Rechnung per E-Mail versenden
Du versendest eine Rechnung an deinen Kunden per E-Mail. Das Fenster bereitet die E-Mail vor, hängt die Rechnung als PDF-Datei an und lässt dich noch Anpassungen vornehmen, bevor sie versendet wird.
Voraussetzungen
Der Kunde muss in weboffice angelegt sein. Die Rechnung muss bereits erstellt sein.
So gehst du vor
Öffne die Rechnung, die du versenden möchtest.
Wähle die Aktion zum Versenden per E-Mail (die genaue Beschriftung siehst du in deinem Fenster).
Das Eingabefenster öffnet sich. weboffice lädt automatisch die E-Mail-Adresse und bekannte Kontaktpersonen des Kunden.
An: Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein oder wähle eine aus der Liste der bekannten Kontaktpersonen. Du kannst auch eine neue Adresse eintragen.
Betreff: Überprüfe die Betreffzeile. Sie wird automatisch mit dem Rechnungskopf und der Rechnungsnummer vorausgefüllt. Du kannst sie ändern, wenn du möchtest.
Nachricht: Die Nachricht ist mit einem Standardtext vorausgefüllt. Du kannst ihn anpassen oder ergänzen.
Anlage: weboffice hängt die Rechnung als PDF automatisch an.
Überprüfe deine Eingaben und wähle dann die Schaltfläche zum Absenden.
weboffice erstellt die PDF-Datei der Rechnung neu, versendet die E-Mail und speichert, dass die Rechnung versendet wurde.
Aufbau des Fensters
Das Fenster hat folgende Bereiche:
- Empfänger: Feld für die E-Mail-Adresse des Empfängers, Auswahlfeld für gespeicherte Kontaktpersonen
- Betreff: Einzeiliges Textfeld mit der automatisch erzeugten Betreffzeile
- Nachricht: Mehrzeiliges Textfeld mit dem Standardtext, den du ändern kannst
- Anhänge: Die Rechnung wird automatisch als PDF angehängt und angezeigt
- Neue Kontaktperson speichern: Wenn du eine E-Mail-Adresse eingibst, die nicht in der Kundenkartei bekannt ist, kannst du sie als neue Kontaktperson speichern
Was danach passiert
Die E-Mail wird sofort versendet. weboffice generiert die aktuelle PDF-Datei der Rechnung und fügt sie bei. In der Rechnung selbst wird gespeichert, dass und wann sie versendet wurde.
Möchtest du die Rechnung drucken statt zu versenden, nutze stattdessen Rechnung schreiben.
Tipps und Hinweise
- Überprüfe immer die E-Mail-Adresse, bevor du versendest. Eine falsche Adresse führt zu einem Fehler.
- Wenn du regelmäßig an dieselbe Kontaktperson schreibst, speichere ihre E-Mail-Adresse als Kontaktperson. weboffice wird sie danach automatisch vorschlagen.
- Die Rechnung wird immer in der aktuellen Fassung als PDF erzeugt und versendet – mit allen Änderungen, die du seit der letzten Änderung gemacht hast.