Standorteinstellungen für Kalender, Zahlungen und Öffnungszeiten

Hier konfigurierst du, wie dein Standort in weboffice aussieht und funktioniert. Du legst fest, wie der Kalender arbeitet, welche Mitarbeiter dort sichtbar sind, wann dein Betrieb öffnet, und wie Zahlungen über Stripe laufen. Du kannst auch das Erscheinungsbild deiner öffentlichen Seiten wie Terminbuchung oder Shop gestalten.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste System > Standorte
2. Klicke auf einen Standort, um ihn zu bearbeiten
3. Du siehst nun mehrere Registerkarten mit verschiedenen Einstellungen

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du brauchst nur Zugriff auf die Standortverwaltung.

So gehst du vor

Kalender einstellen

1. Suche die Registerkarte Kalender auf der Standort-Bearbeitungsseite
2. Stelle unter Dauer eines Buchungsslots ein, wie lang ein Termin mindestens sein darf. Zur Wahl stehen 15, 30 oder 60 Minuten – das ist die kleinste Zeiteinheit, die ein Kunde buchen kann
3. Unter Zeitfenster Start (0-24 Uhr) legst du fest, wann der Kalender morgens öffnet. Wählst du Standard, nutzt weboffice die Voreinstellung. Mit den Pfeilen stellst du jede halbe Stunde ein
4. Unter Zeitfenster Ende (0-24 Uhr) stellst du fest, wann der Kalender abends endet
5. Beachte: Die Endzeit muss später liegen als die Startzeit
6. Falls Kunden im Onlinebuchungsportal Leistungen frei zusammenstellen sollen, schalte Leistungen im Kalender frei zusammenstellen ein. Ohne diese Einstellung werden Pflichtgruppen bei der Terminbuchung immer abgefragt
7. In der Tabelle Mitarbeiter-Einstellungen siehst du alle Mitarbeiter des Standorts:
   • Schalte bei jedem Mitarbeiter ein oder aus, ob er im Kalender angezeigt wird
   • In der Spalte Sortierung gibst du eine Zahl ein – dein Team wird in dieser Reihenfolge oben in der Liste gezeigt (aufsteigend von oben nach unten)

Öffnungszeiten anlegen

1. Scrolle zur Gruppe Öffnungszeiten
2. Du siehst eine Liste mit den Wochentagen. Jeder Tag ist zusammengeklappt
3. Klicke auf einen Wochentag oder doppelklicke darauf, um ihn aufzuklappen und eine Öffnungszeit hinzuzufügen
4. Klicke die Schaltfläche Hinzufügen neben dem Tag
5. Es öffnet sich ein Fenster. Gib hier ein:
   • Von: die Öffnungszeit (z. B. 09:00)
   • Bis: die Schließungszeit (z. B. 18:00)
   • Rhythmus: ob diese Zeit wöchentlich wiederkehrt, jede andere Woche oder nach einem anderen Muster – für normale Betriebe reicht "Wöchentlich"
6. Klicke Speichern
7. Du kannst mehrere Zeitfenster pro Tag anlegen – etwa Vormittag (09:00–12:00) und Nachmittag (14:00–18:00). Doppelklick auf einen Eintrag, um ihn zu bearbeiten
8. Um einen ganzen Tag zu leeren, klicke auf den Tag und dann auf Tag löschen. Um nur eine Öffnungszeit zu löschen, klicke auf diese Zeile und dann auf Tag löschen

Mahnstufen einrichten

Mahnstufen brauchst du für das Mahnwesen – wenn Kunden ihre Rechnung nicht zahlen. Du kannst mehrere Stufen anlegen (z. B. "1. Mahnung", "2. Mahnung") und für jede Stufe Gebühren und Zinsen festlegen.

1. Scrolle zur Gruppe Mahnstufen
2. Klicke Hinzufügen
3. Im Fenster Mahnstufe bearbeiten trägst du ein:
   • Bezeichnung: ein sprechender Name wie "1. Mahnung" (wird automatisch mit "1. Mahnung" vorausgefüllt)
   • Mahngebühren: der Betrag, den du zusätzlich berechnen möchtest – wird in der Währung deines Betriebs eingegeben
   • Verzugszinsen (%): der prozentuale Zinssatz auf den offenen Betrag
   • Zahlbar bis (Tage nach Mahnung): wie viele Tage der Kunde nach der Mahnung noch zahlen kann
4. Klicke Speichern
5. Um eine Mahnstufe zu bearbeiten, doppelklicke sie in der Liste oder klicke den Stift neben ihr
6. Um eine Mahnstufe zu löschen, klicke das Papierkorb-Symbol und bestätige die Sicherheitsabfrage

Zahlungen mit Stripe einrichten (webofficePay)

Wenn du Kartenzahlungen anbieten möchtest, brauchst du ein webofficePay-Konto (Stripe-Integration).

