Du kannst eine Lagerbestellung als PDF per E-Mail an den Lieferanten schicken. weboffice hängt die Bestellung automatisch an und versendet sie – du brauchst nur die E-Mail-Adresse zu bestätigen und bei Bedarf eine Nachricht hinzuzufügen.
Voraussetzungen
Der Lieferant muss im System hinterlegt sein und eine E-Mail-Adresse haben. Du brauchst das Recht, Bestellungen zu versenden.
So gehst du vor
Öffne die Bestellung, die du versenden möchtest (siehe Lagerbestellung erstellen), und suche nach einer Schaltfläche zum Versenden oder „Per E-Mail versenden".
Das Fenster zeigt dir die E-Mail-Adresse des Lieferanten und eine Betreffzeile mit vorausgefülltem Text – üblicherweise „Unsere Bestellung". Ändere den Betreff nur, wenn nötig.
Gib im Textfeld eine Nachricht ein, wenn du zusätzlich zum Dokument etwas schreiben möchtest – zum Beispiel eine Anmerkung zur Lieferzeit. Das Feld kann leer bleiben.
Klicke auf „Versenden" oder die entsprechende Schaltfläche. weboffice erstellt automatisch eine PDF der Bestellung und schickt sie an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Lieferanten.
Aufbau des Fensters
Das Fenster zum Versenden zeigt dir folgende Felder:
- E-Mail-Adresse des Lieferanten: Die Adresse, an die die Bestellung versendet wird. Sie stammt aus der Lieferantenverwaltung.
- Betreff: Die Betreffzeile der E-Mail. Sie ist vorausgefüllt, kann aber geändert werden.
- Nachrichtentext: Ein Feld für deine persönliche Nachricht an den Lieferanten. Es ist optional.
Was danach passiert
Die E-Mail wird sofort versendet. Die Bestellung bleibt im System gespeichert und kann jederzeit erneut versendet werden. Du siehst danach wieder die Bestellübersicht.
Tipps und Hinweise
- Prüfe vor dem Versenden, ob die E-Mail-Adresse des Lieferanten korrekt ist – weboffice verwendet die im Lieferantenstamm hinterlegte Adresse.
- Wenn die E-Mail nicht ankommen sollte, überprüfe die E-Mail-Adresse in der Lieferantenverwaltung und versuche es erneut.
- Die PDF der Bestellung wird jedes Mal neu erstellt, wenn du versendest – Änderungen an der Bestellung sind also immer in der gesendeten Datei enthalten.