Arbeitsverträge und Mitarbeiter-Aktionen verwalten

Hier pflegst du Arbeitsverträge für Mitarbeiter – mit Start- und Austrittsdatum sowie den dazugehörigen Arbeitszeitmodellen und Personalkosten pro Periode. Gleichzeitig führst du Aktionen durch wie das Sperren des Zugangs, das Vergeben eines neuen Kennworts oder das Drucken eines Mitarbeiterausweises.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Mitarbeiter.
2. Klicke auf den Mitarbeiter, für den du Arbeitsverträge pflegen möchtest.
3. Öffne die Registerkarte Arbeitsverträge.

Gleichzeitig erreichst du die Aktionen über die Registerkarte Aktionen im gleichen Bearbeitungsfenster.

Voraussetzungen

Du hast Zugriff auf die Mitarbeiterverwaltung. Die Personalkosten kannst du nur bearbeiten, wenn dir das Recht dafür eingeräumt wurde.

Aufbau der Arbeitsverträge

Die Seite zeigt alle Arbeitsverträge des Mitarbeiters. Jeder Vertrag wird als Karte mit seinem Zeitraum als Überschrift angezeigt – etwa "Anstellung vom 01.01.2024 bis 31.12.2024" oder einfach "Anstellung vom 01.01.2024", wenn der Mitarbeiter noch aktiv ist.

In jeder Vertrags-Karte sind folgende Bereiche:

• Startdatum und Austrittsdatum: Das Beginndatum der Anstellung und – falls vorhanden – das Enddatum.
• Vertragsperioden: Abschnitte innerhalb eines Vertrags, jede mit eigenem Arbeitszeitmodell und Personalkosten. Das ist nötig, wenn sich zum Beispiel die Arbeitszeit oder der Gehalt ändert, ohne den Vertrag zu beenden.

Jede Vertragsperiode zeigt:

• Das Arbeitszeitmodell (z.B. Vollzeit, Teilzeit)
• Das Datum Gültig ab
• Die Personalkosten p.a. (Jahreskosten inklusive Dienstgeberanteil, 13./14. Gehalt)

Am Ende jeder Vertrags-Karte stehen Schaltflächen zum Neu berechnen oder Löschen des Vertrags.

So gehst du vor

Arbeitsvertrag anlegen

1. Scrolle auf der Seite nach unten. Du siehst die Schaltfläche Neuen Arbeitsvertrag hinzufügen.
2. Klicke darauf. Der neue Vertrag wird mit dem heutigen Datum als Startdatum eingefügt.
3. Passe das Startdatum an, falls nötig.
4. Das Austrittsdatum bleibt zunächst leer – der Mitarbeiter hat einen aktiven Vertrag. Du kannst es später setzen, wenn die Anstellung endet.
5. Speichere die Änderungen oben im Fenster. Erst dann können weitere Funktionen genutzt werden.

Vertragsperiode hinzufügen

Wenn sich während eines Vertrags beispielsweise die Arbeitszeit ändert, legst du eine neue Vertragsperiode an:

1. Öffne den betreffenden Arbeitsvertrag.
2. Klicke auf Vertragsperiode hinzufügen.
3. Wähle das Arbeitszeitmodell aus der Liste.
4. Gib das Datum ein, ab wann diese Periode gilt. Das System sperrt Daten, die außerhalb des Vertrags oder vor der nächsten Periode liegen.
5. Gib die Personalkosten p.a. ein, falls du das Recht dafür hast.
6. Speichere die Änderungen.

Vertragsperiode löschen

Du kannst jede Vertragsperiode außer der ersten löschen:

1. Öffne den Arbeitsvertrag.
2. Klicke neben der Vertragsperiode auf die Schaltfläche Löschen (Mülleimer-Symbol).
3. Die Periode wird sofort entfernt.

Arbeitszeiten neu berechnen

Nach einer Änderung des Arbeitszeitmodells kannst du die Sollzeiten aller Zeitbuchungstage automatisch neu berechnen lassen:

1. Öffne den Arbeitsvertrag, dessen Zeiten neu berechnet werden sollen.
2. Der Vertrag muss bereits gespeichert sein. Falls du gerade noch Änderungen vorgenommen hast, speichere zuerst.
3. Klicke auf Arbeitszeiten neu berechnen.
4. Das System fragt nach Bestätigung. Es erklärt dir dabei, dass fehlende Arbeitstage der letzten 60 Tage ergänzt werden, aber gelöschte Buchungen nicht wiederhergestellt werden.
5. Bestätige mit Ja. Das System berechnet die Sollzeiten und den Saldo neu.

