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E-Mail-Vorlagen für Belege erstellen und verwalten

E-Mail-Vorlagen sind wiederverwendbare Textbausteine, die weboffice beim Versand von Belegen oder Dokumenten zur Auswahl stellt. Du legst sie hier an, bearbeitest sie und löschst sie wieder – mit Platzhaltern für Anrede und Kundennamen, die sich automatisch einfügen.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und gehe zu Web.Office.Administration > Standorte. Wähle die Registerkarte des Standortes, für den du E-Mail-Vorlagen verwalten möchtest.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Verwaltung (Unternehmen verwalten). Die E-Mail-Vorlagen gelten pro Standort.

So gehst du vor

Scrolle zum Bereich E-Mail-Vorlagen. Dort siehst du eine Liste aller bereits angelegten Vorlagen mit ihrer Bezeichnung und einem Hinweis, ob Inhalt vorhanden ist.
Um eine neue Vorlage anzulegen: Klicke auf Hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich, in dem du die Vorlage erstellst.
Um eine vorhandene Vorlage zu bearbeiten: Doppelklick auf die Vorlage in der Liste, oder klicke in der Spalte Aktionen auf das Stift-Symbol. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.
Um eine Vorlage zu löschen: Klicke in der Spalte Aktionen auf das Mülleimer-Symbol. Bestätige die Sicherheitsabfrage – die Vorlage ist dann gelöscht und kann nicht mehr beim Versand ausgewählt werden.

Nach jeder Änderung (anlegen, bearbeiten, löschen) wird die Liste automatisch aktualisiert.

Aufbau der E-Mail-Vorlagen-Liste

Die Liste zeigt folgende Spalten:

Bezeichnung: Der Name der Vorlage, unter dem sie beim Dokumentversand angeboten wird. Wähle einen aussagekräftigen Namen, damit Nutzer schnell die richtige Vorlage finden.
Inhalt: Ein Hinweis, ob die Vorlage einen Text enthält oder leer ist.
Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten oder Löschen.

Was danach passiert

Die Vorlage steht sofort zur Verfügung – beim nächsten Dokumentversand (etwa beim Versand von Rechnungen oder Lieferscheinen) kann der Nutzer sie aus einer Liste auswählen. Die Vorlage wird dann mit den tatsächlichen Kundendaten ergänzt und versendet.

Mehr über den Versand von Belegen und die Nutzung dieser Vorlagen erfährst du unter Automatische E-Mails, die weboffice verschickt.

Tipps und Hinweise

Platzhalter verwenden: In deinem Vorlagentext kannst du Platzhalter eintragen (etwa für Anrede oder Kundennamen), die weboffice beim Versand automatisch ersetzt. Die genaue Syntax findest du im Bearbeitungsfenster.
Mehrere Standorte: Jeder Standort hat eigene E-Mail-Vorlagen. Wenn du für mehrere Standorte tätig bist, wechsle die Registerkarte, um Vorlagen pro Standort zu verwalten.
Vorlage testen: Bevor du eine neue Vorlage in den Produktivbetrieb nimmst, prüfe sie gründlich – besonders die Platzhalter und die Formatierung.