Hier erfasst du alle Buchungen deines Hotels – wer kommt wann an, welches Zimmer, wie lange der Aufenthalt, wie viel es kostet. Du siehst alle offenen und abgeschlossenen Reservierungen auf einen Blick, bearbeitest sie und stornierst sie bei Bedarf.
So kommst du hierher
Klicke in der Seitenleiste auf Hotel und dann auf Reservierungen.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht Hotel anzeigen. Um Reservierungen zu erfassen oder zu bearbeiten, brauchst du zusätzlich das Recht Hotel Rezeption.
Bevor du eine erste Reservierung erfasst, müssen mindestens eine Zimmerkategorie und ein Zimmer angelegt sein.
So gehst du vor
Filtere deine Reservierungen (optional):
- Aktiviere Nur offene, um nur noch laufende und zukünftige Reservierungen zu sehen.
- Wähle einen Zeitraum mit Aufenthalt im Zeitraum, um nur Gäste zu sehen, die in diesem Zeitraum anreisen oder abreisen.
Suche eine Reservierung in der Liste oder blättern durch alle Einträge. Die Spalten zeigen dir Reservierungsnummer, Gastname, An- und Abreisedatum, Zimmer, Kategorie und den aktuellen Zustand (gebucht, eingecheckt, ausgecheckt oder storniert).
Öffne eine bestehende Reservierung zum Bearbeiten:
- Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) oder doppelklick auf die Zeile. Das Fenster mit allen Details öffnet sich – hier kannst du Gast, Zimmer, Zeitraum, Preis und Verpflegung ändern.
Führe Aktionen durch – klicke auf das Aktionen-Symbol (Rakete):
- Ein Fenster zeigt dir alle offenen Aufenthalte dieser Reservierung. Für jeden Aufenthalt kannst du hier Check-in erfassen, das Zimmer zuteilen, das Gastkonto öffnen oder weitere Schritte vornehmen.
- Du kannst die Reservierung auch im Belegungsplan zeigen lassen – der Plan springt auf das Anreisedatum.
- Wenn alle Aufenthalte abgeschlossen sind, kannst du die ganze Reservierung stornieren. weboffice berechnet die Stornogebühr nach deiner Stornoregel.
Erfasse eine neue Reservierung – klicke auf Neue Reservierung. Ein Fenster öffnet sich mit Feldern für Anreise, Abreise, Kategorie, Verpflegung und Preis. Speichern schließt das Fenster, die Reservierung erscheint sofort in der Liste.
Aufbau der Reservierungsliste
Die Liste zeigt alle Reservierungen mit folgenden Spalten:
- Reservierung: Eindeutige Buchungsnummer (klickbar zum Öffnen)
- Gast: Name des angemeldeten Gastes
- Anreise: Datum des Check-in
- Abreise: Datum des Check-out
- Zimmer: Raumnummern dieser Reservierung
- Kategorie: Zimmerkategorie (Doppelzimmer, Suite u. ä.)
- Hotel: Name des Hotels
- Personen: Anzahl Erwachsener und Kinder
- Zustand: Status mit Symbol – Gebucht (grau), Eingecheckt (blau), Ausgecheckt (grün), Storniert (rot)
- Zuteilung: Zeigt an, ob ein Zimmer zugeordnet ist – zugeteilt (grün) oder Zimmer fehlt (gelb)
- Gesamt: Bruttobetrag der gesamten Reservierung
Rechts bei jeder Zeile: Bearbeiten (Stift) und Aktionen (Rakete).
Was danach passiert
Die Reservierung wird sofort in der Liste gespeichert. Du kannst sie jederzeit wieder öffnen und anpassen. Mit den Aktionen (Check-in, Zuteilung, Gastkonto) verfolgst du den Gast durch seinen Aufenthalt. Sobald ein Gast abreist, wechselt der Zustand auf Ausgecheckt – diese Reservierung ist dann abgeschlossen, kann aber noch storniert werden.
Im Belegungsplan siehst du alle Reservierungen zeitlich auf einer Grafik und erkennst sofort, welche Zimmer belegt sind und welche noch frei.
Tipps und Hinweise
- Keine Reservierung sichtbar? Prüfe den Zeitraumfilter – möglicherweise liegt die Anreise außerhalb des eingestellten Zeitraums.
- Zimmer zuteilen: Wenn in der Spalte Zuteilung ein gelbes Symbol Zimmer fehlt steht, öffne die Aktionen und weise dem Aufenthalt ein Zimmer zu – erst dann ist die Reservierung vollständig.
- Stornierung rückgängig machen: Eine stornierte Reservierung wird nicht gelöscht, sondern bekommt den Zustand Storniert. Bearbeite die Reservierung, um sie wieder zu aktivieren.
- Schnelle Änderungen: Mit einem Doppelklick auf die Zeile bearbeitest du die Reservierung schneller als über das Symbol.