Du siehst auf einer Rechnung schnell, ob der Kunde bezahlt hat, wann die Zahlung fällig ist oder ob es Mahnungen gibt. Gleichzeitig erkennst du, welche weiteren Aufträge zu dieser Rechnung gehören – etwa Lieferscheine oder Gutschriften.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Der Rechnungsstatus wird automatisch angezeigt, sobald du eine Rechnung öffnest.
So gehst du vor
Der Rechnungsstatus und die Folgeaufträge erscheinen automatisch neben der Rechnung – du musst nichts anklicken:
1. Zahlung prüfen
Ist die Rechnung offen oder bezahlt, siehst du den aktuellen Status mit einem Symbol und einer kurzen Beschreibung. Wenn die Zahlung noch ausstehend ist, zeigt dir weboffice, wie viele Tage bis zur Fälligkeit verbleiben oder wie lange die Rechnung bereits überfällig ist. Liegt eine Teilzahlung vor, wird das extra erwähnt.
2. Mahnungen prüfen
Wenn du Mahnungen zu dieser Rechnung verschickt hast, siehst du sie unten mit der aktuellen Mahnstufe. Klicke auf eine Mahnung, um sie zu öffnen.
3. Folgeaufträge anzeigen
War diese Rechnung ein Folgeauftrag zu einer früheren Bestellung oder einem Angebot, siehst du einen Hinweis auf den vorherigen Auftrag. Hat diese Rechnung bereits Folgeaufträge – etwa Lieferscheine oder Gutschriften – zeigt dir weboffice die Anzahl. Ist es nur einer, siehst du ihn direkt als Verlinkung; sind es mehrere, steht dort Folgeaufträge mit der Anzahl in Klammern.
Klicke auf den Hinweis oder die Schaltfläche, um die Folgeaufträge zu öffnen. Ist es nur einer, öffnet sich dieser direkt; sind es mehrere, siehst du eine Liste und kannst den gewünschten anklicken.
Aufbau des Statusbereichs
Der Rechnungsstatus wird in mehreren Abschnitten angezeigt:
- Zahlungsstatus: Zeigt an, ob die Rechnung offen, teilweise bezahlt oder vollständig bezahlt ist. Bei offenen Rechnungen siehst du die verbleibenden Tage bis zur Fälligkeit oder die Tage der Überfälligkeit.
- Mahnungen: Listet alle verschickten Mahnungen mit ihrer aktuellen Stufe auf.
- Vorherige Aufträge: Falls diese Rechnung auf einem früheren Auftrag basiert, wird dieser hier angezeigt.
- Folgeaufträge: Zeigt alle mit dieser Rechnung verknüpften nachfolgenden Aufträge.
Was danach passiert
Wenn du auf einen vorherigen oder nachfolgenden Auftrag klickst, öffnet sich dieser. Von dort aus kannst du alle weiteren Aktionen durchführen – etwa eine Rechnung versenden, eine Zahlung erfassen oder eine Mahnung versenden.
Tipps und Hinweise
- Der Status „überfällig" bedeutet nicht automatisch, dass der Kunde säumig ist – es kann sein, dass die Zahlung bereits unterwegs ist. Überprüfe im Zweifelsfall deine Zahlungseingänge.
- Mahnungen verschickst du separat; dieser Bereich zeigt dir nur, welche bereits versendet wurden.
- Folgeaufträge sind automatisch miteinander verknüpft – du musst diese Verbindung nicht selbst erstellen.