In den Systemeinstellungen verwaltest du API-Tokens für externe Anwendungen, legst Versicherungsträger an, konfigurierst mobile Endgeräte und pflegst deine Standorte. Jeder dieser Bereiche öffnet sich als eigene Liste mit Bearbeitungsfenstern.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle System-Einstellungen
- Du landest auf einer Seite mit mehreren Reitern – jeder Reiter zeigt einen dieser Verwaltungsbereiche
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zur Verwaltung dieser Einstellungen. Für API-Tokens und Endgeräte braucht dein System die entsprechenden Module.
So gehst du vor
API-Tokens ausstellen und verwalten
Ein API-Token erlaubt externe Anwendungen, auf dein weboffice-System zuzugreifen. Der Token wird nur einmal angezeigt – danach kannst du ihn nicht mehr einsehen.
- Öffne den Reiter für API-Tokens
- Klicke auf Token ausstellen
- Trage eine Bezeichnung ein, unter der du den Token später erkennst
- Wähle das Gültig bis-Datum – es muss in der Zukunft liegen
- Wähle einen Standort aus
- Setze Häkchen bei den Berechtigungen, die dieser Token haben soll (mindestens eine ist erforderlich)
- Klicke auf Erstellen
- Der Token erscheint im Feld Token – kopiere ihn sofort mit Token kopieren und bewahre ihn sicher auf
- Klicke auf Fertig, um das Fenster zu schließen
Der neue Token steht jetzt in der Liste. Du kannst jeden Token später widerrufen, indem du die rote Schaltfläche in seiner Zeile klickst. Ein widerrufener Token funktioniert nicht mehr.
Mit dem Schalter Widerrufene anzeigen blendest du archivierte Tokens ein und aus.
Versicherungsträger hinzufügen und bearbeiten
Versicherungsträger sind Krankenkassen oder andere Kostenträger, die du für deine Patienten erfasst.
- Öffne den Reiter für Versicherungsträger
- Klicke auf Hinzufügen
- Trage eine Kurzbezeichnung ein (wie sie auf Belegen erscheint)
- Trage den Vollständigen Namen ein
- Wähle das Land des Trägers
- Klicke auf Speichern
Der Träger erscheint jetzt in der Liste. Mit der Bearbeiten-Schaltfläche änderst du die Angaben. Mit Archivieren versteckst du einen Träger, den du nicht mehr brauchst – mit dem Schalter Zeige archivierte Einträge blendest du ihn später wieder ein und kannst ihn mit Wiederherstellen aktivieren.
Mobile Endgeräte konfigurieren
Wenn du Tablets oder andere mobile Geräte einsetzt, stellst du hier ein, welche Kassen und Funktionen jedes Gerät nutzen darf.
- Öffne den Reiter für Endgeräte
- Wähle das Gerät in der Liste aus, das du einstellen möchtest
- Trage einen Namen ein, unter dem du das Gerät erkennst
- Wähle einen Drucker, falls das Gerät einen festen Drucker nutzen soll
- Unter Verfügbare Kassen setzt du Schalter – jeder Schalter steht für eine Kasse, die auf diesem Gerät verfügbar sein soll
- Falls du das Gastro-Modul nutzt, stellst du unter Verfügbare Küchenmonitore ein, welche Monitore das Gerät steuern darf
- Deaktiviere Küchendruck auf diesem Endgerät deaktivieren, falls dieses Gerät Küchendruck verwenden soll
- Unter Rechte setzt du Häkchen bei den Funktionen, die auf diesem Gerät verfügbar sein sollen – mit dem Häkchen in der Kopfzeile wählst du alle Rechte auf einmal
- Klicke auf Speichern
Standorte verwalten
Deine Standorte (Filialen, Praxen, Ambulanzen) sind hier zentral gespeichert.
- Öffne den Reiter für Standorte
- Klicke auf Hinzufügen, um einen neuen Standort anzulegen
- Gib die Adressdaten des Standorts ein
- Konfiguriere weitere Einstellungen wie Öffnungszeiten, Zahlungsoptionen und Druck
- Speichere die Änderungen
Du kannst einen Standort durch Doppelklick auf seine Zeile öffnen. Mit Archivieren versteckst du einen Standort, mit dem Schalter Zeige archivierte Einträge blendest du ihn wieder ein.
Aufbau der Seite
Reiter: Die Seite enthält mehrere Registerkarten – jede zeigt eine Liste (API-Tokens, Versicherungsträger, Endgeräte oder Standorte).
Symbolleiste oben: Die Schaltflächen Hinzufügen oder Token ausstellen starten die Anlage. Der Schalter Widerrufene anzeigen oder Zeige archivierte Einträge filtert die Liste.
Spalten der Listen:
- API-Tokens: Bezeichnung, Präfix (Anfangsbuchstaben), Berechtigungen, Ersteller, Erstellungsdatum, Ablaufdatum, zuletzt genutzt, Status
- Versicherungsträger: Kurzbezeichnung, Vollständiger Name, Land, Anzahl der damit verknüpften Patienten
- Standorte: Logo, Name, Unternehmen, Adresse, Telefon, E-Mail, Änderungsdatum und -autor
- Endgeräte: Name und Konfiguration
Aktion: Jede Zeile enthält Schaltflächen zum Bearbeiten, Widerrufen oder Archivieren.
Was danach passiert
- API-Tokens: Der Token wird mit seinem Präfix, den Berechtigungen und seinem Status in der Liste angezeigt. Externe Systeme können sich jetzt damit anmelden.
- Versicherungsträger: Der Träger ist sofort verfügbar, wenn du für einen Patienten einen Kostenträger wählst.
- Endgeräte: Die Einstellungen werden gespeichert – das Gerät richtet sich beim nächsten Start nach der neuen Konfiguration.
- Standorte: Der Standort steht im System zur Verfügung und kann mit Öffnungszeiten, Zahlungsoptionen und anderen Einstellungen konfiguriert werden (siehe System/Standorte - weitere Fenster und Dialoge).
Tipps und Hinweise
- Tokens sicher aufbewahren: Notiere dir den Token sofort nach der Erstellung. Du kannst ihn später nicht mehr anzeigen – nur einen neuen Token ausstellen.
- Abgelaufene Tokens: Tokens, deren Ablaufdatum überschritten ist, werden mit Status „Abgelaufen" angezeigt. Sie funktionieren nicht mehr, können aber in der Liste bleiben.
- Standort bei Token-Erstellung: Jeder Token ist an einen Standort gebunden. Externe Systeme haben dann nur Zugriff auf Daten dieses Standorts.
- Berechtigungen einschränken: Vergib nur die Berechtigungen, die ein externes System wirklich braucht.
- Endgeräte und Kassen: Wenn du einen Schalter ausschaltest, wird die zugehörige Kasse auf dem Gerät nicht mehr angezeigt.