Wenn du merkst, dass zwei Lieferanten in deinem System dieselbe Person oder das gleiche Unternehmen darstellen, kannst du sie zusammenführen oder als überprüft markieren, falls es sich um unterschiedliche Lieferanten handelt. weboffice sucht automatisch nach möglichen Duplikaten und zeigt dir einen Vergleich ihrer Daten.
So kommst du hierher
- Öffne im Menü Stammdaten > Lieferanten
- Klicke in der Werkzeugleiste auf Nach Duplikaten suchen
- weboffice zeigt dir auf der linken Seite alle gefundenen Lieferantenpaare – klicke auf ein Paar, um die Details zu vergleichen
Voraussetzungen
Du musst mindestens zwei Lieferanten in deinem System haben. Du brauchst keine besonderen Rechte, um Duplikate zu verwalten.
So gehst du vor
Wähle ein Lieferantenpaar aus der Liste links. Die Seite zeigt dir jetzt beide Lieferanten im Vergleich – der Name und die Lieferantennummer stehen oben rechts in den Spaltenköpfen.
Vergleiche die Daten beider Lieferanten: Die Vergleichstabelle zeigt alle wichtigen Eigenschaften nebeneinander:
- Grüne Zeilen: Die Werte stimmen überein
- Gelbe Zeilen: Einer der Lieferanten hat keinen Wert für dieses Feld
- Rote Zeilen: Die Werte unterscheiden sich
Triff eine Entscheidung:
- Wenn es sich um das gleiche Unternehmen handelt, klicke auf [Lieferantennummer] akzeptieren (über der Vergleichstabelle). Du kannst zwischen dem linken oder rechten Lieferanten wählen – der gewählte bleibt erhalten, der andere wird archiviert. Du wirst gefragt, ob du sicher bist; beachte, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
- Wenn es zwei unterschiedliche Lieferanten sind, obwohl die Daten ähnlich wirken, klicke auf Es handelt sich nicht um ein Duplikat. Der Eintrag wird aus der Liste entfernt.
Sobald du eine Aktion ausgelöst hast, zeigt weboffice das nächste Paar aus der Liste an (oder schließt das Fenster, wenn alle Duplikate bearbeitet sind).
Aufbau der Vergleichstabelle
Die Tabelle zeigt folgende Felder von beiden Lieferanten:
- Anzeigename, Standort, Anlagedatum – Grunddaten
- Telefon, Handy, Fax, E-Mail, Website – Kontaktdaten
- Straße, Postleitzahl, Ort, Land – Adresse
- Bank, IBAN, BIC – Bankdaten
- USt-ID – Steuernummer
Was danach passiert
Wenn du zwei Lieferanten zusammenführst:
- Der akzeptierte Lieferant behält seine Lieferantennummer und bleibt aktiv
- Der andere Lieferant wird archiviert und taucht nicht mehr in der normalen Lieferantenliste auf
- Du erhältst eine Bestätigung: „Lieferanten erfolgreich zusammengeführt"
- Das nächste Duplikat wird angezeigt
Wenn du einen Eintrag als geprüft markierst:
- Er verschwindet aus der Duplikat-Liste
- Du erhältst die Mitteilung: „Eintrag aus Liste entfernt"
- Das nächste Duplikat wird angezeigt
Sind alle Duplikate bearbeitet, schließt sich das Fenster und du siehst „Keine doppelten Lieferanten gefunden".
Danach kannst du einen Lieferanten bearbeiten, um Lücken in den Daten zu schließen oder andere Informationen zu ergänzen.
Tipps und Hinweise
- Die Funktion findet ähnliche Daten automatisch – nicht nur exakte Treffer. Das bedeutet, manchmal werden zwei ähnliche Namen angezeigt, die zu unterschiedlichen Unternehmen gehören. Prüfe daher den Vergleich gründlich, bevor du zusammenführst.
- Archivierte Lieferanten sind nicht weg – sie sind nur verborgen. Falls du später merkst, dass du die falsche Wahl getroffen hast, können Administratoren sie aus dem Archiv wiederherstellen. Diese Aktion selbst kann aber nicht rückgängig gemacht werden.
- Die Suche berücksichtigt nur den aktuellen Standort. Wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat, werden Duplikate standortübergreifend nicht erkannt.