Hier siehst du alle Fahrzeuge deines Unternehmens auf einen Blick: ihre Kennzeichen, Bezeichnungen, Fahrergruppen und aktuelle Kilometer-Stände. Du kannst von hier aus Fahrzeuge bearbeiten, neue anlegen oder archivierte Fahrzeuge zurückholen.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Fahrtenbuch-Verwaltung.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.
So gehst du vor
Die Seite zeigt dir die Liste deiner aktiven Fahrzeuge. Um ein Fahrzeug anzulegen oder zu bearbeiten, gehe wie folgt vor:
Klicke auf Hinzufügen (oben links, mit Plus-Symbol), um ein neues Fahrzeug anzulegen. Alternativ doppelklickst du auf ein bestehendes Fahrzeug in der Liste, um es zu bearbeiten – oder du klickst in der Spalte Bearbeiten (rechts) auf das Stift-Symbol.
Das Fenster zum Anlegen oder Bearbeiten öffnet sich. Wie du ein Fahrzeug einrichtest, erfährst du unter Ein Fahrzeug anlegen oder bearbeiten.
Um archivierte Fahrzeuge zu sehen, klicke auf Archiv (oben rechts). Die Liste wechselt zu den inaktiven Fahrzeugen um. Um ein archiviertes Fahrzeug wiederherzustellen, klicke in der Spalte Wiederherstellen auf das Pfeil-Symbol.
Um die Datenintegrität eines Fahrzeugs zu prüfen – also zu überprüfen, ob die Fahrten dieses Fahrzeugs nachträglich verändert wurden –, klicke auf das Schild-Symbol (Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs prüfen) in der Spalte ganz rechts. Das Programm führt die Kontrolle durch und teilt dir mit, ob alles in Ordnung ist.
Aufbau der Übersicht
Die Liste zeigt dir für jedes Fahrzeug diese Spalten:
- Kennzeichen: Das amtliche Nummernschild des Fahrzeugs.
- Bezeichnung: Der Name, unter dem du das Fahrzeug verwaltst (z. B. "Firmenwagen 1").
- Art: Der Fahrzeugtyp (Firmenwagen, Privatfahrzeug oder ähnliches).
- Kilometergeld: Bei Privatfahrzeugen der Satz, nach dem die Kilometerkosten berechnet werden.
- km-Stand: Der aktuelle Kilometerstand des Fahrzeugs.
- Fahrer: Die Namen der Mitarbeiter, denen das Fahrzeug zugeordnet ist.
Was danach passiert
Neue oder geänderte Fahrzeuge sind sofort in der Liste sichtbar. Wenn du ein Fahrzeug anlegst, kannst du danach Fahrten erfassen oder Orte einrichten, die deine Fahrer für ihre Fahrtstrecken brauchen.
Tipps und Hinweise
- Wenn die Liste leer ist und du noch kein Fahrzeug hast, zeigt dir weboffice eine Anleitung, die dich beim Anlegen des ersten Fahrzeugs unterstützt.
- Ein archiviertes Fahrzeug wird normalerweise nicht mehr für neue Fahrten genutzt – es bleibt aber in den bestehenden Fahrten erhalten, damit die Historie nicht zerstört wird.
- Die Prüfung der Unveränderbarkeit zeigt dir, ob jemand Fahrtdaten nach ihrer Erfassung still und heimlich geändert hat. Das ist besonders bei Privatfahrzeugen wichtig, um die Korrektheit für Steuer und Kostenerstattung zu sichern.