Doppelte Lieferanten zusammenführen oder als geprüft markieren

Manchmal werden Lieferanten doppelt erfasst – mit leicht unterschiedlichen Namen oder Schreibweisen. weboffice findet solche Duplikate und zeigt dir einen detaillierten Vergleich der Stammdaten. Du entscheidest dann, welcher Lieferant behalten werden soll, oder markierst das Paar als geprüft, wenn es sich um zwei unterschiedliche Lieferanten handelt.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Stammdaten > Lieferanten
2. Klicke die Schaltfläche Nach Duplikaten suchen
3. Wähle in der Liste links ein Lieferantenpaar aus – rechts siehst du den Vergleich

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du brauchst aber mindestens zwei Lieferanten in deiner weboffice, damit eine Suche sinnvoll ist.

So gehst du vor

1. Vergleich anschauen: Die Tabelle rechts zeigt dir nebeneinander, welche Daten beide Lieferanten haben:

   • Grüne Zeilen: Die Werte stimmen überein
   • Gelbe Zeilen: Ein Lieferant hat hier einen Wert, der andere nicht
   • Rote Zeilen: Beide haben Werte, die unterscheiden sich aber

2. Entscheide dich für einen Lieferanten – dann hast du zwei Möglichkeiten:

   Variante A: Einen Lieferanten behalten

   • Klicke [Lieferantennummer] akzeptieren für den Lieferanten, den du behalten möchtest
   • Ein Bestätigungsfenster warnt dich: Diese Aktion lässt sich nicht rückgängig machen
   • Bestätige mit Ja
   • Der beibehaltene Lieferant bleibt erhalten, der andere wird archiviert
   • Die Liste lädt neu und zeigt das nächste Duplikat (falls vorhanden)

   Variante B: Beide sind unterschiedliche Lieferanten

   • Klicke Es handelt sich nicht um ein Duplikat
   • Bestätige die Sicherheitsabfrage
   • Das Paar wird aus der Duplikat-Liste entfernt und ist damit als geprüft markiert

3. Wiederhole den Vorgang, bis keine Duplikate mehr in der Liste stehen – dann schließt sich das Fenster automatisch

Aufbau des Vergleichs

Die Vergleichstabelle zeigt folgende Eigenschaften nebeneinander:

• Eigenschaft: Der Feldname (z.B. Anzeigename, Telefon, E-Mail)
• [Lieferantennummer 1] und [Lieferantennummer 2]: Die Werte aus beiden Lieferanten

Die Farbmarkierung hilft dir, schnell zu sehen, wo die Unterschiede und Gemeinsamkeiten liegen. Das Anlagedatum wird nicht farblich bewertet.

Was danach passiert

Wenn du einen Lieferanten akzeptierst, werden die beiden Datensätze zusammengeführt. Der beibehaltene Lieferant erhält alle wichtigen Informationen (Kontaktdaten, Adresse, Bankdaten), und der archivierte Lieferant ist danach nicht mehr nutzbar – alle Verknüpfungen (wie Bestellungen) bleiben aber bestehen.

Wenn du das Paar als geprüft markierst, werden beide Lieferanten unverändert behalten und das Paar nicht mehr als Duplikat angezeigt.

Die Suche nach Duplikaten läuft erneut, wenn du die Lieferantenliste wieder öffnest und die Schaltfläche Nach Duplikaten suchen clickst.

Tipps und Hinweise

• Achtung: Zusammenführung ist nicht rückgängig zu machen – Überprüfe den Vergleich sorgfältig, bevor du bestätigst
• Wenn du unsicher bist, ob es sich um ein Duplikat handelt, markiere es als geprüft. Du kannst die Lieferanten später immer noch manuell bearbeiten
• Die Suche vergleicht Name, Adresse, Telefon, E-Mail und weitere Felder – es kann sein, dass sie auch ähnliche (aber nicht identische) Lieferanten findet