Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters festlegen
Hier legst du fest, wie viele Urlaubstage ein Mitarbeiter pro Jahr hat. Du kannst den Anspruch für einzelne Jahre anpassen – auch rückwirkend für bereits abgelaufene Zeit.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Arbeitszeit-Verwaltung.
- Suche den gewünschten Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste.
- Klicke auf den Namen des Mitarbeiters, um sein Zeitkonto zu öffnen.
- Klicke auf Urlaubsanspruch bearbeiten.
Das Fenster zeigt nun alle Arbeitsverhältnisse des Mitarbeiters mit ihren jeweiligen Urlaubstagen.
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul Arbeitszeit und das Recht zur Verwaltung von Arbeitszeiten.
So gehst du vor
Das Fenster zeigt alle Zeiträume, in denen der Mitarbeiter bei dir beschäftigt war oder ist. Jeder Zeitraum ist nach Vertrag gruppiert.
Für jedes Jahr innerhalb eines Vertrags siehst du einen Eintrag mit seinem Datumsbereich. Das aktuelle Jahr ist mit einem grünen Label gekennzeichnet.
Urlaubsanspruch Tage: Hier siehst du unter „Basis" den standardmäßigen Urlaubsanspruch. Um ihn für dieses Jahr zu ändern, nutze das Eingabefeld daneben:
- Gib die neue Anzahl der Urlaubstage ein, oder
- Nutze die Plus- und Minus-Schaltflächen, um die Zahl zu erhöhen oder zu senken.
- Das Jahr wird automatisch als „Angepasst" gekennzeichnet.
Um einen angepassten Anspruch wieder auf den Standardwert zurückzusetzen, klicke auf Zurücksetzen. Das Label „Angepasst" verschwindet.
Wiederhole diese Schritte für alle Jahre, die du ändern möchtest.
Klicke auf Speichern. weboffice fragt dich zur Bestätigung, ob die Änderungen wirklich gespeichert werden sollen.
Bestätige mit Ja. Das Fenster schließt sich, und die neuen Urlaubstage sind gespeichert.
Aufbau des Fensters
Vertrag (Gruppierung): Zeigt den Zeitraum eines Arbeitsverhältnisses. Ist ein Vertragsende eingetragen, wird es angezeigt; sonst „ab [Startdatum]".
Jahr (Unterabschnitt): Jedes Jahr hat einen eigenen Eintrag mit seinem Datumsbereich.
- Ein grünes Label „Aktuell" zeigt das laufende Geschäftsjahr.
- Ein oranges Label „Angepasst" zeigt, dass der Anspruch von der Basis abweicht.
Urlaubsanspruch Tage – Basis: Der voreingestellte Urlaubsanspruch, der nicht geändert wird.
Eingabefeld mit Plus/Minus-Schaltflächen: Hier gibst du die Anzahl der Urlaubstage ein, die der Mitarbeiter tatsächlich hat. Wenn dieser Wert vom Basis-Anspruch abweicht, wird das Jahr automatisch als „Angepasst" markiert.
Zurücksetzen-Schaltfläche: Setzt den Anspruch auf den Basis-Wert zurück und entfernt das „Angepasst"-Label.
Was danach passiert
Die geänderten Urlaubstage sind nun für den Mitarbeiter gültig. Sie wirken sich auf Urlaubsanträge aus – der verfügbare Urlaub wird entsprechend angezeigt. Auch bereits genehmigte Anträge können davon betroffen sein, wenn die Änderung rückwirkend erfolgt ist.
Wenn du das Fenster später wieder öffnest, siehst du die gespeicherten Werte. Änderungen können jederzeit vorgenommen werden.
Tipps und Hinweise
Rückwirkende Änderungen: Du kannst Urlaubstage auch für Jahre ändern, die bereits vorbei sind. Das ist sinnvoll, wenn sich ein Anspruch nachträglich korrigieren muss (z. B. aufgrund einer Tariferhöhung oder eines Rechenfehlers).
Mehrere Jahre auf einmal: Hast du mehrere Jahre zu ändern, öffne das Fenster nur einmal und passe alle Jahre hintereinander an. Speichern brauchst du nur am Ende.
Basis-Anspruch: Die „Basis" wird automatisch aus dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters berechnet. Um diese zu ändern, musst du das Arbeitszeitmodell selbst anpassen – nicht hier.