Wenn eine Eingangsrechnung hochgeladen wird, muss sie einer Kostenstelle zugeordnet sein. Fehlt diese Zuordnung, zeigt weboffice eine Warnung – hier kannst du die Kostenstelle nachtragen und die Rechnung damit freigeben.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste unter Buchhaltung Eingangsrechnungen.
- In der Liste findest du Rechnungen, bei denen eine Kostenstelle fehlt – diese sind gekennzeichnet.
- Klicke auf die betroffene Rechnung, um das Fenster zur Bearbeitung zu öffnen.
- Wähle die Option zum Nachtragen der fehlenden Kostenstelle.
Voraussetzungen
Du benötigst die Berechtigung zum Bearbeiten von Eingangsrechnungen. Es müssen bereits Kostenstellen in deinem System angelegt sein.
So gehst du vor
Wähle eine Kostenstelle, um die Rechnung zuzuordnen.
- Klicke auf das Auswahlfeld Kostenstelle.
- Die Liste zeigt alle verfügbaren Kostenstellen mit ihrer Nummer und Bezeichnung.
- Wählst du „Keine Zuweisung", bleibt die Kostenstelle unzugeordnet – die Warnung verschwindet aber nicht.
- Wähle die Kostenstelle aus, unter der diese Rechnung gebucht werden soll.
Prüfe die hochgeladenen Belege, wenn welche vorhanden sind.
- Unter dem Auswahlfeld siehst du alle Dateien, die mit dieser Rechnung verknüpft sind.
- weboffice zeigt eine Vorschau jeder Datei an – so kannst du die Rechnung nochmals überprüfen, bevor du sie abschließt.
- Gibt es keine Dateien, siehst du den Hinweis „Keine Dokumente vorhanden".
Speichere deine Wahl mit der Schaltfläche Speichern.
- weboffice übernimmt die Kostenstelle und schließt das Fenster.
Aufbau des Fensters
Auswahlfeld Kostenstelle: Hier ordnest du die Rechnung einer Kostenstelle zu. Die Nummern und Namen helfen dir, die richtige zu finden.
Dokumentvorschau: Jede mit der Rechnung verknüpfte Datei wird angezeigt. Du kannst sie durchsehen, um sicherzustellen, dass die Rechnung zur gewählten Kostenstelle passt.
Was danach passiert
Die Kostenstelle wird der Rechnung zugeordnet. Die Warnung „Fehlende Kostenstelle" verschwindet. Die Rechnung ist nun vollständig für die Buchung vorbereitet und kann weiterverarbeitet werden.
Tipps und Hinweise
- Öffnest du das Fenster mehrfach für dieselbe Rechnung, siehst du deine letzte Wahl – ändere sie nur, wenn die ursprüngliche falsch war.
- Fehlt die richtige Kostenstelle in der Liste, muss sie erst in den Stammdaten angelegt werden. Das geht außerhalb von weboffice Expenses.
- Eine einmal zugewiesene Kostenstelle kannst du später noch ändern – öffne die Rechnung erneut und wähle eine andere.