Mitarbeiter und Abteilungen verwalten

Hier erstellst du Mitarbeiter, ordnest sie in Abteilungen ein und verwaltest ihre Stammdaten wie Kontaktinformationen, Arbeitszeiten und Berechtigungen. Das ist die zentrale Anlaufstelle für die Personalverwaltung in weboffice digital.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Stammdaten > Mitarbeiter.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht "Mitarbeiter verwalten". Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.

Aufbau der Übersicht

Die Seite zeigt zwei Bereiche nebeneinander:

Abteilungen (links): Eine Baumstruktur aller Abteilungen. Jede Abteilung zeigt in einer kleinen Zahl, wie viele Mitarbeiter darin sind. Eine grüne Schaltfläche oben ermöglicht es dir, neue Abteilungen hinzuzufügen.
Mitarbeiter (rechts): Zeigt die Details der gerade ausgewählten Abteilung, darunter eine Liste aller dort tätigen Mitarbeiter. Unten kannst du direkt weitere Mitarbeiter zuordnen.

Oben rechts gibt es einen Schieberegler Zeige archivierte Einträge, um auch gelöschte Abteilungen und Mitarbeiter anzuzeigen.

Auf Mobilgeräten wechselst du zwischen den Bereichen mit zwei Reitern: "Abteilungen" und "Mitarbeiter".

So gehst du vor

1. Abteilungsstruktur aufbauen

Wähle zunächst eine Abteilung aus der Liste links, oder erstelle eine neue:

Klicke auf Abteilung hinzufügen, um eine neue Abteilung auf oberster Ebene zu erstellen.
Ein Fenster öffnet sich mit den Feldern:
- Abteilungsbezeichnung: Der Name der Abteilung (erforderlich). Trage einen aussagekräftigen Namen ein.
- Standort: Wähle den Standort aus, dem die Abteilung zugeordnet ist (erforderlich).
- Übergeordnete Abteilung: Falls diese Abteilung eine Unterabteilung sein soll, wähle hier die übergeordnete Abteilung. Lass das Feld leer für Abteilungen auf oberster Ebene.
Klicke Speichern.

Die neue Abteilung erscheint in der Baumstruktur. Du kannst später weitere Unterabteilungen hinzufügen, indem du eine Abteilung auswählst und Unterabteilung hinzufügen klickst.

2. Mitarbeiter erstellen und zuordnen

Wähle eine Abteilung in der Liste links. Im rechten Bereich siehst du die dort arbeitenden Mitarbeiter.
Unten im Bereich "Mitarbeiter" findest du ein Auswahlfeld Mitarbeiter auswählen.... Klicke darauf, um einen neuen Mitarbeiter zu erstellen oder einen bestehenden zuzuordnen.
Wählst du einen bestehenden Mitarbeiter, wird er sofort dieser Abteilung zugeordnet. Ist kein passender Mitarbeiter in der Liste, klicke auf das Plus-Symbol, um einen neuen Mitarbeiter zu erstellen.

Ein Fenster öffnet sich, in dem du den neuen Mitarbeiter einrichtest:

Registerkarte "Allgemein" – Stammdaten:

Mitarbeiterbild: Klicke Bild hochladen, um ein Foto des Mitarbeiters hochzuladen (optional). Das Bild wird bei Buchungen und in der Terminbuchung angezeigt.
Personalnummer: Eine eindeutige Nummer für den Mitarbeiter (optional). Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.
E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters (optional).
Anrede, Vorname, Nachname: Trage den Namen und die Anrede des Mitarbeiters ein (erforderlich).
Anzeigename: Der Name, unter dem der Mitarbeiter in der Software angezeigt wird. Wird automatisch aus Vor- und Nachname gefüllt, kannst aber überschrieben werden.
Telefon und Handy: Kontaktnummern (optional).
Geburtsdatum: Das Geburtsdatum als Jahr (optional).
Farbe: Wähle eine Farbe für den Mitarbeiter. Sie wird in Kalender- und Zeiterfassungs-Ansichten verwendet (optional).
Startseite nach Login: Bestimme, welche Seite der Mitarbeiter nach dem Anmelden sieht (optional).

Standort-Bereich:

Hauptstandort: Der primäre Standort des Mitarbeiters (erforderlich).
Standorte: Klicke auf das Feld, um zusätzliche Standorte auszuwählen, an denen der Mitarbeiter tätig ist (optional).
Abteilung: Die Abteilung, zu der dieser Mitarbeiter gehört (wird hier vorbelegt, kannst aber geändert werden).

