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Arbeitsverträge und Mitarbeiter-Aktionen verwalten

Hier legst du Arbeitsverträge für einen Mitarbeiter an, verwaltest die dazugehörigen Vertragsperioden mit Arbeitszeitmodellen und Personalkosten, und führst administrative Aktionen durch – etwa den Zugang sperren, das Kennwort ändern oder die PIN für die schnelle Anmeldung festlegen.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wechsle zu Stammdaten > Mitarbeiter
Suche den Mitarbeiter in der Liste und klicke seinen Namen
Das Bearbeitungsfenster öffnet sich – wechsle zur Registerkarte mit den Arbeitsverträgen oder zu Aktionen

Voraussetzungen

Der Mitarbeiter muss bereits angelegt sein. Für die Verwaltung der Personalkosten benötigst du das Recht zur Einsicht in Personalkosten.

So gehst du vor

Arbeitsverträge verwalten

Wechsle zur Registerkarte „Arbeitsverträge", falls nicht bereits aktiv.
Startdatum und Austrittsdatum anpassen: Klicke in einem bestehenden Arbeitsvertrag auf das Feld Startdatum oder Austrittsdatum und trage das Datum ein. Das Startdatum ist Pflicht; das Austrittsdatum ist optional – es markiert, wann der Vertrag endet. Es kann immer nur ein Arbeitsvertrag ohne Austrittsdatum aktiv sein.
Vertragsperioden verwalten – das sind fortlaufende Abschnitte mit eigenem Arbeitszeitmodell und eigenen Personalkosten:
- Die erste Periode ist bereits beim Anlegen eines Vertrags vorhanden.
- Arbeitszeitmodell wählen: Klicke auf das Auswahlfeld Arbeitszeitmodell und wähle ein Modell aus der Liste oder Kein Modell, wenn kein Modell zutrifft.
- Gültig ab eintragen: Trage im Feld Gültig ab das Datum ein, ab dem diese Periode gilt. Das erste Datum einer Periode kann nicht vor dem Startdatum des Arbeitsvertrags liegen; jede weitere Periode muss mindestens einen Tag nach der vorherigen beginnen.
- Personalkosten eintragen (falls sichtbar): Im Feld Personalkosten p.a. trägst du die jährlichen Gesamtkosten ein – Gehalt, Dienstgeberanteil und 13./14. Gehalt inklusive. Eine Gehaltsanpassung wirkt erst ab dem Datum ihrer Periode.
Neue Vertragsperiode hinzufügen: Klicke die Schaltfläche Vertragsperiode hinzufügen. Die neue Periode beginnt automatisch am Tag nach der letzten bestehenden Periode.
Vertragsperiode löschen: Klicke die rote Schaltfläche mit dem Mülltonnen-Symbol neben der Periode. Die erste Periode eines Arbeitsvertrags kann nicht gelöscht werden.
Arbeitszeiten neu berechnen (nur bei gespeicherten Verträgen): Klicke Arbeitszeiten neu berechnen. Die Sollzeiten aller vorhandenen Zeitbuchungstage werden anhand des aktuellen Arbeitszeitmodells neu berechnet, und der Saldo wird neu ermittelt. Das ist sinnvoll nach einer Änderung des Arbeitszeitmodells – gelöschte Buchungen werden nicht wiederhergestellt. Bestätige die Sicherheitsabfrage.
Arbeitsvertrag löschen: Klicke Arbeitsvertrag löschen (falls die Schaltfläche aktiv ist). Manche Verträge können aufgrund von Geschäftsregeln nicht gelöscht werden.
Neuen Arbeitsvertrag hinzufügen: Klicke Neuen Arbeitsvertrag hinzufügen. Der neue Vertrag startet heute – du musst danach speichern, bevor du weitere Änderungen vornehmen kannst.