1. Scrolle zur Gruppe webofficePay
2. Wenn webofficePay noch nicht eingerichtet ist, siehst du eine Meldung "webofficePay ist nicht eingerichtet"
3. Klicke webofficePay einrichten
4. Ein Fenster öffnet sich. Je nach Status zeigt es dir verschiedene Informationen:
   • Ist eingerichtet: Die Zahlungen sind aktiv, dein Konto ist bereit. Du siehst eine Übersicht mit Kontostand, letzten Zahlungen und Dokumenten – diese verwaltest du direkt in Stripe
   • Prüfung läuft: Deine Angaben liegen bei Stripe, und es wird geprüft (dauert meist Minuten bis einen Werktag). Klicke Erneut prüfen, um den Status zu aktualisieren
   • Nicht freigegeben: Stripe hat Fragen oder benötigt weitere Infos. Prüfe die Hinweise in deinem Stripe-Konto
   • Es fehlt noch eine Angabe: Klicke Bei Stripe fortsetzen und folge den Schritten bei Stripe – danach landest du automatisch wieder hier

Öffentliche Seiten gestalten (Erscheinungsbild)

Du kannst das Aussehen deiner öffentlichen Seiten anpassen – wie deine Terminbuchungsseite oder dein Gutschein-Shop für Kunden aussieht.

1. Scrolle zur Gruppe Erscheinungsbild (Öffentliche Seiten)
2. Links stellst du die Einstellungen ein, rechts siehst du eine Live-Vorschau:
   • Primäre Farbe: Wähle die Hauptfarbe, die auf deinen öffentlichen Seiten genutzt wird. Klicke auf das Farbfeld
   • Schriftart: Wähle eine Schrift aus der Liste – "System-Standard" nutzt die Standardschrift deines Browsers
   • Ecken: Entscheide, ob Ecken abgerundet (Abgerundet), leicht abgerundet (Leicht abgerundet) oder kantig (Kantig) sein sollen
   • Eigenes CSS (optional): Wenn du CSS-Kenntnisse hast, kannst du hier eigene Stilregeln einfügen
3. Logo: Klicke auf das Feld "Kein Logo hinterlegt" und wähle ein Bild. Das Logo erscheint in deinen öffentlichen Seiten. Du kannst das Bild zuschneiden, indem du es verschiebst und skalierst
4. Foto vom Betrieb: Lade ein Bild deines Salons, Restaurants oder Geschäfts hoch. Es erscheint oben in deinen öffentlichen Seiten
5. In der Gruppe Live-Vorschau siehst du das Ergebnis:
   • Wenn du keine öffentliche Seite aktiv hast, steht dort eine Meldung – in dem Fall musst du erst Terminbuchung, Tischreservierung oder einen anderen Service aktivieren
   • Wähle unter Seite aus, welche öffentliche Seite du vorschauen möchtest (z. B. Terminbuchung, Tischreservierung, Gutschein-Shop)
   • Klicke Desktop oder Mobil, um zwischen den Ansichten zu wechseln
   • Klicke Neu laden, um die Vorschau zu aktualisieren, falls Änderungen nicht sofort sichtbar sind
   • Klicke In neuem Tab öffnen, um die echte Seite vollständig zu sehen

Aufbau der Standort-Einstellungen

Kalender: Hier stellst du ein, wie lange ein Termin mindestens dauert, wann der Kalender öffnet und schließt, und welche Mitarbeiter sichtbar sind. Alle Angaben beeinflussen, was Kunden online buchen können.

Öffnungszeiten: Eine Liste mit den Wochentagen. Für jeden Tag kannst du mehrere Zeitfenster anlegen (z. B. Vormittag und Nachmittag). Diese Zeiten sind für Berichte und Verwaltung wichtig, steuern aber nicht direkt die Kalender-Verfügbarkeit.

Mahnstufen: Eine Tabelle mit den Mahnstufen des Standorts. Jede Stufe hat eine Nummer (automatisch), eine Bezeichnung, Gebühren, Zinsen und eine Zahlungsfrist. Diese werden automatisch angewendet, wenn eine Rechnung überfällig wird.

webofficePay: Hier verwaltest du dein Stripe-Konto für Kartenzahlungen. Die Übersicht zeigt Kontostand, Zahlungsverlauf und Dokumente.

Erscheinungsbild: Mit Farben, Schriften, Logo und Foto gestaltest du, wie deine öffentlichen Seiten aussehen. Die Live-Vorschau zeigt dir das Ergebnis in Echtzeit.

Was danach passiert

Alle Einstellungen werden automatisch gespeichert, wenn du sie änderst. Die Kalender-Einstellungen gelten sofort – deine Kunden sehen sie beim nächsten Besuch der Buchungsseite. Öffnungszeiten und Mahnstufen nutzt weboffice intern für Berichte und automatische Prozesse. Stripe-Einstellungen werden bei Stripe selbst verwaltet – nutze dazu dein Stripe-Dashboard für weitere Details wie Gebühren oder Auszahlungen.

Tipps und Hinweise

• Zeitfenster Start muss kleiner als Ende sein: Wenn du Zeiten einstellst, achte darauf, dass die Öffnungszeit vor der Schließungszeit liegt – weboffice wird dich sonst warnen
• Mahnstufen-Nummern ändern sich automatisch: Wenn du eine Mahnstufe in der Mitte löschst, werden die Nummern dahinter automatisch hochgezählt
• Mitarbeiter-Sortierung: Nutze die Sortierungsnummern, um die Reihenfolge in deinem Kalender zu steuern. Niedrigere Nummern erscheinen oben
• Live-Vorschau funktioniert nur mit aktiven Seiten: Wenn du Terminbuchung nicht aktiviert hast, kannst du sie in der Vorschau nicht sehen – aktiviere sie erst in den Einstellungen