Buchungsgründe verwalten

Buchungsgründe sind Kategorien, unter denen du Bestände aus dem Lager buchst – zum Beispiel Eigenverbrauch, Einladung oder Bruch/Schwund. Du legst hier fest, welche Buchungsgründe beim Kassenabschluss zur Verfügung stehen, und bestimmst ihr Verhalten: ob sie den Bestand mindern, einen Mitarbeiter erfordern oder eine Begründung brauchen.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle System-Einstellungen
2. Klicke auf Buchungsgründe

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Buchungsgrund anlegen

1. Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen
2. Ein Fenster öffnet sich. Trage die Bezeichnung ein – das ist der Name des Buchungsgrundes, unter dem er später beim Kassenabschluss angeboten wird
3. Gib unter Sortierung eine Nummer ein, um die Reihenfolge festzulegen (kleinere Zahlen stehen oben)
4. Wähle ein Icon, das den Buchungsgrund kennzeichnet
5. Bestimme eine Farbe zur visuellen Unterscheidung
6. Unter Verhalten stellst du folgende Optionen ein:
   • Aktiv: schalte den Buchungsgrund frei oder sperr ihn
   • Lagerabbuchung durchführen: falls aktiv, wird der Bestand reduziert, wenn dieser Grund beim Abschluss verwendet wird
   • Mitarbeiter erforderlich: falls aktiv, muss beim Buchen ein Mitarbeiter ausgewählt werden
   • Begründung erforderlich: falls aktiv, muss eine Notiz zur Begründung eingetragen werden
7. Klicke Speichern

Das System bestätigt mit einer Nachricht, dass der Buchungsgrund eingetragen wurde.

Buchungsgrund bearbeiten

1. Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste, oder klicke auf das Stift-Symbol in der Zeile
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
3. Nimm die gewünschten Änderungen vor
4. Klicke Speichern

Buchungsgrund archivieren oder wiederherstellen

1. Aktive Buchungsgründe archivierst du, indem du auf das Box-Symbol in der Zeile klickst und die Bestätigung annahmen
2. Um archivierte Buchungsgründe zu sehen, schalte oben rechts die Option Zeige archivierte Einträge ein
3. Archivierte Einträge kannst du über das Pfeil-zurück-Symbol wiederherstellen

Das System bestätigt mit einer Nachricht, dass der Buchungsgrund archiviert oder wiederhergestellt wurde.

Aufbau der Liste

Die Liste zeigt dir alle Buchungsgründe auf einen Blick:

• Bezeichnung: der Name des Buchungsgrundes
• Sortierung: die Reihenfolge, in der er angeboten wird
• Lagerabbuchung: zeigt, ob der Bestand reduziert wird
• Mitarbeiter erforderlich: zeigt, ob eine Mitarbeiterauswahl erzwungen ist
• Begründung erforderlich: zeigt, ob eine Notiz erforderlich ist
• Aktiv: zeigt, ob der Buchungsgrund derzeit verfügbar ist
• Zuletzt geändert und Geändert von: Zeitstempel und Name des Bearbeiters

Was danach passiert

Gespeicherte Buchungsgründe stehen sofort beim Kassenabschluss zur Verfügung. Archivierte Buchungsgründe sind nicht mehr sichtbar, können aber jederzeit wiederhergestellt werden. Die Änderungshistorie jedes Buchungsgrundes wird in den Audit-Logs protokolliert und ist unter Änderungsprotokoll einsehbar.

Tipps und Hinweise

• Buchungsgründe mit aktivierter Lagerabbuchung mindern beim Kassenabschluss automatisch den Bestand
• Mit den Optionen Mitarbeiter erforderlich und Begründung erforderlich stellst du sicher, dass wichtige Informationen bei jeder Verwendung dokumentiert werden
• Du kannst Buchungsgründe nicht löschen, sondern nur archivieren – das ist sicherer für die Dokumentation
• Die Sortierungsnummern bestimmen die Reihenfolge der Angebote beim Abschluss – gleiche Nummern sind erlaubt