll
- Einmalig verwenden: Du kannst die Adresse auch nur für diesen Versand nutzen
Tipps und Hinweise
- Das PDF wird automatisch in optimaler Qualität erstellt
- Der E-Mail-Text kann für jeden Versand individuell angepasst werden
- Nutze die Test-Funktion, um peinliche Fehler zu vermeiden
- Die E-Mail wird professionell mit deinem Firmen-Layout versendet
- Gespeicherte E-Mail-Adressen stehen bei zukünftigen Sendungen zur Verfügung