Hier legst du Mitarbeiter an, ordnest sie in Abteilungen ein und verwaltest ihre Stammdaten. Du kannst Abteilungen in einer Hierarchie strukturieren, Mitarbeiter zwischen ihnen verschieben und deren Rechte, Arbeitszeiten und persönliche Daten eintragen.
So kommst du hierher
Gehe in die Seitenleiste und wähle Stammdaten > Mitarbeiter.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Mitarbeiter zu verwalten. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.
So gehst du vor
Abteilungen anlegen und strukturieren
Klicke oben links auf die Schaltfläche Abteilung hinzufügen, um eine neue Abteilung der obersten Ebene zu erstellen.
Trage die Abteilungsbezeichnung ein – das ist der Name, unter dem die Abteilung in der Liste erscheint.
Wähle einen Standort aus. Das ist der Profit-Center, dem die Abteilung zugeordnet wird.
Wenn diese Abteilung einer anderen untergeordnet sein soll, wähle unter Übergeordnete Abteilung die Eltern-Abteilung. Ist das Feld leer, wird die Abteilung auf oberster Ebene erstellt. Speichern.
Um eine Unterabteilung zu erstellen, wähle die übergeordnete Abteilung in der Liste links aus und klicke dann auf Unterabteilung hinzufügen. Der Rest funktioniert gleich.
Mitarbeiter einer Abteilung zuordnen
Wähle die Abteilung in der Liste links aus. Auf der rechten Seite sieht du unter Mitarbeiter alle Personen, die dieser Abteilung bereits angehören.
Um einen Mitarbeiter hinzuzufügen, nutze das Auswahlfeld unten: Mitarbeiter auswählen... Dort erscheinen alle verfügbaren Mitarbeiter – auch solche, die noch keiner Abteilung angehören oder in einer anderen sind.
Klicke auf einen Namen. Der Mitarbeiter wird der ausgewählten Abteilung zugeordnet (oder aus einer anderen in diese verschoben). Eine Bestätigung zeigt an, ob er hinzugefügt oder verschoben wurde.
Mitarbeiter aus einer Abteilung entfernen
Klicke neben dem Namen des Mitarbeiters auf das Symbol mit dem Minus. Der Mitarbeiter gehört dann keiner Abteilung mehr – seine Stammdaten bleiben erhalten.
Mitarbeiterdaten bearbeiten
Klicke auf den Namen eines Mitarbeiters oder auf das Bearbeitungs-Symbol neben seinem Namen, um sein Fenster zu öffnen. Dort kannst du erfassen:
- Stammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Mobilnummer, Geburtsdatum, Personalnummer, Anzeigename und Funktion
- Standorte: Haupt-Standort und weitere Standorte, an denen der Mitarbeiter arbeitet
- Bild: Ein Porträtfoto des Mitarbeiters
- Arbeitszeiten: Wenn das Modul "Zeit" aktiv ist, kannst du Arbeitszeiten pro Wochentag und Arbeitsverhältnisse (Eintritt, Austritt, Arbeitsmodell) eintragen
- Rechte: Welche Funktionen der Mitarbeiter in weboffice sehen und nutzen darf – gestaffelt je Standort
- Kennwort: Ein Passwort für den Login
Speichern Sie die Änderungen mit der Schaltfläche Speichern.
Abteilungen archivieren und wiederherstellen
Wenn eine Abteilung nicht mehr gebraucht wird, aber du ihre Daten behalten möchtest, archiviere sie: Wähle die Abteilung aus und klicke auf das Archiv-Symbol. Die Abteilung verschwindet aus der aktiven Liste.
Um archivierte Abteilungen wieder zu sehen, aktiviere den Schalter Zeige archivierte Einträge oben rechts. Du kannst eine archivierte Abteilung wiederherstellen, indem du das Symbol mit dem Pfeil nach links anklickst.
Die Ansicht wechseln (Mobil)
Auf Mobilgeräten kannst du zwischen zwei Ansichten umschalten:
- Abteilungen: Zeigt den Abteilungsbaum links
- Mitarbeiter: Zeigt die Mitarbeiterliste der ausgewählten Abteilung
Klicke oben auf das entsprechende Symbol, um die Ansicht zu wechseln.
Aufbau der Mitarbeiterverwaltung
Die Seite ist in zwei Bereiche aufgeteilt:
Links: Abteilungsbaum Zeigt alle Abteilungen hierarchisch. Neben jeder Abteilung steht in einer grauen Blase, wie viele Mitarbeiter dort arbeiten. Klicke auf eine Abteilung, um ihre Mitarbeiter rechts anzuzeigen.
Rechts: Abteilungsdetails Sobald du eine Abteilung ausgewähst hast, siehst du ihren Namen, Bearbeitungs- und Archiv-Optionen sowie alle Mitarbeiter. Für jeden Mitarbeiter werden Vorname, Nachname und E-Mail angezeigt.
Ist keine Abteilung ausgewählt, steht rechts der Hinweis, eine auszuwählen.
Was danach passiert
Mitarbeiter und Abteilungen sind sofort gespeichert und erscheinen in anderen Bereichen von weboffice – zum Beispiel bei der Zuordnung von Rechnungen oder Schichten. Archivierte Abteilungen und Mitarbeiter sind nicht mehr wählbar, können aber jederzeit wiederhergestellt werden.
Wenn du einem neuen Mitarbeiter kein Kennwort setzt und speicherst, fragt dich weboffice, ob du eines vergeben möchtest – das ist oft sinnvoll, damit der Mitarbeiter sich selbst anmelden kann.
Tipps und Hinweise
Abteilungen verschieben: Du kannst eine Abteilung nicht direkt verschieben, aber du kannst sie bearbeiten und ihre übergeordnete Abteilung ändern.
Mitarbeiter in mehrere Abteilungen? Mit dem Feld "Standorte" kannst du einen Mitarbeiter mehreren Standorten zuweisen. Die "Abteilung" ist aber immer eine – nutze sie für die primäre Organisationseinheit.
Berechtigungen erben nicht automatisch: Wenn du einen Mitarbeiter einer Abteilung zuordnest, ändert sich an seinen Berechtigungen nichts. Die Abteilungszugehörigkeit ist eine organisatorische Information, die Rechte müssen du separat im Reiter "Rechte" vergeben.
Archivieren statt Löschen: Archivierte Abteilungen und Mitarbeiter werden nicht aus der Datenbank entfernt – du kannst sie später wieder aktivieren und all ihre historischen Daten bleiben erhalten.