Hier legst du wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen an, die beim Versand von Belegen oder Dokumenten zur Auswahl stehen. Du kannst Vorlagen mit einer Bezeichnung und einem Textinhalt hinterlegen, später bearbeiten oder löschen.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü System
- Wähle Standorte
- Klicke auf die Registerkarte des Standorts, für den du Vorlagen verwalten möchtest
- Scrolle zum Bereich E-Mail-Vorlagen
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht Unternehmen verwalten. Die Vorlagen gelten pro Standort.
So gehst du vor
Eine neue Vorlage erstellen
- Klicke die Schaltfläche Hinzufügen
- Gib eine Bezeichnung ein – unter diesem Namen erkennst du die Vorlage später beim Versand
- Schreib den Inhalt der E-Mail – das ist der Text, den der Empfänger erhält. Du kannst hier Platzhalter für Anrede und Namen verwenden
- Speichere die Vorlage
Die neue Vorlage erscheint sofort in der Liste und steht beim Dokumentversand zur Auswahl.
Eine vorhandene Vorlage bearbeiten
- Klicke in der Liste auf die Vorlage, die du ändern möchtest – entweder auf die Zeile selbst oder auf das Bearbeitungs-Symbol (Stift)
- Ändere Bezeichnung oder Inhalt nach Bedarf
- Speichere die Änderungen
Die Vorlage wird sofort aktualisiert.
Eine Vorlage löschen
- Klicke in der Zeile der Vorlage auf das Lösch-Symbol (Mülleimer)
- Bestätige, dass du die Vorlage wirklich löschen möchtest
Die Vorlage wird sofort entfernt und steht nicht mehr zur Auswahl.
Aufbau der Liste
Bezeichnung: Der Name der Vorlage, unter dem sie beim Versand angeboten wird.
Inhalt: Zeigt an, ob die Vorlage einen Text enthält oder leer ist. Mit der Maus über das Symbol fahren, um den vollständigen Text zu sehen.
Was danach passiert
Die Vorlagen stehen sofort zur Verfügung. Wenn du später einen Beleg per E-Mail verschickst, kannst du eine dieser Vorlagen auswählen – der Text wird dann automatisch mit den Kundendaten gefüllt.
Tipps und Hinweise
- Platzhalter nutzen: Im Textinhalt kannst du Platzhalter für Kundendaten verwenden (beispielsweise für Anrede oder Namen). Welche Platzhalter verfügbar sind, siehst du im Eingabefenster für die Vorlage.
- Mehrere Standorte: Jeder Standort hat eigene Vorlagen. Wenn du Vorlagen für mehrere Standorte brauchst, musst du sie für jeden Standort einzeln anlegen.