Mitarbeiter und Abteilungen verwalten
Hier legst du Mitarbeiter an, ordnest sie Abteilungen zu und verwaltest ihre Daten – von Kontaktinformationen über Arbeitsverträge bis hin zu Berechtigungen. Die Struktur zeigt dir gleichzeitig die Abteilungen deines Unternehmens.
So kommst du hierher
Gehe in der Seitenleiste zu Stammdaten > Mitarbeiter.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht „Mitarbeiter verwalten". Weitere Verwaltungsaufgaben für Mitarbeiter sind unter Stammdaten/Mitarbeiter - weitere Fenster und Dialoge beschrieben.
So gehst du vor
Abteilungsstruktur anlegen und bearbeiten
Öffne die Abteilungsansicht: Links im Fenster siehst du den Baum aller Abteilungen. Falls noch keine Abteilungen vorhanden sind, beginne hier.
Füge eine neue Abteilung hinzu: Klicke die Schaltfläche Abteilung hinzufügen. Es öffnet sich ein Fenster mit den Stammdaten:
- Abteilungsbezeichnung: Trage den Namen ein, unter dem die Abteilung bekannt ist.
- Standort: Wähle den Ort, wo diese Abteilung tätig ist. Ein Standort ist obligatorisch.
- Übergeordnete Abteilung: Ist diese Abteilung einer anderen unterstellt, wähle hier die übergeordnete aus. Lasse das Feld leer, wenn es eine Abteilung auf oberster Ebene ist.
Klicke Speichern.
Füge Unterabteilungen hinzu: Wähle im Baum eine Abteilung, und klicke die Schaltfläche Unterabteilung hinzufügen. Die neue Abteilung wird darunter eingefügt.
Bearbeite eine Abteilung: Wähle die Abteilung im Baum, und klicke Abteilung bearbeiten, um Name oder übergeordnete Abteilung zu ändern.
Archiviere eine Abteilung: Wähle die Abteilung, und klicke Abteilung archivieren, um sie auszublenden. Die Mitarbeiter der Abteilung werden nicht gelöscht. Schalte mit dem Schalter Zeige archivierte Einträge um, um archivierte Abteilungen wieder sichtbar zu machen und ggf. wiederherzustellen.
Mitarbeiter einer Abteilung anzeigen und bearbeiten
Wähle eine Abteilung: Klicke im Abteilungsbaum links auf die Abteilung. Rechts wird die Liste ihrer Mitarbeiter angezeigt.
Bearbeite einen Mitarbeiter: Klicke auf den Namen oder die Schaltfläche Mitarbeiter bearbeiten neben dem Namen. Es öffnet sich ein Fenster mit mehren Registerkarten:
- Allgemein: Foto, Name, E-Mail, Funktion, Telefon, Geburtsdatum, Farbe für Kalender und weitere Stammdaten
- Dokumente: Ablage für Urkunden, Zeugnisse und Vereinbarungen (nur nach dem ersten Speichern)
- Arbeitsvertrag: Wochenstunden, Urlaubstage und Laufzeit (nur nach dem ersten Speichern, sofern das Modul Zeit aktiv ist)
- Arbeitszeit-Regeln: Zuschläge und Pausenberechnung (nur nach dem ersten Speichern)
- Rechte: Berechtigungen pro Standort (nur nach dem ersten Speichern)
Speichere deine Änderungen.
Entferne einen Mitarbeiter aus der Abteilung: Klicke die Schaltfläche Aus Abteilung entfernen neben seinem Namen. Der Mitarbeiter wird nicht gelöscht, sondern nur aus dieser Abteilung entfernt.
Mitarbeiter hinzufügen und verschieben
Füge einen neuen Mitarbeiter hinzu: Klicke die Schaltfläche Mitarbeiter bearbeiten neben einem leeren Eintrag, oder nutze das Auswahlfeld am unteren Ende der Mitarbeiterliste:
- Klicke das Feld Mitarbeiter auswählen... und wähle einen bestehenden Mitarbeiter, um ihn dieser Abteilung zuzuordnen. Der Mitarbeiter wird der Abteilung hinzugefügt (oder verschoben, falls er schon in einer anderen Abteilung war).
- Das System meldet dir, ob der Mitarbeiter neu hinzugefügt oder verschoben wurde.
Lege einen ganz neuen Mitarbeiter an: Nutze das Auswahlfeld unten, und wähle einen leeren Platz oder klicke direkt die Schaltfläche Mitarbeiter bearbeiten. Trage die erforderlichen Daten ein und speichere.
Ansicht wechseln (mobil)
Auf kleinen Bildschirmen siehst du zwei Schaltflächen oben:
- Abteilungen: Zeigt den Baum mit Abteilungen und Mitarbeiterzahlen
- Mitarbeiter: Zeigt die Details der ausgewählten Abteilung
Tippe auf die gewünschte Ansicht.
Aufbau der Seite
Die Seite ist in zwei Bereiche aufgeteilt:
Linker Bereich – Abteilungen: Eine Baumstruktur aller Abteilungen. Neben jedem Namen steht in Klammern die Anzahl der Mitarbeiter in dieser Abteilung. Klicke auf eine Abteilung, um sie auszuwählen.
Rechter Bereich – Details: Sobald du eine Abteilung auswählst, siehst du:
- Den Namen und die Schaltflächen zum Bearbeiten, Hinzufügen von Unterabteilungen oder Archivieren
- Eine Liste aller Mitarbeiter in dieser Abteilung mit ihrem Namen, E-Mail und Aktionstasten
- Ein Auswahlfeld zum Hinzufügen oder Verschieben von Mitarbeitern
Ist noch keine Abteilung ausgewählt, wird eine Anleitung angezeigt.
Was danach passiert
Deine Änderungen werden sofort gespeichert. Die Abteilungsstruktur dient als Navigations- und Organisationshilfe im ganzen System. Wenn du einen Mitarbeiter bearbeitest und speicherst, ohne vorher ein Kennwort gesetzt zu haben, fragt das System dich, ob du eines vergeben möchtest – das ist der Startpunkt für das Kennwort setzen.
Tipps und Hinweise
- Mitarbeiterzahl pro Abteilung: Die Zahl neben dem Abteilungsnamen ist die Anzahl der Mitarbeiter, die dieser Abteilung direkt zugewiesen sind – Unterabteilungen werden nicht mitgezählt.
- Archivierte Abteilungen: Wenn du eine Abteilung archivierst, werden ihre Mitarbeiter nicht gelöscht. Sie sind nur verborgen, bis du den Schalter Zeige archivierte Einträge wieder aktivierst. Eine archivierte Abteilung kann jederzeit wiederhergestellt werden.
- Hierarchie ändern: Du kannst eine Unterabteilung jederzeit zur obersten Ebene machen, indem du sie bearbeitest und das Feld Übergeordnete Abteilung auf „Keine (oberste Ebene)" setzt.
- Mitarbeiter ohne Abteilung: Ein Mitarbeiter kann auch ohne Abteilungszuordnung existieren. Wähle im Auswahlfeld „Ohne Abteilung", um solche Mitarbeiter zu sehen.
- Mehrere Standorte: Wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat, werden die Abteilungen nach Standort getrennt verwaltet – wähle den Standort über die Einstellung oder den Filter oben.