Weitere Registerkarten (bei aktivierten Modulen):

Dokumente: Lade hier Dateien hoch, die zum Mitarbeiter gehören (z. B. Arbeitsvertrag).
Arbeitsvertrag: Definiere Arbeitsverträge mit Start- und Enddatum sowie Gehalt.
Arbeitszeit-Regeln: Lege fest, an welchen Tagen und Zeiten der Mitarbeiter arbeitet.
Rechte: Vergebe Berechtigungen für verschiedene Module und Standorte. Eine grüne Schaltfläche bedeutet, dass das Recht durch eine Rolle zugewiesen wurde; ein Häkchen bedeutet, dass du es direkt zugewiesen hast.

Klicke Speichern. Das Fenster schließt, und der Mitarbeiter ist der Abteilung zugeordnet.

3. Mitarbeiter bearbeiten

Wähle eine Abteilung aus. Die Mitarbeiter dieser Abteilung erscheinen in einer Liste.
Klicke auf einen Mitarbeiter in der Liste oder auf die kleine Bearbeitungs-Schaltfläche neben seinem Namen.
Das Bearbeitungsfenster öffnet sich. Ändere die gewünschten Daten und klicke Speichern.

4. Mitarbeiter aus einer Abteilung entfernen

Wähle die Abteilung aus, aus der du einen Mitarbeiter entfernen möchtest.
Klicke in der Mitarbeiterliste auf die Schaltfläche mit dem Minus-Symbol neben dem Namen.
Der Mitarbeiter wird sofort entfernt, bleibt aber im System erhalten – er hat dann einfach keine Abteilung mehr.

5. Kennwort vergeben

Wenn du einen neuen Mitarbeiter speicherst und dieser noch kein Kennwort hat, fragt dich das System, ob du eines vergeben möchtest. Bestätige das und wähle in dem neuen Fenster:

Neues Kennwort: Das Passwort, das der Mitarbeiter später zum Anmelden nutzt (erforderlich).
Neues Kennwort bestätigen: Wiederhole das Passwort zur Bestätigung (erforderlich).

Klicke Speichern und bestätige die Sicherheitsfrage.

6. Abteilungen bearbeiten oder archivieren

Wähle eine Abteilung aus.
Klicke in der Kopfzeile auf eine der Schaltflächen:
- Bearbeiten (Stift-Symbol): Ändere den Namen, den Standort oder die übergeordnete Abteilung und speichere.
- Unterabteilung hinzufügen: Erstelle eine Unterabteilung mit dieser Abteilung als Überordnung.
- Archivieren: Lösche die Abteilung logisch – sie verschwindet aus der regulären Ansicht, kann aber über den Schieberegler oben noch eingesehen und wiederhergestellt werden.

Was danach passiert

Mitarbeiter und Abteilungen sind sofort im System verfügbar. Mitarbeiter können sich jetzt anmelden (mit Benutzername und dem gesetzten Kennwort), und ihre Berechtigungen sind in den jeweiligen Modulen wirksam. Abteilungen erscheinen in Berichten und Übersichten und helfen beim Organisieren der Arbeitsabläufe.

Wenn ein Mitarbeiter das Startseite-Feld gesetzt hat, sieht er nach dem Anmelden die von dir festgelegte Seite. Farben helfen beim visuellen Unterscheiden in Kalendern und bei der Zeiterfassung. Arbeitszeit-Regeln steuern, wann der Mitarbeiter automatisch "anwesend" ist, und Berechtigungen bestimmen, welche Funktionen er nutzen darf.

Tipps und Hinweise

Mitarbeiter verschieben: Du kannst einen Mitarbeiter in eine andere Abteilung verschieben, indem du ihn im Auswahlfeld unten im rechten Bereich erneut auswählst. Das System fragt, ob du ihn "verschieben" oder "hinzufügen" möchtest.
Abteilungen löschen: Eine Abteilung mit Mitarbeitern kann nicht gelöscht werden – du musst die Mitarbeiter zuerst entfernen oder einer anderen Abteilung zuordnen.
Archivierte Daten: Archivierte Abteilungen und Mitarbeiter sind nicht weg, sondern versteckt. Nutze den Schieberegler oben rechts, um sie zu sehen und bei Bedarf wiederherzustellen.
Berechtigungen pro Standort: Ein Mitarbeiter kann unterschiedliche Rechte an verschiedenen Standorten haben. Nutze dazu die Tabelle in der Registerkarte "Rechte".
Barcode-Scanning: Falls dein Gerät einen Scanner unterstützt, kannst du in der Registerkarte "Allgemein" einen Barcode/NFC-Code für die Zeiterfassung einscannen.