Lieferant anlegen oder bearbeiten

Du legst einen neuen Lieferant an oder änderst die Daten eines bestehenden Lieferanten. Das brauchst du, um Bestellungen zu vergeben, Eingangsrechnungen zuzuordnen oder Artikel mit Lieferantenpreisen zu verwalten.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Stammdaten > Lieferanten. In der Liste der Lieferanten kannst du einen vorhandenen Lieferant anklicken, um ihn zu bearbeiten, oder die Schaltfläche Import verwenden.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Lieferant anzeigen. Je nach Einstellung brauchst du auch die Module Ausgaben oder Lager, um alle Registerkarten zu sehen.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in Registerkarten aufgeteilt:

• Allgemein: Stammdaten, Adresse, Zahlungsmodalitäten und Bankverbindung
• Dokumente (nur bei bearbeiteten Lieferanten): Dateien und Ordner für diesen Lieferant
• Ansprechpartner: Personen und ihre Kontaktdaten
• Artikel (nur bei bearbeiteten Lieferanten): Welche Artikel dieser Lieferant anbietet
• Eingangsrechnungen (nur mit Modul Ausgaben): Rechnungen von diesem Lieferant
• Bestellungen (nur mit Modul Lager): Bestellungen bei diesem Lieferant

So gehst du vor

Stammdaten und Adresse eingeben

1. Wähle unter Standorte, für welche Standorte dieser Lieferant gilt. Das ist Pflicht – du kannst mehrere Standorte wählen.

2. Trage die Lieferantennummer ein. Wenn du kein Feld ausfüllst, wird automatisch die nächste Nummer vergeben.

3. Gib unter Name den Namen des Lieferanten ein. Das ist Pflicht.

4. Trage die Kontaktdaten ein:

   • Telefon, Handy, Fax: Nummern mit Vorwahl
   • E-Mail: E-Mail-Adresse
   • Website: Internetseite des Lieferanten
   • Unsere Nummer beim Lieferanten: Das ist die Kundennummer, unter der der Lieferant dein Unternehmen kennt

5. Schreib unter Notizen alles auf, das du später wiederfinden möchtest – besondere Vereinbarungen, Lieferzeiten oder andere Hinweise.

6. Fülle auf der rechten Seite die Adresse aus:

   • Straße
   • Postleitzahl und Ort – klick auf die Lupe, um Orte zu suchen
   • Land: Standardmäßig auf "Keine Zuweisung" gesetzt

Zahlungsmodalitäten eintragen

7. Trage die USt-ID (Umsatzsteuer-ID) ein, wenn der Lieferant in der EU ansässig ist. Klick auf USt-ID prüfen, um zu überprüfen, ob die Nummer gültig ist. Das System zeigt dir das Ergebnis und das Prüfdatum an.

8. Füll die Bankverbindung aus:

   • Kontoinhaber: Name des Kontos
   • IBAN: Internationale Bankkontonummer
   • BIC: Bankleitzahl (optional)

9. Unter Finanzen stellst du das Konto ein, auf dem Rechnungen dieses Lieferanten gebucht werden, und wählst eine Kostenstelle aus.

Ansprechpartner hinzufügen

10. Geh auf die Registerkarte Ansprechpartner und trag die Namen, Positionen und Kontaktdaten der Personen ein, die du erreichen kannst.

Gespeicherte Lieferanten: weitere Daten

Nachdem du den Lieferant zum ersten Mal gespeichert hast, erscheinen zusätzliche Registerkarten:

• Auf Dokumente kannst du Dateien ablegen, die zu diesem Lieferant gehören.
• Auf Artikel siehst du, welche Artikel du bei diesem Lieferant kaufst – mit Preisen und Bestellnummern.
• Auf Eingangsrechnungen erscheint eine Liste aller Rechnungen von diesem Lieferant. Du kannst eine Rechnung anklicken, um sie zu bearbeiten.
• Auf Bestellungen siehst du alle offenen und abgeschlossenen Bestellungen bei diesem Lieferant. Du kannst eine Bestellung anklicken, um sie zu bearbeiten.

Speichern

11. Klick auf Speichern. Das System prüft, ob die Lieferantennummer einmalig ist. Falls eine andere Person bereits diese Nummer verwendet hat, fragt dich das System, ob du eine neue Nummer generieren lassen möchtest.

Nach dem Speichern bestätigst das System "Erfolgreich gespeichert".

Was danach passiert

Der Lieferant ist jetzt angelegt und gespeichert. Du kannst ihn jederzeit wieder öffnen und ändern. Sobald er gespeichert ist, erscheinen die Registerkarten Dokumente, Artikel, Eingangsrechnungen und Bestellungen – je nachdem, welche Module aktiviert sind.

Du kannst diesen Lieferant nun:

• Bestellungen zuordnen (im Modul Lager)
• Auf Artikel als Lieferant eintragen
• In Eingangsrechnungen auswählen (im Modul Ausgaben)

Weitere Anpassungen an den Lieferantendaten wie das Hinzufügen von Benutzerfeldern oder das Verwalten von Dateien findest du unter Stammdaten/Lieferanten - weitere Fenster und Dialoge.

Tipps und Hinweise

• Standorte sind Pflicht: Du musst mindestens einen Standort auswählen, sonst kannst du nicht speichern.
• Lieferantennummern sind eindeutig: Jeder Lieferant braucht eine eigene Nummer. Das System warnt dich, wenn die Nummer bereits vergeben ist.
• USt-ID-Prüfung: Die Prüfung funktioniert nur, wenn das Feld nicht leer ist. Das System speichert das Prüfdatum automatisch.
• Logos: Wenn du eine Website eingetragen hast, kannst du auf das Aktualisierungssymbol klicken, um das Logo des Lieferanten automatisch zu suchen.
• Bearbeitung gespeicherter Lieferanten: Nachdem du einen Lieferant gespeichert hast, kannst du auf den Registerkarten Eingangsrechnungen und Bestellungen direkt sehen, welche Vorgänge damit verknüpft sind – ohne einen anderen Bildschirm zu öffnen.