Eine Fahrt erfassen oder bearbeiten

Hier erfasst du eine neue Fahrt, beendest eine laufende Fahrt oder bearbeitest eine bereits gespeicherte Fahrt. Das Fenster passt sich je nachdem an – ob du gerade startest, eine Fahrt nachtragen möchtest oder eine bestehende Fahrt änderst.

So kommst du hierher

Öffne dein Fahrtenbuch über die Seitenleiste. Je nachdem, was du tun möchtest:

• Fahrt starten: Klicke auf die Schaltfläche Fahrt starten in der Liste deiner Fahrzeuge.
• Fahrt beenden: Suche die laufende Fahrt in der Liste und klicke auf Fahrt beenden.
• Fahrt nachtragen: Klicke auf Fahrt nachtragen und fülle alle Angaben aus.
• Fahrt bearbeiten: Öffne eine gespeicherte Fahrt aus der Liste.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Für die automatische Standorterkennung benötigst du allerdings die Zustimmung zur Standortverfolgung für dein Fahrzeug.

So gehst du vor

Fahrtart und Datum (nur bei Geschäftsfahrten)

1. Art der Fahrt (falls angezeigt): Wähle, ob die Fahrt geschäftlich oder privat ist.

   • Ist die Fahrt geschäftlich, klicke danach auf die passende Option: Nein (normale Geschäftsfahrt), zur Arbeitsstätte (Pendlerfahrt) oder zum Einsatzort.
   • Private Fahrten werden nicht weiter verfolgt.

2. Datum: Trage das Fahrtdatum ein.

3. Abfahrt: Trage die Uhrzeit der Abfahrt ein.

4. Wenn du die Fahrt nicht gerade jetzt startest (also Fahrt beenden oder Fahrt bearbeiten): Trage auch die Ankunft ein.

Strecke

5. Von: Trage den Startort ein oder wähle einen gespeicherten Ort aus den angezeigten Vorschlägen.

   • Hast du die Standortzustimmung erteilt, kannst du auch auf Hier klicken, um deinen aktuellen Standort zu übernehmen.
   • Klicke auf das Sternsymbol neben Hier, um einen Ort für später zu speichern.

6. Nach (nicht beim Starten): Trage den Zielort ein – gleiches Verfahren wie beim Startort.

7. Zwischenziele (nicht beim Starten): Falls du während der Fahrt mehrere Orte ansteuerst:

   • Klicke Zwischenziel hinzufügen.
   • Trage Ort und Ankunftszeit ein; die Angabe eines Kunden oder des Fahrtziels ist optional.
   • Mit dem Papierkorbsymbol kannst du ein Zwischenziel wieder entfernen.

8. Kunde (optional): Wähle einen Kunden aus – wird später als Gesamtkunde der Fahrt verwendet, wenn du keinen Ort auswählst oder einen Kunden bei der Fahrt hinzufügst. Wenn du einen Kunden wählst, wird die Kundenadresse automatisch als Zielort eingetragen (sofern dieser noch leer ist).

9. Zweck / Termin: Beschreibe kurz, wofür die Fahrt bestimmt ist – zum Beispiel „Kundentermin", „Besorgungen" oder eine Termin-Uhrzeit.

Kilometerstand

10. km-Stand Start: Trage den Kilometerstand beim Start ein.

    • Ist ein Foto mit Tachodaten verfügbar, kannst du auf Tacho fotografieren klicken – der km-Stand wird dann automatisch aus dem Foto ausgelesen.
    • Sollte zwischen dieser Fahrt und der letzten eine Lücke sein, wird das Programm dich warnen und um eine Begründung bitten.

11. km-Stand Ende (nicht beim Starten): Trage den Kilometerstand beim Ende ein – dasselbe Verfahren wie beim Start.

12. Mitfahrer (bei privaten Fahrzeugen und Geschäftsfahrten): Gib die Anzahl der Mitfahrer an, die dienstlich notwendig waren.

