Kassenkonten, Kartenzahlungen und Steuerterminals einrichten

Hier stellst du die technischen Schnittstellen deiner Kasse ein: Kartenzahlungsterminals für webofficePay, die Verbindung zu deiner Buchhaltungssoftware und – falls erforderlich – die Registrierkassensicherheit für Österreich (RKSV oder TSE). Diese Einstellungen legst du pro Standort fest.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste System > Kontenrahmen.
2. Wähle den Standort aus, für den du die Schnittstellen einrichten möchtest.
3. Klick auf den Standort, um ihn zu öffnen.

Jetzt siehst du mehrere Bereiche, in denen du Kartenterminals verwaltest, deine Buchhaltung verbindest und – falls nötig – die österreichische Registrierkasse konfigurierst.

Voraussetzungen

Du brauchst Administratorrechte. Für Kartenzahlungen benötigst du einen aktiven webofficePay-Vertrag; für RKSV oder TSE die entsprechende Lizenz in weboffice.

So gehst du vor

Kartenzahlungsterminals verbinden

1. Scrolle zum Bereich Kartenterminals verwalten.
2. Klick auf Gerät mit weboffice verbinden, um ein neues Terminal hinzuzufügen.
3. Im Eingabefenster trägst du ein:
   • Terminal Name: Eine Bezeichnung, unter der du das Gerät wiederfindest (beispielsweise nach Standort oder Funktion).
   • Terminal Registration Code: Der Registrierungscode, den du mit dem Gerät erhalten hast.
4. Klick Hinzufügen.

Das Terminal wird registriert und erscheint in der Liste. Du siehst seinen Namen, den Verbindungsstatus, die IP-Adresse, Seriennummer und Softwareversion. Du kannst jederzeit weitere Terminals hinzufügen oder ein bestehendes Gerät aus der Liste löschen.

Buchhaltungsschnittstelle einrichten

1. Scrolle weiter nach unten zum Bereich Buchhaltungsschnittstelle bearbeiten – oder öffne es, falls separat angeboten.
2. Wähle unter Buchhaltungsschnittstelle aus, mit welcher Software du arbeiten möchtest (z. B. BMD).
3. Lege fest, ob für neue Kunden automatisch ein Konto angelegt werden soll:
   • Kundenkonto bei Neuanlage eines Kunden: Schieber einschalten, um automatische Konten zu aktivieren.
   • Nummernkreis Kundenkonto: Gib den Bereich für automatische Kontonummern ein (optional).
4. Wiederhole das für Lieferanten:
   • Konto bei Neuanlage eines Lieferanten: Schieber einschalten.
   • Nummernkreis Lieferantenkonto: Bereichsnummer eingeben.
5. Für DATEV (falls du diesen Anbieter nutzt):
   • Beraternummer: Deine DATEV-Beraternummer.
   • Mandantennummer: Deine Mandantennummer.
   • Wirtschaftsjahrbeginn: Der Monat, in dem dein Geschäftsjahr beginnt.
6. Klick Speichern.

RKSV einrichten (Österreich)

Die österreichische Registrierkassensicherheit (RKSV) ist erforderlich, wenn du in Österreich rechtlich dazu verpflichtet bist.

1. Scrolle zum Bereich RKSV.
2. Klick Starten, um den Einrichtungsprozess zu beginnen.
3. Firmendaten erfassen: Gib deinen rechtlichen Firmennamen ein und wähle, ob du eine UID-Nummer oder Steuernummer angeben möchtest. Trage diese Nummer ein, ergänze Postleitzahl, Stadt und Straße, und wähle dein Land aus.
4. Klick Zum nächsten Schritt.
5. FinanzOnline-Zugangsdaten: Gib hier die Zugangsdaten ein, die du von deinem Steuerberater oder über FinanzOnline erhalten hast:
   • Teilnehmer-Identifikation
   • Benutzer-Identifikation
   • Passwort
6. Klick Zum nächsten Schritt.
7. Sicherheitseinrichtung prüfen: Überprüfe, dass Firma, UID/Steuernummer und FON-Teilnehmer korrekt sind. Falls weboffice eine Warnung zeigt, prüfe zuerst deine Daten oder kontaktiere deinen Steuerberater.
8. Klick Sicherheitseinrichtung erstellen.
9. Nach erfolgter Erstellung zeigt weboffice den Status der Sicherheitseinrichtung. Ist sie noch nicht aktiviert (Status: CREATED), klick Aktivieren, um sie bei FinanzOnline zu registrieren.

