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Einen Beleg bezahlen

Einen Beleg bezahlen

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Du schließt einen Beleg ab, indem du eine oder mehrere Zahlungsarten eingibst und bestätigst. Der Betrag kann auf verschiedene Zahlungsarten aufgeteilt werden – Bar, Karte, Überweisung, Kundenkonto oder Gutschein. Am Ende wird der Beleg gebucht und kann gedruckt oder verschickt werden.

So kommst du hierher

Öffne die Kasse und füge Artikel hinzu. Sobald du alle Positionen erfasst hast, klicke auf Kassieren & abschließen oder öffne den Warenkorb eines bestehenden Belegs. Das Zahlungsfenster öffnet sich automatisch.

Voraussetzungen

Die Kasse muss geöffnet sein. Wenn du auf Kundenkonten buchen möchtest, benötigst du das entsprechende Recht. Für Sonderbuchungen (z.B. Eigenverbrauch, Bruch/Schwund) ist das Recht "Sonderbuchung durchführen" erforderlich.

Aufbau des Zahlungsfensters

Das Fenster ist in zwei Registerkarten aufgeteilt:

Zahlungsarten: Hier wählst du, wie der Beleg bezahlt wird. Es sind mehrere farbige Schaltflächen sichtbar – eine für jede verfügbare Zahlungsart (z.B. grün für Bar, blau für Kartenzahlung, dunkelblau für Überweisung). Neben jeder Zahlungsart ist ein Eingabefeld für den Betrag. Oben werden der Gesamtbetrag und der Restbetrag (noch zu zahlender Betrag) angezeigt.

Sonderbuchung (falls aktiviert): Hier kannst du den Beleg ohne Verrechnung abschließen – z.B. als Eigenverbrauch, Einladung oder Bruch/Schwund.

Wenn ein Kunde vorhanden ist, gibt es auch eine Registerkarte für Kundendaten.

So gehst du vor

  1. Zahlungsart wählen: Klicke auf die Schaltfläche der gewünschten Zahlungsart (z.B. B A R für Barzahlung).

  2. Betrag eingeben: Das Eingabefeld neben der Zahlungsart wird aktiv. Gib den bezahlten Betrag ein. Der Restbetrag wird automatisch berechnet.

  3. Beleg teilen (optional): Wenn der Kunde mit mehreren Zahlungsarten bezahlt, klicke auf + neben einer Zahlungsart, um eine zweite oder weitere Zahlungsart hinzuzufügen. Verteile die Beträge auf die verschiedenen Zahlungsarten. Der Restbetrag wird aktualisiert.

  4. Zahlungsart entfernen (optional): Um eine Zahlungsart zu löschen, klicke auf das Löschen-Symbol (Mülleimer). Ist es die einzige Zeile dieser Zahlungsart, wird nur der Betrag gelöscht.

  5. Geldtasche wählen (optional): Wenn mehrere Geldtaschen vorhanden sind (z.B. für verschiedene Mitarbeiter), wähle die passende Geldtasche aus dem Feld Geldtasche.

  6. Restbetrag ausgleichen: Der Restbetrag muss null oder negativ (Übernahme) sein. Ist noch ein Betrag offen, gib ihn bei einer der Zahlungsarten ein oder teile ihn auf mehrere Zahlungsarten auf.

  7. Beleg abschließen: Klicke auf Kassieren & abschließen. Der Beleg wird gebucht und das Fenster schließt sich.

Varianten für besondere Zahlungsarten:

  • Kartenzahlung: Wenn dein Kassensystem Kartenterminals unterstützt, wird die Zahlung automatisch verarbeitet, sobald du die Schaltfläche MANUELLE KARTENZAHLUNG anklickst oder das Terminal verbunden ist.

  • Kundenkonto: Klicke auf KUNDENKONTO. Falls noch kein Kunde zugeordnet ist, wirst du aufgefordert, einen auszuwählen. Der verfügbare Kontostand wird angezeigt. Der Betrag wird vom Kundenguthaben abgezogen.

  • Zimmerrechnung (Hotel): Klicke auf AUF ZIMMER, wähle das Zimmer und den Gast aus. Die Zahlung wird auf die Zimmerrechnung gebucht.

  • Gutschein: Wenn Gutscheine im Beleg vorhanden sind, werden diese automatisch als Zahlungsart aufgelistet. Du kannst auch einen neuen Gutschein einlösen, indem du auf GUTSCHEIN EINLÖSEN klickst und den Gutschein auswählst.

Beleg ohne Verrechnung abschließen (Sonderbuchung):

Ist die Registerkarte Sonderbuchung sichtbar, kannst du den Beleg mit null Euro abschließen:

  1. Klicke auf die Registerkarte Sonderbuchung.

  2. Wähle einen Buchungsgrund aus (z.B. "Eigenverbrauch", "Einladung" oder "Bruch/Schwund").

  3. Wenn der Grund verlangt, dass du einen Mitarbeiter oder einen Vermerk eingibst, öffnet sich ein Fenster. Füll es aus und bestätige.

  4. Bestätige die Warnung, dass der Bon ohne Verrechnung abgeschlossen wird.

  5. Der Beleg wird gebucht.

Was danach passiert

Der Beleg ist gebucht und aus dem Warenkorb entfernt. Je nach Konfiguration wird er automatisch gedruckt oder per E-Mail versendet. Du kannst die Zahlungen im Kassenbuch nachschlagen.

Wenn der Kunde ein Trinkgeld geben möchte, erfasse es separat unter Trinkgeld.

Tipps und Hinweise

  • Nachträgliche Änderungen: Zahlungen lassen sich nach dem Abschluss nicht mehr ändern. Um Fehler zu korrigieren, nutze Beleg nachbearbeiten oder Storno.

  • Restbetrag muss null sein: Der Restbetrag darf nicht positiv sein – alle offenen Beträge müssen beglichen werden. Nur Übernahmen (negativer Restbetrag) sind zulässig.

  • Mehrere Zahlungsarten kombinieren: Es ist üblich, einen Beleg auf mehrere Zahlungsarten zu teilen – z.B. teilweise Bar und teilweise Karte. Nutze die +-Schaltfläche, um Zahlungsarten hinzuzufügen.

  • Geldtasche: Wenn dein Betrieb mit persönlichen Geldtaschen arbeitet (z.B. für Trinkgelder), stelle sicher, dass du die richtige Geldtasche wählst, bevor du den Beleg abschließt.