Arbeitsvertrag löschen

Falls ein Vertrag gelöscht werden kann (was vom System geprüft wird):

1. Öffne den Arbeitsvertrag.
2. Klicke auf Arbeitsvertrag löschen.
3. Der Vertrag wird sofort gelöscht – das kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mitarbeiter sperren oder entsperren

Wechsle auf die Registerkarte Aktionen im Mitarbeiter-Bearbeitungsfenster.

• Ist der Mitarbeiter aktiv, klickst du auf die Karte Sperren, um seinen Zugang zu blockieren. Du wirst um Bestätigung gebeten.
• Ist der Mitarbeiter bereits gesperrt, klickst du auf die Karte Entsperren, um ihn wieder freizugeben.

Hinweis: Du kannst deinen eigenen Zugang nicht sperren.

Mitarbeiterausweis drucken

Auf der Registerkarte Aktionen:

1. Klicke auf die Karte Mitarbeiterausweis drucken.
2. Das System bereitet den Ausweis vor und öffnet ein Druckfenster.
3. Entscheide, ob du den Ausweis direkt drucken oder speichern möchtest.

Neues Kennwort vergeben

Auf der Registerkarte Aktionen:

1. Klicke auf die Karte Neues Kennwort vergeben.
2. Ein Fenster öffnet sich, in dem du ein neues Kennwort eingeben kannst.
3. Speichere das neue Kennwort. Der Mitarbeiter kann sich ab sofort damit anmelden.

PIN festlegen

Falls der Mitarbeiter sich auch per PIN anmelden kann (abhängig von der Anmeldeart in deinen Systemeinstellungen), klickst du auf der Registerkarte Aktionen auf die Karte PIN festlegen:

1. Ein Fenster öffnet sich mit einem Eingafeld für die PIN.
2. Gib eine eindeutige Nummer ein – das System prüft automatisch, ob diese PIN bereits vergeben ist.
3. Speichere die PIN. Sie wird ab sofort für den Mitarbeiter aktiv.

PIN löschen

Falls der Mitarbeiter bereits eine PIN hat, siehst du auf der Registerkarte Aktionen die Karte PIN löschen:

1. Klicke darauf.
2. Das System fragt um Bestätigung.
3. Nach dem Löschen kann sich der Mitarbeiter nicht mehr per PIN anmelden.

Was danach passiert

Alle Änderungen an Arbeitsverträgen und Mitarbeiterdaten werden gespeichert, sobald du die Schaltfläche Speichern oben im Fenster klickst. Sperren, Kennwort- und PIN-Änderungen wirken sofort.

Der Mitarbeiter sieht bei seiner nächsten Anmeldung die neuen Einstellungen – soweit sie ihn betreffen. Ein neu vergebenes Kennwort muss er beim nächsten Login verwenden; eine neue PIN ist sofort einsatzbereit.

Die Neu berechnung von Arbeitszeiten läuft im Hintergrund ab und kann kurz dauern. Du erhältst eine Bestätigung, sobald sie abgeschlossen ist.

Tipps und Hinweise

• Nur ein aktiver Vertrag: Es kann immer nur ein Arbeitsvertrag ohne Austrittsdatum pro Mitarbeiter existieren. Wenn du einen neuen hinzufügst, während noch einer aktiv ist, zeigt das System eine Fehlermeldung, bis du dem bestehenden ein Austrittsdatum setzt.

• Vertragsperioden und Gehaltsanpassungen: Eine neue Vertragsperiode ist der richtige Ort für Gehaltsanpassungen. Ändere nicht rückwirkend frühere Perioden – neue Perioden mit früherem Datum erzeugen nur Verwirrung. Die Personalkosten gelten ab dem Datum der Periode.

• Arbeitszeitmodell und Sollzeiten: Wenn du das Arbeitszeitmodell in einer Vertragsperiode änderst, bleiben die alten Sollzeiten in der Vergangenheit bestehen. Nutze Arbeitszeiten neu berechnen nur nach einer Model-Änderung, um alte und neue Zeiten abzustimmen.

• PIN-Sicherheit: PINs sollten kurz und einprägsam sein, aber nicht zu einfach. Das System prüft auf Eindeutigkeit, aber nicht auf Sicherheit – nutze starke Nummern.

• Gelöschte Buchungen wiederherstellen: Die Neu berechnung ergänzt fehlende Tage, stellt aber gelöschte Zeiteinträge nicht wieder her. Bist du dir unsicher, speichere die aktuellen Daten vorher.