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Bankbuchung einer Eingangsrechnung zuordnen

Du hast eine Kontobewegung von deinem Bankkonto, möchtest diese aber einer eingegangenen Rechnung zuordnen, damit weboffice weiß, dass die Rechnung bezahlt wurde. Hier legst du diese Verbindung an – entweder indem du weboffice Vorschläge automatisch finden lässt oder indem du die Zuordnung selbst vornimmst.

So kommst du hierher

Öffne das Menü Buchhaltung > Bankkonten.
Wähle das Bankkonto aus, in dem die Kontobewegung steht.
Die Liste der Kontobewegungen öffnet sich – von hier aus kannst du eine Zuordnung vornehmen.

Voraussetzungen

Du brauchst die entsprechenden Rechte für Bankkonten. Außerdem müssen bereits Eingangsrechnungen in weboffice erfasst sein, damit du diese zuordnen kannst.

So gehst du vor

Automatisch Rechnungen zuordnen lassen

Wenn du mehrere Kontobewegungen schnell verschiedenen Rechnungen zuordnen möchtest, lässt du weboffice nach passenden Rechnungen suchen:

Klicke in der Transaktionsliste auf Automatisch zuordnen.
Weboffice zeigt dir eine Liste mit Vorschlägen – jede Zeile ist eine erkannte Verbindung zwischen einer Kontobewegung und einer Rechnung. Die Vorschläge basieren auf Namen, Betrag und Datum.
Setze ein Häkchen bei den Vorschlägen, die du annehmen möchtest. Du kannst einzelne Vorschläge ablehnen, indem du das Häkchen entfernst.
Um eine Rechnung im Vorschlag anzusehen, klicke auf die Rechnungsnummer (zum Beispiel ER/123 — Lieferantname) – eine Vorschau öffnet sich.
Klicke auf Ausgewählte zuordnen, sobald alle passenden Vorschläge markiert sind.
Weboffice speichert die Zuordnungen und schließt das Fenster.

Manuell eine Kontobewegung zuordnen

Wenn du eine einzelne Kontobewegung bearbeiten oder die automatischen Vorschläge nicht nutzen möchtest:

In der Transaktionsliste doppelklickst du auf die Zeile der Kontobewegung, oder du klickst auf das Bearbeitungssymbol (Stift).
Das Bearbeitungsfenster öffnet sich mit zwei Bereichen:
- Links oben siehst du die Daten der Kontobewegung: Datum, Empfänger, Empfänger-IBAN, Betrag und Verwendungszweck. Diese kannst du bearbeiten, wenn die Kontobewegung manuell erfasst wurde oder korrigiert werden muss.
- Rechts ist eine Liste der offenen Eingangsrechnungen.
Suche die Rechnung, die zu dieser Kontobewegung passt. Nutze dazu das Suchfeld oder die Sortierung nach Betrag, Datum oder Lieferant. Wenn du nur offene Rechnungen sehen möchtest, lasse die Schalter so wie sie sind. Aktiviere Zeige alle Eingangsrechnungen an, wenn die passende Rechnung bereits als erledigt markiert ist.
Klicke in der Rechnungszeile auf das grüne Link-Symbol (Mit Transaktion verbinden). Die Rechnung wird nun dieser Kontobewegung zugeordnet. War die Rechnung noch ohne Kostenstelle, fragt weboffice dich jetzt, welche Kostenstelle für diese Rechnung gilt.
Wenn die Zuordnung falsch war, klickst du auf das rote Mülleimer-Symbol (Von Transaktion entfernen), um die Verbindung wieder aufzulösen.
Sobald alle passenden Rechnungen zugeordnet sind, klickst du auf Speichern.

Eine neue Rechnung im Bearbeitungsfenster erfassen

Wenn die passende Rechnung noch gar nicht in weboffice erfasst ist:

Öffne die Transaktionsbuchung zur Bearbeitung (siehe oben).
Klicke auf Eingangsrechnung hinzufügen.
Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem du die Rechnung erfasst. Sobald du sie speicherst, wird sie automatisch der aktuellen Kontobewegung zugeordnet.

