Mit Finanzkonten legst du fest, welche Artikel, Kategorien, Lieferanten und Zahlungsmittel zu welchem Buchungskonto gehören. Dadurch werden Umsätze und Belege später automatisch dem richtigen Konto zugeordnet – so ersparst du deinem Steuerberater Nacharbeit.
So kommst du hierher
- Wechsle in die Administration (oben links im Menü).
- Klicke auf System → Kontenrahmen.
- Klicke in der linken Seitenleiste auf Kontenrahmen.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht Firma verwalten.
So gehst du vor
Ein neues Konto anlegen
Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen (oben rechts). Das Eingabefenster für ein neues Konto öffnet sich.
Trage in Bezeichnung einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem du das Konto wiederfindest.
Trage in Nummer die Kontonummer ein, zum Beispiel von deinem Kontenplan. Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.
Wähle unter Klasse aus, welche Art von Konto das ist – etwa Aktivkonto, Passivkonto oder Erfolgskonto. Du kannst das Feld auch leer lassen, wenn die Klasse nicht erforderlich ist.
Wähle unter Standard-Steuersatz einen Steuersatz aus, falls dieser Konto standardmäßig mit einem bestimmten Steuersatz arbeitet. Das Feld ist optional.
Trage unter BMD-Steuercode einen Code ein, wenn du Belege an einen Steuerberater mit BMD-Schnittstelle übermittelst. Das Feld ist optional.
Danach verknüpfst du das Konto – siehe unten.
Ein bestehendes Konto bearbeiten
Doppelklicke in der Liste auf das Konto, das du ändern möchtest. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.
Konto mit Artikeln verknüpfen
Öffne das Bearbeitungsfenster eines Kontos (neu oder bestehend).
Klicke auf die Überschrift Verknüpfte Artikel, um den Bereich auszuklappen.
Klicke auf das Auswahlfeld und suche nach einem Artikel. Du kannst nach Artikelnummer oder Name suchen.
Wähle den Artikel aus der Trefferliste.
Unter dem Namen des Artikels erscheint nun eine neue Zeile. Wähle hier den Typ aus – also ob dieser Artikel beim Verkauf, Einkauf oder als Gutschrift auf diesem Konto gebucht werden soll.
Du kannst denselben Artikel mehrfach hinzufügen, wenn er je nachdem, ob er verkauft oder eingekauft wird, auf verschiedenen Konten landen soll. Aber jede Kombination aus Artikel und Typ darf nur einmal vorkommen.
Um einen Artikel wieder zu entfernen, klicke auf die Schaltfläche Entfernen (Papierkorbsymbol) neben seinem Namen.
Konto mit Kategorien verknüpfen
Klicke auf die Überschrift Verknüpfte Kategorien.
Klicke auf das Auswahlfeld und wähle eine Artikelkategorie.
Wähle den Typ – Verkauf, Einkauf oder Gutschrift.
Du kannst dieselbe Kategorie bis zu dreimal hinzufügen (mit unterschiedlichen Typen). Das ist sinnvoll, wenn deine Kategorie etwa sowohl für Verkaufsartikel als auch für Einkaufsmaterial steht.
Konto mit Lieferanten verknüpfen
Klicke auf die Überschrift Verknüpfte Lieferanten.
Klicke auf das Auswahlfeld und wähle einen Lieferanten.
Wähle den Typ. Bei Lieferanten ist normalerweise nur der Typ Inland verfügbar, da Lieferantenkäufe typischerweise als Einkauf gebucht werden.
Jeder Lieferant darf nur einmal pro Konto vorkommen.
Konto mit Zahlungsmitteln verknüpfen
Klicke auf die Überschrift Verknüpfte Zahlungsmittel.
Klicke auf das Auswahlfeld und wähle ein Zahlungsmittel (etwa Kasse, Kreditkarte oder Banktransfer).
Wähle den Typ – Verkauf, Einkauf oder Gutschrift.
Du kannst dasselbe Zahlungsmittel bis zu dreimal hinzufügen (mit unterschiedlichen Typen).
Speichern
Klicke auf die Schaltfläche Speichern, sobald du mit der Eingabe fertig bist.
Weboffice prüft dabei automatisch, ob:
- keine Kombination aus Artikel und Typ doppelt vorkommt,
- keine Kombination aus Kategorie und Typ doppelt vorkommt,
- keine Kombination aus Lieferant und Typ doppelt vorkommt,
- keine Kombination aus Zahlungsmittel und Typ doppelt vorkommt,
- die Kontonummer nicht schon bei einem anderen Konto in Verwendung ist.
Sollte einer dieser Punkte fehlschlagen, zeigt weboffice eine Fehlermeldung und speichert nicht. Behebe das Problem und versuche es erneut.
Aufbau des Fensters
Stammdaten:
- Bezeichnung: Der Name des Kontos, wie er dir in Listen und Berichten angezeigt wird.
- Nummer: Die eindeutige Kontonummer aus deinem Kontenplan.
- Klasse: Die Kontoclassifikation (Aktiv-, Passiv-, Erfolgskonto usw.). Optional.
- Standard-Steuersatz: Ein voreingestellter Steuersatz für dieses Konto. Optional.
- BMD-Steuercode: Ein Code für die Übergabe an Steuersoftware mit BMD-Schnittstelle. Optional.
Verknüpfte Artikel, Kategorien, Lieferanten und Zahlungsmittel: Hier legst du fest, welche Geschäftspartner und Produkte auf dieses Konto gebucht werden und unter welchen Bedingungen (Verkauf, Einkauf, Gutschrift).
Was danach passiert
Das Konto ist jetzt gespeichert. Wenn du Rechnungen, Gutscheine oder Einkaufsbelege erstellst, prüft weboffice automatisch, ob ein Artikel, eine Kategorie, ein Lieferant oder ein Zahlungsmittel auf diesem Konto verknüpft ist – und bucht den Beleg dann auf das richtige Konto.
Wenn dein Kontenrahmen noch leer ist, empfehlen wir dir, mit der Schaltfläche Import einen vorbereiteten Kontenplan zu übernehmen – das spart Zeit und Fehler.
Konten, die du nicht mehr brauchst, kannst du archivieren. Das löscht sie nicht, sondern versteckt sie aus der normalen Liste.
Tipps und Hinweise
Denselben Artikel mehrfach hinzufügen? Das geht – aber nur mit unterschiedlichen Typen. Beispiel: Der Artikel „Werkzeug" wird im Verkauf auf Konto 4000 und im Einkauf auf Konto 7200 gebucht. Dann trage ihn zweimal ein: einmal mit Typ „Verkauf", einmal mit Typ „Einkauf".
Keine doppelten Kombinationen: Wenn du versuchst, denselben Artikel mit dem gleichen Typ zweimal einzutragen, zeigt weboffice eine Fehlermeldung. Das verhindert Verwechslungen beim Buchen.
Zahltarten und Kategorien sind flexibler: Zahlungsmittel und Kategorien darfst du mehrfach mit unterschiedlichen Typen eintragen. Das ist sinnvoll, wenn du etwa die Kreditkarte für Verkauf und Einkauf nutzt.
Standard-Steuersatz: Ein Steuersatz hier wird vorgeschlagen, wenn du einen Artikel oder eine Kategorie auf diesem Konto buchst. Du kannst ihn beim Buchen aber jederzeit überschreiben.