Du erstellst einen neuen Kundeneintrag und speicherst alle wichtigen Informationen: Name, Adresse, Kontaktdaten und bei Bedarf Geschäftsdetails. Danach kannst du Sendungen erfassen, Rechnungen schreiben und den Kunden im Portal verwalten.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht, Kunden anzuzeigen und zu bearbeiten. Wenn du Sendungen versenden möchtest, muss das Modul Versand aktiv sein.
So gehst du vor
Öffne das Kundenfenster – die Felder für Stammdaten laden sich automatisch.
Wähle unter Kundenart aus, ob es sich um eine Einzelperson oder ein Geschäft handelt.
- Ist es ein Geschäft, trage den Firmenname ein.
- Ist es eine Einzelperson, gib unter Anrede an (z. B. Herr, Frau). Je nach Einstellung deines Betriebs erscheint dieses Feld möglicherweise nicht.
Fülle die Kontaktdaten aus:
- Vorname und Nachname (bei Einzelpersonen)
- Telefon, Handy, E-Mail – je nachdem, welche Felder in deinem Betrieb erforderlich sind
- Fax und Website – optional
Gib die Adressdaten ein:
- Straße, Postleitzahl, Ort, Land
- Die Adresse wird als Rechnungsadresse verwendet. Brauchst du eine andere Lieferadresse, aktiviere den Schalter Lieferadresse ist Rechnungsadresse nicht – dann kannst du eine zweite Adresse eintragen.
Unter Standorte ordnest du den Kunden einem oder mehreren Orten deines Betriebs zu – wenn du mehrere hast. Das Feld zeigt, wie viele Standorte gewählt sind.
Ist dein Betrieb eine Arztpraxis oder ähnliche medizinische Einrichtung, wähle unter Versicherungsträger die Krankenversicherung und trage die Versicherungsnummer ein.
Speichere den Kunden mit der Schaltfläche Speichern. Du siehst dann weitere Registerkarten:
- Zusatzdaten: Kundennotizen, individuelle Preise und Rabatte
- Dokumente: Verträge, Angebote und andere Dateien
- Historie: Alle Belege und Vorgänge dieses Kunden auf einen Blick
- Sendungen: Alle Pakete und Sendungen, die an diesen Kunden gehen
Aufbau des Kundenfensters
Das Fenster ist in mehrere Registerkarten unterteilt. Du erreichst die wichtigsten Felder in der Registerkarte Allgemein:
Stammdaten (linke Seite)
- Kundenart, Name, Kontakt- und Adressdaten
- Standortzuordnung
- Kundennummer (wird automatisch vergeben)
- Kundenherkunft (optional – woher kennst du den Kunden)
Lieferadresse (rechte Seite)
- Nur wenn diese von der Rechnungsadresse abweicht
Zahlungsmodalitäten (rechte Seite, bei Geschäftskunden)
- Rechnungs-E-Mail
- Skonto (prozentual und in Tagen)
- Zahlungsziel
- Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
Buchhaltung (rechte Seite, wenn Rechnungen oder Kassensystem aktiv)
- Zuordnung zu einem Konto für die Buchhaltung
Was danach passiert
Der Kunde ist jetzt gespeichert. Du kannst:
- Sendungen erfassen: Öffne die Registerkarte Sendungen und erstelle eine neue Sendung mit oder ohne Versandetikett über Sendcloud.
- Zusatzdaten erfassen: Hinterlege Notizen, individuelle Preise, Rabatte und andere Informationen in den weiteren Registerkarten.
- Kundenportal einrichten: Vergib dem Kunden ein Passwort für das Kundenportal.
- Kundendetails ändern: Öffne den Kunden später jederzeit erneut, um Daten zu aktualisieren.
Tipps und Hinweise
- Kundennummer automatisch generieren: Die Kundennummer wird beim Speichern automatisch vergeben. Wenn die Nummer bereits existiert, fragt weboffice, ob du eine neue generieren lassen möchtest.
- Geschäftskunden prüfen: Hast du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingetragen, prüfe sie mit der Schaltfläche USt-ID prüfen – das System überprüft dann, ob die Nummer gültig ist.
- Lieferadresse nachträglich hinzufügen: Auch nach dem Speichern kannst du noch eine Lieferadresse hinzufügen, indem du den Schalter Lieferadresse ist Rechnungsadresse deaktivierst.
- Visitenkarte importieren: Hast du die Visitenkarte eines Kunden eingescannt, kann weboffice die Daten automatisch ausfüllen – überprüfe sie vor dem Speichern.
- Duplikate vermeiden: Suche nach ähnlichen Kunden, bevor du einen neuen anlegst.