Nach einer erledigten Transaktionsbuchung als erledigt markieren

Sobald alle zugehörigen Rechnungen zugeordnet sind:

In der Transaktionsliste klickst du auf das grüne Häkchen (Als fertig markieren) in der Zeile der Kontobewegung.
Die Transaktionsbuchung ist jetzt als erledigt gekennzeichnet. Wenn du später den Schalter Zeige alle Transaktionen aktivierst, siehst du diese Einträge ebenfalls. Sonst sind nur noch offene Kontobewegungen sichtbar.

Aufbau der Transaktionsliste

Die Liste zeigt alle Kontobewegungen des aktuellen Bankkontos:

Erledigt: Ein Häkchen zeigt, dass alle Rechnungen dieser Kontobewegung zugeordnet sind.
Datum: Das Transaktionsdatum.
Name: Der Name des Empfängers oder Zahlers.
Verwendungszweck: Der Text aus dem Kontoauszug oder – bei manuellen Einträgen – deine Beschreibung.
Betrag: Der Transaktionsbetrag.
Rechnungen: Die Lieferanten der zugeordneten Eingangsrechnungen. Klick auf einen Namen, um die Rechnung als PDF anzusehen.

Aufbau des Bearbeitungsfensters

Das Fenster für eine einzelne Kontobewegung ist in zwei Spalten aufgeteilt:

Linke Spalte – Daten der Kontobewegung:

Datum: Wann fand die Kontobewegung statt?
Empfänger: Der Name des Begünstigten oder Zahlers (optional, du kannst das Feld auch leer lassen).
Empfänger-IBAN: Die IBAN des Empfängers (optional).
Betrag: Die Summe (Pflicht).
Verwendungszweck: Der Betreff der Überweisung (optional).

Rechte Spalte – Offene Eingangsrechnungen: Eine Tabelle aller Eingangsrechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind – oder, wenn aktiviert, alle Rechnungen. Jede Zeile zeigt:

Nr.: Die laufende Nummer der Rechnung.
Erledigt: Ob diese Rechnung bereits als fertig markiert ist.
Datum: Das Rechnungsdatum.
Kreditor: Der Lieferant.
Betrag: Brutto-, Netto- und noch zu bezahlender Betrag.
Zahlungsart und Fällig am: Informationen zur Fälligkeit und zum Bezahlstatus.

Was danach passiert

Sobald du die Zuordnung speicherst, sind die Kontobewegung und die Eingangsrechnung miteinander verbunden. Weboffice zeigt in der Transaktionsliste, welche Lieferanten zu dieser Kontobewegung gehören. Die Eingangsrechnung wird als bezahlt gekennzeichnet – sofern der Betrag der Kontobewegung mindestens dem offenen Rechnungsbetrag entspricht.

Danach markierst du die Transaktionsbuchung als erledigt, damit sie aus der Liste der offenen Einträge verschwindet.

Wenn später festgestellt wird, dass eine Zuordnung fehlerhaft war, öffnest du die Transaktionsbuchung erneut und entfernst die Verbindung zur Rechnung mit dem Mülleimer-Symbol.

Tipps und Hinweise

Betrag muss passen: Weboffice schlägt eine Zuordnung nur vor, wenn der Transaktionsbetrag dem Rechnungsbetrag ähnelt. Ist der Betrag der Kontobewegung viel höher oder tiefer, wird die Rechnung nicht erkannt.
Mehrere Rechnungen auf einmal: Du kannst mehrere Rechnungen der gleichen Kontobewegung zuordnen – zum Beispiel, wenn du mehrere kleine Rechnungen mit einer Sammelüberweisung bezahlt hast.
Kostenstelle erforderlich: Wenn du eine Rechnung zum ersten Mal als erledigt markierst oder einer Transaktion zuordnest, fragt weboffice nach der Kostenstelle. Diese muss für die Buchhaltung bekannt sein.
Duplikate: Wenn weboffice beim Erfassen einer Rechnung erkennt, dass es eine ähnliche Rechnung schon gibt, weist es dich auf ein mögliches Duplikat hin. Bestätige bewusst, dass es kein Duplikat ist, bevor du fortfährst.