Rollen und Berechtigungen verwalten

Mit Rollen vergibst du Berechtigungen an Mitarbeiter. Jede Rolle ist ein Paket von Zugriffsrechten – du definierts, wer welche Funktionen in weboffice nutzen darf. Dann weist du den Mitarbeitern pro Standort eine Rolle zu.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Stammdaten und wähle Mitarbeiter.
2. Klicke auf die Registerkarte Rollen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Mitarbeiter zu verwalten.

So gehst du vor

Eine neue Rolle anlegen

1. Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Rolle zu erstellen.

   Das Eingabefenster öffnet sich mit drei Bereichen:

2. Rolle – Trage eine Rollenbezeichnung ein, unter der du die Rolle wiedererkennst.

3. Rechte – Die verfügbaren Berechtigungen sind nach Funktionsbereichen gruppiert. Schalte jeden Schalter ein, den diese Rolle braucht. Der Hinweis beim Schalter zeigt dir den technischen Namen des Rechts.

   • Wenn dein weboffice mehrere Module (wie Buchhaltung, Zeiterfassung) nutzt, siehst du nur die Rechte der aktiven Module.
   • Systemrollen (wie Administrator) können nicht verändert werden – ihre Schalter sind deaktiviert.

4. Benutzer – Hier ordnest du der Rolle Mitarbeiter zu. Die Tabelle zeigt alle Mitarbeiter deines Standorts:

   • In der linken Spalte steht der Mitarbeiter-Name.
   • Danach folgt je eine Spalte für jeden Standort, den dein weboffice hat.
   • Setz ein Häkchen, um diesen Mitarbeiter für die Rolle an diesem Standort freizugeben. Wenn ein Mitarbeiter nicht am Standort arbeitet, ist das Feld ausgegraut und ein Verbotszeichen zeigt, dass die Zuordnung nicht möglich ist.

5. Klicke Speichern, um die neue Rolle zu sichern.

Eine bestehende Rolle bearbeiten

1. Suche die Rolle in der Liste und klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol), oder doppelklicke auf den Namen.

2. Ändere die Rollenbezeichnung, passe die Rechte an, oder ordne andere Mitarbeiter zu – wie beim Anlegen.

3. Klicke Speichern.

Eine Rolle löschen

1. Suche die Rolle in der Liste.

2. Klicke auf die Schaltfläche Löschen (Papierkorb-Symbol).

   • Systemrollen können nicht gelöscht werden; die Schaltfläche ist deaktiviert.

3. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Aufbau der Rollenliste

Die Liste zeigt jede Rolle mit ihrer Bezeichnung. Die Spalte Rollenbezeichnung listet alle Rollen auf, die du erstellt hast oder die schon im System vorhanden sind.

Was danach passiert

Die Rolle ist ab sofort gespeichert. Wenn du Mitarbeiter zugeordnet hast, gelten die Berechtigungen dieser Rolle für diese Mitarbeiter an den ausgewählten Standorten. Änderungen sind sofort wirksam – es ist kein Neustart nötig.

Wenn du eine Rolle löschst, verlieren alle zugeordneten Mitarbeiter diese Berechtigungen. Bestehende Buchungen oder Daten werden nicht gelöscht.

Tipps und Hinweise

• Rollen übersichtlich halten: Erstelle Rollen nach Aufgaben (z.B. "Kassierer", "Lagerverwalter"). Das macht die Verwaltung einfacher.
• Berechtigungen sparsam vergeben: Gib jedem Mitarbeiter nur die Rechte, die er für seine Arbeit braucht.
• Systemrollen: weboffice hat vorgegebene Systemrollen wie Administrator. Diese kannst du ansehen und einzelnen Mitarbeitern zuweisen, aber nicht ändern oder löschen.
• Standorte prüfen: Wenn ein Mitarbeiter in der Zuordnungstabelle nur gegraut angezeigt wird, arbeitet er nicht an diesem Standort. Das musst du erst in seinen Mitarbeiterdaten eintragen.