Reservierungen verwalten
Hier erfasst, bearbeitest und verwaltest du alle Hotelreservierungen. Du siehst den aktuellen Stand jeder Buchung – von der Anfrage bis zum Auschecken – und kannst Reservierungen bei Bedarf stornieren.
So kommst du hierher
Öffne in der Seitenleiste Hotel und wähle Reservierungen.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht zum Anschauen von Hoteldaten. Wenn dein Hotel noch keine Zimmer hat, musst du diese zuerst anlegen, bevor du eine Reservierung erfassen kannst.
So gehst du vor
Wähle einen Zeitraum über das Feld Zeitraum in der Werkzeugleiste. Voreingestellt ist der Zeitraum von heute bis drei Monate in die Zukunft – die Liste zeigt nur Reservierungen innerhalb dieses Bereichs.
Erfasse eine neue Reservierung, indem du auf Neue Reservierung klickst. Ein Eingabefenster öffnet sich, in dem du alle Details einträgst: Zeitraum, Gast, Zimmer, Verpflegung und Preis. Das Fenster speichert die Reservierung automatisch – du kehrst zur Liste zurück.
Suche eine vorhandene Reservierung in der Liste. Du kannst nach Gast, Nummer oder Zeitraum filtern – der Zeitraum oben wirkt sofort auf die Anzeige.
Bearbeite eine Reservierung, indem du sie einmal klickst, um sie auszuwählen, und dann auf Bearbeiten klickst. Im Eingabefenster kannst du alle Angaben ändern – außer dem Zeitraum und der Zimmerkategorie. Speichern schließt das Fenster.
Alternativ doppelklickst du auf eine Reservierung in der Liste, um sie sofort zu öffnen.
Storniere eine Reservierung, wenn der Gast absagt: Wähle die Reservierung aus und klick Stornieren. Ein Bestätigungsfenster öffnet sich. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn die Reservierung noch nicht ausgecheckt ist.
Aufbau der Reservierungsliste
Die Liste zeigt folgende Spalten:
- Nummer: Die eindeutige Reservierungsnummer
- Gast: Der Name des Gastes
- Anreise / Abreise: Das Ankunfts- und Abreisedatum
- Zimmer: Die Zimmernummern, die reserviert sind
- Kategorie: Der Zimmertyp
- Erwachsene / Kinder: Anzahl der Personen
- Verpflegung: Die Art der Verpflegung
- Zustand: Der aktuelle Status der Reservierung (Anfrage, Angebot, Option, Warteliste, Bestätigt, Eingecheckt, Ausgecheckt, Storniert, Nicht angereist, Verfallen)
- Gesamt: Der Gesamtpreis brutto
- Zuteilung: Ein Häkchen zeigt, dass die Zimmer zugewiesen sind; ein Ausrufezeichen bedeutet, dass noch Zimmer offen sind
Zusätzlich kannst du die Spalte Gebucht am einblenden, um zu sehen, wann die Reservierung erfasst wurde.
Was danach passiert
Die neue oder geänderte Reservierung wird sofort gespeichert und erscheint in der Liste. Du siehst sie unter dem gewählten Zeitraum und kannst sie jederzeit erneut bearbeiten oder stornieren.
Stornierte Reservierungen bleiben in der Liste sichtbar, sind aber gekennzeichnet. Eine Reservierung wird automatisch als „Ausgecheckt" markiert, wenn du einen Checkout durchführst – danach kann sie nicht mehr storniert werden.
Der Zustand „Verfallen" wird automatisch vergeben, wenn eine Option oder ein Angebot sein Ablaufdatum erreicht.
Tipps und Hinweise
Schneller Zugriff: Mit der Taste Ctrl+N (Windows) oder Cmd+N (Mac) öffnest du sofort ein neues Reservierungsformular – ohne die Schaltfläche zu klicken.
Zimmer nachträglich zuordnen: Wenn beim Erfassen ein Ausrufezeichen in der Spalte Zuteilung erscheint, sind noch nicht alle Zimmer der Reservierung konkreten Raumnummern zugewiesen. Bearbeite die Reservierung und ordne die Zimmer zu.
Filtern nach Zeitraum: Der Zeitraum filtert nur die Anreisedaten – eine Reservierung mit Anreise im März und Abreise im April wird angezeigt, wenn du den März ausgewählt hast.
Zustand und Aktionen: Manche Zustände (z.B. „Ausgecheckt") verhindern weitere Aktionen wie Stornierung. Das ist beabsichtigt – der Vorgang ist damit abgeschlossen.
Mehrere Hotels: Wenn dein Betrieb mehrere Hotels verwaltet, siehst du oben Registerkarten für jedes Hotel. Die Reservierungsliste gilt immer für das aktuell gewählte Hotel.