Mitarbeiter-Aktionen durchführen

Wechsle zur Registerkarte „Aktionen".
Wähle eine der angebotenen Aktionen:
- Sperren / Entsperren: Blockiere den Zugang des Mitarbeiters oder gib ihn wieder frei. Bei Sperrung wird der Mitarbeiter auf der nächsten Anmeldung ausgeloggt. Die Sperre kannst du nur für andere Mitarbeiter setzen, nicht für dich selbst. Bestätige die Sicherheitsabfrage.
- Mitarbeiterausweis drucken: Ein Ausweis wird zum Druck vorbereitet. Du kannst entscheiden, ob er sofort gedruckt oder nur zur Vorschau bereitgestellt wird.
- Neues Kennwort vergeben: Ein Eingabefenster öffnet sich. Gib das neue Kennwort ein und speichere es. Der Mitarbeiter muss sich dann mit dem neuen Kennwort anmelden.
- PIN festlegen (nur wenn die Anmeldeart die PIN zulässt): Ein Eingabefenster öffnet sich. Trage eine Zahlenkombination ein, die für diesen Mitarbeiter eindeutig ist. Die PIN wird beispielsweise an Terminals zur Zeiterfassung verwendet. Klicke Speichern, um die PIN zu sichern.
- PIN löschen (nur wenn eine PIN bereits gesetzt ist): Bestätige die Sicherheitsabfrage. Die PIN wird gelöscht; der Mitarbeiter kann sich dann per PIN nicht mehr anmelden.
Nach jeder Aktion erhältst du eine Erfolgsmeldung. Der Mitarbeiterdatensatz wird automatisch aktualisiert.

Aufbau der Seite

Arbeitsverträge-Bereich: Jeder Arbeitsvertrag wird in einer Karte angezeigt mit:

Kopfzeile: Startdatum und (falls vorhanden) Austrittsdatum des Vertrags
Startdatum und Austrittsdatum: Zwei Datumsfelder zum Ändern der Vertragsgrenzen
Vertragsperioden-Liste: Für jede Periode ein Block mit Arbeitszeitmodell, Gültig-ab-Datum und Personalkosten
Schaltflächen: Arbeitszeiten neu berechnen, Arbeitsvertrag löschen
Neue Vertragsperiode hinzufügen: Schaltfläche unterhalb der Periodenliste

Aktionen-Bereich: Kartenlayout mit anklickbaren Aktionskarten statt klassischer Formulare – jede Aktion wird in ihrer eigenen Karte dargestellt.

Was danach passiert

Deine Einträge werden sofort nach dem Speichern übernommen. Arbeitsverträge und Vertragsperioden sind damit für die Zeiterfassung und für Gehaltsberechnungen verfügbar.

Nach dem Drucken eines Mitarbeiterausweises wird dieser Druck in die Warteschlange eingefügt – je nach Konfiguration erfolgt ein sofortiger Druck oder eine Vorschau.

Kennwort- und PIN-Änderungen werden unmittelbar wirksam. Der Mitarbeiter kann sich dann mit den neuen Daten anmelden.

Weitere Informationen zur Verwaltung aller Mitarbeiterdaten findest du unter Mitarbeiterstammdaten verwalten.

Tipps und Hinweise

Nur ein aktiver Vertrag gleichzeitig: Wenn bereits ein Arbeitsvertrag ohne Austrittsdatum existiert, musst du dem alten Vertrag zuerst ein Austrittsdatum geben, bevor du einen neuen hinzufügen kannst.
Vertragsperioden sind aufeinanderfolgend: Die Gültig-ab-Daten müssen streng chronologisch steigen. Das System erlaubt Lücken nicht – jeder neue Tag wird einer Periode zugeordnet.
Personalkosten sichtbar?: Das Feld Personalkosten p.a. ist nur sichtbar, wenn du die erforderliche Berechtigung hast. Ohne diese Berechtigung siehst du es nicht.
Arbeitszeitmodell ändern: Nach einer Änderung des Arbeitszeitmodells solltest du Arbeitszeiten neu berechnen ausführen – so passen sich die Sollzeiten aller Zeitbuchungstage an. Das funktioniert aber nur bei Verträgen, die bereits gespeichert sind.
PIN-Eindeutigkeit: Das System prüft, ob die PIN bereits einem anderen Mitarbeiter zugewiesen ist. Wähle eine andere Kombination, falls das passiert.
Kennwort vergessen?: Wenn ein Mitarbeiter sein Kennwort vergessen hat, kannst du ihm hier ein neues vergeben – er kann dann damit wieder anmelden.