Rollen und Berechtigungen verwalten

Du erstellst Rollen mit definierten Berechtigungen und weist sie Mitarbeitern pro Standort zu. So steurst du, wer welche Funktionen in weboffice nutzen darf – von der Aufgabenplanung über Buchungen bis zur Gastronomie.

So kommst du hierher

Öffne das Menü links und gehe zu Stammdaten > Mitarbeiter.
Klicke auf die Registerkarte Rollen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Mitarbeiter zu verwalten.

Aufbau der Rollenliste

Die Übersicht zeigt alle vorhandenen Rollen mit ihrer Bezeichnung. In jeder Zeile kannst du die Rolle bearbeiten oder (wenn sie nicht vom System vordefiniert ist) löschen.

So gehst du vor

Neue Rolle anlegen

Klicke auf Hinzufügen.
Im Fenster, das sich öffnet, gib unter Rollenbezeichnung einen Namen für die Rolle ein – z. B. eine Beschreibung der Aufgabe oder des Bereichs, für den die Rolle gedacht ist.
Schalte unter Rechte alle Berechtigungen ein, die diese Rolle haben soll. Sie sind nach Fachbereich geordnet (z. B. Aufgabenplanung, Aufträge, Buchhaltung, Gastronomie). Mit der Schaltfläche neben jedem Recht erkennst du auf einen Blick, ob es aktiv ist.
Unter Benutzer siehst du, welche Mitarbeiter bereits in dein System aufgenommen sind. Du kannst hier schon der neuen Rolle Mitarbeiter zuordnen: aktiviere das Auswahlfeld in der Spalte des jeweiligen Standorts für jeden Mitarbeiter, dem diese Rolle an diesem Standort gelten soll. Nur Mitarbeiter, die einem Standort zugeordnet sind, können dieser Rolle hinzugefügt werden.
Klicke auf Speichern.

Die Rolle wird angelegt und ist sofort verfügbar.

Bestehende Rolle ändern

Doppelklick auf die Rolle in der Liste, oder klicke auf das Bearbeitungs-Symbol in ihrer Zeile.
Ändere die Berechtigungen nach Bedarf oder aktualisiere die Mitarbeiterzuordnung.
Klicke auf Speichern.

Rolle löschen

Klicke in der Zeile der Rolle auf das Lösch-Symbol.
Bestätige die Rückfrage.

Systemrollen (vom Programm vordefiniert) können nicht gelöscht werden.

Was danach passiert

Die Rolle ist gespeichert und wird ab sofort angewendet. Wenn du Mitarbeiter der Rolle zugeordnet hast, sehen sie beim nächsten Anmelden nur noch die Funktionen, die diese Rolle erlaubt.

Wenn du die Rechte einer Rolle später änderst, gelten die neuen Einstellungen sofort für alle Mitarbeiter mit dieser Rolle.

Mitarbeiter selbst richtest du unter Mitarbeiter anlegen und bearbeiten ein.

Tipps und Hinweise

Systemrollen: Das Programm hat bereits vordefinierte Rollen. Diese erkennst du daran, dass das Lösch-Symbol deaktiviert ist. Du kannst sie nicht löschen, aber bearbeiten.
Rollen ohne Benutzer: Eine Rolle kann sinnvoll sein, ohne dass ihr aktuell jemand zugeordnet ist – du kannst sie später vergeben.
Mehrere Rollen pro Mitarbeiter: Ein Mitarbeiter kann an verschiedenen Standorten unterschiedliche Rollen haben.