13. Das Programm zeigt dir automatisch die gefahrenen Kilometer und bei Bedarf das Kilometergeld an.

    • Wenn du Start- und Zielort mit Koordinaten eingegeben hast, wird auch die voraussichtliche Routenlänge angezeigt.
    • Mit Übernehmen kannst du diese Routenlänge als km-Stand Ende übernehmen.

Änderungsgrund (nur bei Bearbeitung)

14. Falls du eine bereits gespeicherte Fahrt änderst und etwas daran nicht hinzugefügt, sondern geändert hast: Trage unter Grund der Änderung ein, warum die Änderung nötig war. Ergänzungen ohne bisherigen Wert brauchen keinen Grund – der Grund wird nur verlangt, wenn sich Werte unterscheiden.

Speichern oder Starten

15. Klicke die passende Schaltfläche:
    • Beim Starten: Fahrt starten – die Fahrt läuft jetzt.
    • Beim Beenden: Fahrt beenden – die Fahrt ist gespeichert.
    • Sonst: Speichern – die Fahrt ist gespeichert.

Die Fahrt wird im Fahrtenbuch angezeigt. Für Fahrten, die du erst lange Zeit später einträgst (mehr als die im System eingestellte Frist zurück), wird die Fahrt im Fahrtenbuch als nachgetragen gekennzeichnet.

Aufbau des Fensters

Fahrzeug: Der Fahrzeugname und das Kennzeichen. Falls die Fahrt gesperrt oder storniert ist, wird das hier angezeigt und du kannst die Fahrt nicht mehr ändern.

Strecke: Hier ordnest du Start-, Zwischen- und Zielpunkte ein. Der Ort wird als Adresse oder Name des gespeicherten Ortes eingegeben oder automatisch vom Programm ermittelt.

Kilometerstand: Start- und Endstand – einzeln oder mit Foto des Tachometers.

Änderungsprotokoll (falls vorhanden): Eine Zeitreihe aller früheren Änderungen an dieser Fahrt. Hier siehst du alte Werte, neue Werte, wer wann was geändert hat und warum.

Was danach passiert

Die Fahrt ist gespeichert und erscheint im Fahrtenbuch unter dem jeweiligen Fahrzeug. Hast du die Fahrt gerade gestartet, läuft sie jetzt und wird in der Liste als aktiv gekennzeichnet – die nächste Aktion ist dann Fahrt beenden.

Bei Änderungen an einer bereits gespeicherten Fahrt wird deine Änderung im Änderungsprotokoll aufgezeichnet, damit die Verwaltung nachvollziehen kann, was sich wann geändert hat.

Solltest du eine Fahrt nicht beenden wollen, sondern stornieren, klicke auf Stornieren – die Fahrt verschwindet damit nicht, sondern wird mit deinem Grund im Fahrtenbuch gekennzeichnet.

Tipps und Hinweise

• Koordinaten statt Adressen: Falls das Programm von Anfang an nur Koordinaten anzeigt (z.B. „52.123, 13.456"), werden diese automatisch in echte Adressen umgewandelt, sobald eine Internetverbindung besteht.

• Rückfahrt: Wenn du eine Fahrt beendest und der Zielort nicht gleich dem Startort ist, schlägt das Programm vor, den Zielort beim nächsten Start als Startort zu verwenden – das erspart dir Tipparbeit.

• Gespeicherte Orte nutzen: Besuchst du regelmäßig die gleichen Adressen (z.B. Kundenadressen oder dein Büro), speichere sie als Orte ab. Die ersten acht Favoriten erscheinen dann als schnelle Vorschläge.

• Fahrt storniert oder gesperrt: Ist eine Fahrt storniert oder der Monat freigegeben bzw. eingereicht, kannst du sie nicht mehr bearbeiten – nur die Verwaltung kann den Monat wieder öffnen.