Buchungsgründe sind Kategorien, unter denen du Bestandsausgänge ohne Verkauf erfassen kannst – zum Beispiel Eigenverbrauch, Einladung oder Bruch und Schwund. Du legst hier an, welche Buchungsgründe zur Verfügung stehen, und bestimmst ihr Verhalten beim Bon-Abschluss.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle System-Einstellungen.
- Wähle Buchungsgründe.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.
So gehst du vor
Einen neuen Buchungsgrund anlegen
- Klicke auf Hinzufügen, um einen neuen Buchungsgrund zu erstellen. Ein Eingabefenster öffnet sich.
- Gib unter Bezeichnung einen Namen ein, unter dem der Buchungsgrund später auswählbar ist – zum Beispiel „Eigenverbrauch" oder „Bruch/Schwund".
- Lege unter Sortierung eine Zahl fest, die bestimmt, in welcher Reihenfolge dieser Buchungsgrund in Auswahlfeldern angezeigt wird. Kleinere Zahlen stehen weiter oben.
- Wähle unter Icon ein Symbol aus, das diesen Buchungsgrund optisch kennzeichnet.
- Lege unter Farbe eine Farbe fest, um ihn farblich hervorzuheben.
- Im Bereich Verhalten stellst du ein, wie dieser Buchungsgrund sich verhalten soll:
- Aktiv: Ist diese Einstellung an, steht der Buchungsgrund zur Auswahl bereit. Schalte sie aus, wenn du ihn vorerst nicht verwenden möchtest, ohne ihn zu löschen.
- Lagerabbuchung durchführen: Ist diese Einstellung an, wird der Bestand automatisch reduziert, wenn dieser Buchungsgrund beim Bon-Abschluss verwendet wird. Wenn sie aus ist, hat die Buchung keine Auswirkung auf das Lager.
- Mitarbeiter erforderlich: Ist diese Einstellung an, muss beim Bon-Abschluss ein Mitarbeiter ausgewählt werden, der für diese Buchung verantwortlich zeichnet.
- Begründung erforderlich: Ist diese Einstellung an, muss eine Notiz oder Begründung eingegeben werden, bevor der Bon abgeschlossen werden kann.
- Klicke auf Speichern. Das Eingabefenster schließt sich, und der neue Buchungsgrund steht sofort zur Verfügung.
Einen Buchungsgrund bearbeiten
- Doppelklick auf den Eintrag in der Liste, oder klicke auf das Stift-Symbol in der Zeile.
- Ändere die Einstellungen wie gewünscht.
- Klicke auf Speichern.
Einen Buchungsgrund archivieren
Um einen Buchungsgrund aus dem aktiven Bestand zu entfernen, ohne ihn endgültig zu löschen:
- Klicke in der Zeile auf das Kasten-Symbol.
- Bestätige die Sicherheitsabfrage.
Der Buchungsgrund wird daraufhin ausgeblendet und kann nicht mehr für neue Bon-Abschlüsse verwendet werden. Er bleibt aber in der Historie erhalten.
Einen archivierten Buchungsgrund wiederherstellen
- Schalte oben rechts den Schalter Zeige archivierte Einträge an.
- Die archivierten Einträge werden nun sichtbar.
- Klicke in der Zeile auf das Pfeil-Symbol.
- Bestätige die Sicherheitsabfrage.
Der Buchungsgrund ist nun wieder aktiv.
Aufbau der Liste
Die Tabelle zeigt dir alle Buchungsgründe auf einen Blick:
- Bezeichnung: Der Name des Buchungsgrundes, unter dem er später auswählbar ist.
- Sortierung: Die Nummer, die die Reihenfolge bestimmt.
- Lagerabbuchung: Zeigt an, ob der Bestand reduziert wird.
- Mitarbeiter erforderlich: Zeigt an, ob ein Mitarbeiter ausgewählt werden muss.
- Begründung erforderlich: Zeigt an, ob eine Notiz erforderlich ist.
- Aktiv: Zeigt an, ob der Buchungsgrund zur Zeit zur Verfügung steht.
- Zuletzt geändert: Das Datum der letzten Änderung.
- Geändert von: Der Name des Benutzers, der zuletzt Änderungen vorgenommen hat.
Was danach passiert
Der neue oder geänderte Buchungsgrund ist sofort gespeichert. Wenn er aktiv ist, kann er bei der nächsten Bon-Eingabe beim Abschluss ausgewählt werden. Die Änderungen sind historisch nachvollziehbar – wer wann was geändert hat, siehst du in den Spalten Zuletzt geändert und Geändert von.
Die Archivierung hat keine Auswirkung auf bereits abgeschlossene Bons – die Einträge bleiben erhalten und sind weiterhin abrufbar.
Tipps und Hinweise
- Nutze die Sortierung, um häufig verwendete Buchungsgründe oben in der Auswahliste anzuzeigen. Das beschleunigt die Arbeit beim Bon-Abschluss.
- Aktiviere Mitarbeiter erforderlich, um nachzuverfolgen, wer welche Buchung vorgenommen hat – besonders wichtig bei Bruch und Schwund.
- Aktiviere Begründung erforderlich, um sicherzustellen, dass jede Buchung dokumentiert wird. Das hilft später bei Fragen oder Unstimmigkeiten.
- Archivierte Buchungsgründe können jederzeit wiederhergestellt werden – lösch sie also nur, wenn du wirklich sicher bist, dass sie nie wieder gebraucht werden.