Sobald die Sicherheitseinrichtung den Status INITIALIZED erreicht hat, werden deine Belege korrekt signiert.

TSE einrichten (Deutschland)

Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist in Deutschland seit 2021 erforderlich.

1. Scrolle zum Bereich TSE.
2. Klick Starten, um den Einrichtungsprozess zu beginnen.
3. Firmendaten erfassen (wie bei RKSV oben).
4. Klick Zum nächsten Schritt.
5. Klick Initialisieren, um die TSE zu konfigurieren.

Sobald deine TSE erfolgreich registriert ist, werden alle Transaktionen korrekt signiert.

Aufbau der Seite

Kartenterminals verwalten: Zeigt eine Liste deiner verbundenen Kartenzahlungsterminals mit Namen, Verbindungsstatus, IP-Adresse, Seriennummer und Softwareversion. Hier kannst du Geräte hinzufügen oder löschen.

Buchhaltungsschnittstelle bearbeiten: Hier stellst du die Verbindung zu deiner Buchhaltungssoftware her und legst fest, wie weboffice mit neuen Kunden und Lieferanten umgehen soll. Der Bereich ist in zwei Gruppen unterteilt: allgemeine Einstellungen (Schnittstelle und automatische Konten) und spezifische DATEV-Einstellungen.

RKSV und TSE: Diese Bereiche werden nur angezeigt, wenn du die entsprechende Lizenz in weboffice aktiviert hast. Sie führen dich schrittweise durch Firmendaten, Steuerbehörden-Zugangsdaten und die Aktivierung der Sicherheitseinrichtung.

Was danach passiert

• Kartenterminals: Sind sofort einsatzbereit. Mitarbeiter können damit Kartenzahlungen erfassen.
• Buchhaltungsschnittstelle: weboffice verbindet sich beim nächsten Export mit deiner Buchhaltungssoftware und schreibt dort automatisch neue Kunden- und Lieferantenkonten an.
• RKSV/TSE: Nach erfolgreicher Aktivierung signiert weboffice alle Belege rechtskonform. Die Einrichtung ist dann abgeschlossen – du kannst die Sicherheitseinrichtung später jederzeit stilllegen oder deine Firmendaten ändern.

Verwandte Aufgaben findest du unter Kontenrahmen – Stammdaten und Verwaltung und System/Einstellungen – weitere Fenster und Dialoge.

Tipps und Hinweise

• Kartenterminals: Nutze aussagekräftige Namen (z. B. „Kasse 1" oder „Verkauf – Terminal 1"), damit deine Mitarbeiter das richtige Gerät finden.
• RKSV/TSE: Prüfe deine Firmendaten gründlich, bevor du die Sicherheitseinrichtung erstellst – falsche Daten führen zu Problemen bei der Signatur. Dein Steuerberater kann dir dabei helfen.
• Fehler bei RKSV: Zeigt weboffice einen Fehler von FinanzOnline oder Fiskaly, prüfe zuerst deine Zugangsdaten und Firmendaten. Kontaktiere im Zweifelsfall unseren Support.
• Keine Auswirkungen im Setup: Während du die RKSV oder TSE einrichtest, laufen deine Kasse und deine Verkäufe normal weiter – erst nach erfolgreicher Aktivierung signiert weboffice die Belege.