Du siehst hier die Arbeitszeiten aller deiner Mitarbeiter auf einen Blick, verwaltest Urlaubstage und genehmigst Anträge. Die Seite zeigt dir, wer gerade anwesend ist, wer Urlaub hat und wie die Stundenkonten aussehen.
So kommst du hierher
Wähle in der Seitenleiste Arbeitszeit und dann Verwaltung.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht zur Verwaltung von Zeitbuchungen.
So gehst du vor
Die Seite hat drei Registerkarten. Jede zeigt dir einen anderen Bereich.
Registerkarte „Mitarbeiter"
Hier siehst du alle Mitarbeiter mit ihren aktuellen Arbeitszeiten.
Die Tabelle zeigt dir:
- Bild: Das Profilbild des Mitarbeiters (falls vorhanden)
- Mitarbeiter: Name
- Anwesenheit: Aktueller Status (Anwesend, Home Office, Urlaub, Krankenstand oder Abwesend) mit einer Farbmarkierung
- Saldo: Das Stundenkontos (grün = Überstunden gutgeschrieben, rot = Fehlstunden). Wenn die Arbeitszeit noch nicht eingetragen ist, zeigt das Feld „Arbeitszeit fehlt"
- Krankenstand und Offene Tage: Tage, die noch nicht abgeschlossen wurden
Mitarbeiter ohne Arbeitszeit: Falls Mitarbeiter noch keine Arbeitszeit hinterlegt haben, siehst du oben einen Hinweis. Klicke auf den Namen, um die Arbeitszeit nachzutragen. Das machst du in den Stammdaten unter Mitarbeiter im Reiter „Arbeitsvertrag".
Um die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters anzuschauen oder zu korrigieren, doppelklicke auf seinen Namen oder klicke auf das Kalendersymbol in der Zeile.
Zum Drucken von Stundenzetteln klicke auf Stundenzettel drucken. Du kannst dann wählen, für wen du druckst und für welchen Zeitraum. Mehr dazu unter Zeitnachweis drucken.
Mit dem Schieberegler oben rechts zeigst du auch archivierte Mitarbeiter in der Liste.
Registerkarte „Anträge"
Hier genehmigst oder lehnst du Urlaubs- und Freizeitanträge ab. Lies dazu auch Anträge genehmigen.
Registerkarte „Urlaubsplan"
Hier planst du Urlaubstage und siehst auf einen Blick, wer wann im Urlaub ist.
Die Grafik oben zeigt dir einen Jahresüberblick: Jede Reihe ist ein Mitarbeiter, jede Spalte ist eine Woche. Urlaubsblöcke sind farblich hervorgehoben.
Klicke auf einen Urlaubseintrag in der Grafik, um die Antragdetails zu sehen.
Die Tabelle rechts zeigt dir für jeden Mitarbeiter:
- Übertrag: Tage aus dem Vorjahr
- Anspruch: Tage, auf die der Mitarbeiter dieses Jahr Anspruch hat
- Verbraucht: Tage, die bereits genommen wurden
- Aktueller Urlaubsstand: Rechnung aus Anspruch und Verbrauch
- Geplant: Tage aus genehmigten Anträgen, die noch nicht passen
- Resturlaub: Tage, die der Mitarbeiter noch nehmen kann
Mit den Pfeilen oben links wechselst du zwischen den Jahren.
Aufbau der Seite
Die Seite teilt sich in drei Registerkarten:
- Mitarbeiter: Übersicht aller Arbeitszeiten mit Schaltflächen zum Ansehen, Korrigieren und Abschließen offener Tage
- Anträge: Urlaubsanträge und Freizeitanträge genehmigen oder ablehnen
- Urlaubsplan: Jahresübersicht aller Urlaubstage mit Grafik und Detailtabelle
Was danach passiert
Die Änderungen an Arbeitszeiten und Genehmigungen werden sofort gespeichert. Du siehst die aktualisierten Daten in der Tabelle oder Grafik. Für einzelne Korrektionen von Arbeitszeiten öffnet sich ein weiteres Fenster – dort trägst du die korrigierten Zeiten ein. Zum Drucken von Stundenzetteln öffnet sich ein Eingabefenster, in dem du auswählst, welche Mitarbeiter und welcher Zeitraum gedruckt werden sollen.
Tipps und Hinweise
- Arbeitszeitmodell fehlt: Wenn du einen Mitarbeiter nicht in der Liste siehst, obwohl er vorhanden ist, könnte das an einem fehlenden Arbeitszeitmodell liegen. Das trägst du in den Stammdaten unter Mitarbeiter ein.
- Saldo verstehen: Ein negativer Saldo (rot) bedeutet, dass der Mitarbeiter weniger Stunden gearbeitet hat als vereinbart. Ein positiver Saldo (grün) bedeutet Überstunden.
- Offene Tage: Das sind Tage, bei denen die Arbeitszeiten noch nicht vollständig erfasst wurden. Mit der grünen Schaltfläche schließt du diese ab.
- Zeitkorrektionen: Wenn du einzelne Zeiten korrigieren musst, klicke auf das Kalendersymbol in der Zeile.