Du genehmigst oder lehnst Urlaubs-, Krankheits- und andere Arbeitszeitanträge deiner Mitarbeiter ab. Du siehst alle offenen Anträge auf einen Blick, kannst Einzelne prüfen und bearbeiten oder mehrere auf einmal genehmigen.
So kommst du hierher
Gehe in der Seitenleiste zu Arbeitszeit > Verwaltung.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Arbeitszeitanträge zu bearbeiten.
So gehst du vor
Offene Anträge ansehen und einzeln bearbeiten
- Klicke auf die Registerkarte Offen, um alle eingegangenen Anträge zu sehen, die noch keine Antwort haben.
- Suche den Antrag, den du bearbeiten möchtest. Du kannst die Liste nach Mitarbeiter, Art des Antrags, Zeitraum oder Status durchsuchen – gib einfach in das Suchfeld ein, wonach du suchen möchtest.
- Doppelklick auf den Antrag oder klick auf die Schaltfläche mit dem Antwort-Symbol am Ende der Zeile. Ein Fenster öffnet sich mit allen Details.
Den Antrag prüfen
Das Fenster zeigt dir:
- Antragsteller: Name, Foto und aktuelle Kontostände (verbrauchte Urlaubstage im Jahr, Resturlaub, Überstundensaldo)
- Details: Art des Antrags, Zeitraum (Datum, Uhrzeit, Dauer je nach Antragtyp), Bemerkung des Antragstellers
- Überschneidungen (bei Urlaub, Krankheit, Unterbrechung): Eine Tabelle zeigt dir, welche anderen Mitarbeiter im selben Zeitraum abwesend sind
- Dokumente: Dateien, die der Mitarbeiter hochgeladen hat (z. B. ärztliche Bescheinigung)
- Unterschrift: Falls vorhanden
Wenn der Antrag eine Änderung an einer bestehenden Zeitbuchung ist, siehst du oben die alte und unten die neue Version – Unterschiede sind farblich markiert.
Antrag genehmigen
Klick die Schaltfläche Genehmigen unten im Fenster. Der Antrag wird sofort gebucht, und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung.
Antrag ablehnen
- Fülle optional im Bereich Ablehnen das Feld Grund der Ablehnung (optional) aus – dieser Text wird dem Mitarbeiter bei seinem Antrag angezeigt.
- Klick die Schaltfläche Ablehnen. Ein Bestätigungsfenster fragt nach, ob du sicher bist.
- Bestätige. Der Antrag wird abgelehnt, und der Mitarbeiter wird benachrichtigt.
Mehrere Anträge auf einmal genehmigen
Wenn du viele offene Anträge hast, kannst du diese schneller bearbeiten:
- Klick auf die Registerkarte Offen.
- Aktiviere die Kontrollkästchen vor den Anträgen, die du genehmigen möchtest – oder klick das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, um alle sichtbaren Anträge auszuwählen.
- Klick die Schaltfläche Markierte Anträge genehmigen. Ein Bestätigungsfenster fragt nach.
- Bestätige. Alle ausgewählten Anträge werden auf einmal genehmigt.
Erledigte Anträge ansehen und stornieren
- Klick auf die Registerkarte Erledigt, um alle bereits bearbeiteten Anträge (genehmigt oder abgelehnt) zu sehen.
- Doppelklick auf einen Antrag oder klick die Schaltfläche mit dem Info-Symbol, um die Details anzusehen.
- Wenn der Antrag genehmigt wurde und der Zeitraum noch in der Zukunft liegt, kannst du ihn mit der roten X-Schaltfläche wieder stornieren. Ein Bestätigungsfenster fragt nach.
Aufbau der Liste
Die Spalten zeigen dir:
- Erstellt am: Das Datum, an dem der Antrag eingegangen ist
- Bild: Das Profilfoto des Mitarbeiters
- Personal-Nr.: Die Personalnummer des Antragstellers
- Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters
- Art: Antragtyp mit Icon (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich usw.)
- Vom/Von: Startdatum und -uhrzeit
- Bis/Dauer: Enddatum, -uhrzeit oder Gesamtdauer
- Status: Ob der Antrag noch offen, genehmigt, abgelehnt oder storniert ist
- Bearbeitet von: Name desjenigen, der den Antrag entschieden hat (leer, wenn noch offen)
Was danach passiert
Sobald du einen Antrag genehmigt hast, wird er als Arbeitszeitbuchung im System eingetragen und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung. Sein Urlaubs- oder Stundenkontos werden sofort aktualisiert.
Bei einer Ablehnung sieht der Mitarbeiter seinen Antrag mit dem Ablehnungsgrund und kann einen neuen Antrag stellen.
Gestornierte Anträge werden aus der Arbeitszeit des Mitarbeiters wieder entfernt.
Tipps und Hinweise
- Überschneidungen prüfen: Wenn mehrere Mitarbeiter im selben Zeitraum Urlaub nehmen, siehst du das in der Überschneidungs-Tabelle. So kannst du entscheiden, ob die Personalbesetzung noch ausreicht.
- Ablehnung rückgängig machen: Abgelehnte Anträge können nicht mehr geändert werden – der Mitarbeiter muss einen neuen Antrag stellen.
- Vergangene Anträge stornieren: Du kannst nur Anträge stornieren, deren Zeitraum noch nicht begonnen hat. Anträge für Zeiten, die bereits vorbei sind, können nicht mehr rückgängig gemacht werden.
- Sammelgenehmigung spart Zeit: Bei vielen Anträgen vom gleichen Tag oder von Anträgen, die du schnell hintereinander genehmigen möchtest, nutze die Sammelgenehmigung statt jeden einzelnen zu öffnen.