Doppelte Lieferanten zusammenführen oder als geprüft markieren
Du hast Lieferanten in deinen Stammdaten, die möglicherweise doppelt erfasst sind – etwa unter leicht unterschiedlichen Namen oder mit ähnlichen Kontaktdaten. Hier kannst du solche Duplikate aufspüren, vergleichen und entweder zusammenführen oder als unterschiedliche Lieferanten kennzeichnen.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Stammdaten > Lieferanten.
- Klicke in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Nach Duplikaten suchen (Symbol: Person mit Lupe).
- weboffice sucht nun nach Lieferanten mit ähnlichen Daten und zeigt dir eine Liste gefundener Paare.
Voraussetzungen
Du brauchst das Modul Lieferantenverwaltung und Schreibzugriff auf Lieferantenstammdaten. Es müssen mindestens zwei Lieferanten in deinem System erfasst sein.
So gehst du vor
Wähle ein Duplikatpaar aus der Liste auf der linken Seite aus. Die rechte Seite zeigt dir sofort einen Vergleich: eine Tabelle mit den Eigenschaften beider Lieferanten nebeneinander. Die Zellen sind farbig gekennzeichnet:
- Grün: Werte sind identisch
- Gelb: Ein Lieferant hat einen Wert, der andere nicht
- Rot: Beide haben Werte, aber sie unterscheiden sich
Wenn es sich um dasselbe Unternehmen handelt: Entscheide, welcher Lieferantensatz die besseren oder aktuelleren Daten enthält. Klicke dann auf die Schaltfläche [Lieferantennummer] akzeptieren (die Nummer ist blau gekennzeichnet).
- Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, die dich darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
- Bestätige: Der akzeptierte Lieferant bleibt erhalten, der andere wird archiviert.
- weboffice lädt die Duplikatliste neu. Ist noch ein Duplikat übrig, wird es angezeigt; sonst schließt sich das Fenster.
Wenn es sich um unterschiedliche Unternehmen handelt: Klicke auf die Schaltfläche Es handelt sich nicht um ein Duplikat.
- weboffice fragt zur Bestätigung nach.
- Der Eintrag wird aus der Duplikatliste entfernt und als geprüft markiert.
- Die nächste mögliche Duplikatwelle wird angezeigt (falls vorhanden).
Aufbau der Vergleichstabelle
Die Tabelle zeigt in der ersten Spalte die Eigenschaftsnamen und in den beiden folgenden Spalten die Werte der zwei Lieferanten – immer unter ihrer jeweiligen Lieferantennummer. Verglichene Eigenschaften sind:
- Anzeigename, Standort, Anlagedatum
- Telefon, Handy, Fax, E-Mail, Website
- Adresse (Straße, Postleitzahl, Ort, Land)
- Bankdaten (Bank, IBAN, BIC)
- Umsatzsteuer-ID
Was danach passiert
Hast du alle gefundenen Paare bearbeitet – entweder zusammengeführt oder als unterschiedlich gekennzeichnet – schließt sich das Fenster automatisch. Du siehst dann die Meldung „Keine doppelten Lieferanten gefunden".
Zusammengeführte Lieferanten: Der archivierte Lieferant wird aus deinen aktiven Stammdaten entfernt, seine Daten gehen aber nicht verloren. Der akzeptierte Lieferant bleibt unter seiner Nummer erhalten und behält die Verknüpfungen zu Bestellungen und Rechnungen.
Getrennte Lieferanten: Sie bleiben beide in deinen aktiven Stammdaten und werden nicht mehr als Duplikate vorgeschlagen.
Du kannst jederzeit erneut Nach Duplikaten suchen klicken, um eine neue Prüfung zu starten – etwa wenn neue Lieferanten hinzugekommen sind.
Tipps und Hinweise
Welchen Lieferanten solltest du akzeptieren? Nimm den, dessen Daten vollständiger oder aktueller sind. weboffice zeigt dir durch die Farbcodierung sofort, bei welchem weniger Felder leer sind.
Vorsicht bei USt-ID und Bankdaten: Unterscheiden sich diese Felder deutlich, solltest du vorsichtig prüfen, ob es wirklich derselbe Lieferant ist – das könnte auch ein anderes Unternehmen sein.
Archivierte Lieferanten wiederherstellen: Hast du einen Lieferanten versehentlich als Duplikat zusammengeführt? Gehe zu Stammdaten/Lieferanten, schalte die Option Zeige archivierte Einträge ein und stelle den Lieferanten dort wieder her.
Regelmäßig prüfen: Je mehr Lieferanten du erfasst, desto höher ist die Chance auf Duplikate. Prüfe von Zeit zu Zeit, besonders wenn du Lieferanten massenweise importierst.