Du hast eine Bankbewegung auf deinem Konto und möchtest sie mit einer eingegangenen Rechnung verbinden – damit weboffice weiß, welche Rechnung bereits bezahlt ist. Hier ordnest du Zahlungen den Rechnungen zu, die sie begleichen.
So kommst du hierher
- Öffne Buchhaltung > Bankkonten aus der Seitenleiste.
- Wähle das Bankkonto, auf dem die Zahlung eingegangen ist.
- Klicke auf die Schaltfläche Automatisch zuordnen, um weboffice Rechnungen vorschlagen zu lassen – oder Hinzufügen, um eine Zahlung manuell zu erfassen oder eine bestehende Zahlung zu bearbeiten.
Voraussetzungen
Du benötigst Zugriff auf den Bereich Buchhaltung und ein eingerichtetes Bankkonto. Die Eingangsrechnungen, die du zuordnen möchtest, müssen bereits erfasst sein.
So gehst du vor
Automatische Zuordnung
- Klicke auf Automatisch zuordnen. weboffice durchsucht deine offenen Rechnungen und schlägt dir Zuordnungen vor.
- Die Vorschläge zeigen dir Datum, Betrag, Verwendungszweck und die gefundene Rechnungsnummer nebeneinander.
- Markiere die Vorschläge, die korrekt sind, mit dem Häkchen ganz links.
- Klicke die Schaltfläche Ausgewählte zuordnen (mit der Anzahl deiner Markierungen). Die Zuordnungen sind damit abgeschlossen und die Rechnungen als bezahlt gekennzeichnet.
Findet weboffice keine passenden Rechnungen, erscheint der Hinweis „Keine passenden Zuordnungen gefunden."
Manuelle Erfassung oder Bearbeitung
Klicke Hinzufügen, um eine neue Zahlung zu erfassen, oder doppelklick auf eine bestehende Zahlung, um sie zu bearbeiten.
Im Fenster „Transaktion bearbeiten" trägst du ein:
- Datum: Wann die Zahlung eingegangen ist
- Empfänger: Name des Absenders oder Kontohabers
- Empfänger-IBAN: IBAN des Kontos, von dem die Zahlung kam
- Betrag: Der Zahlbetrag
- Verwendungszweck: Text aus dem Bankkontoauszug – dieser hilft weboffice später bei der Zuordnung
Im rechten Teil „Offene Rechnungen" sucht das System automatisch nach passenden Rechnungen:
- Aktiviere das Häkchen Zeige alle Eingangsrechnungen an, um auch bereits erledigte Rechnungen zu sehen.
- Klicke auf eine Rechnungsnummer mit dem PDF-Symbol, um eine Vorschau zu öffnen.
- Klicke die grüne Verknüpfungs-Schaltfläche neben der Rechnung, um sie mit dieser Zahlung zu verbinden. Die Schaltfläche wird daraufhin rot und zeigt ein Mülleimer-Symbol – damit kannst du die Verbindung wieder aufheben, falls nötig.
Wenn du eine neue Rechnung erfassen möchtest, die noch nicht im System ist, klicke Eingangsrechnung hinzufügen – das Fenster zur Erfassung öffnet sich.
Klicke Speichern. Die Transaktion und ihre Zuordnungen sind damit gespeichert.
Kehre danach zur Transaktionsliste zurück. Die soeben bearbeitete oder neu erfasste Zahlung erscheint dort mit den Namen der verbundenen Rechnungen.
Aufbau der Transaktionsliste
- Erledigt: Ein Häkchen zeigt, dass diese Transaktion verarbeitet ist. Du kannst Transaktionen mit der grünen oder roten Schaltfläche markieren oder rückgängig machen.
- Datum: Der Tag der Kontobewegung.
- Name: Absender oder Empfänger.
- Verwendungszweck: Der Text vom Kontoauszug.
- Betrag: Der Zahlbetrag als Geldwert.
- Rechnungen: Links zu den Rechnungen, die mit dieser Zahlung verknüpft sind. Klick auf einen Namen, um eine Vorschau zu öffnen.
Über den Schalter Zeige alle Transaktionen zeigst du auch erledigte Einträge. Ohne den Schalter siehst du nur noch offene Zahlungen.
Was danach passiert
Die Transaktion ist gespeichert. Jede Rechnung, die du damit verbunden hast, gilt nun als bezahlt und erhält in der Eingangsrechnungsliste den Status „Bereits bezahlt".
Du kannst jede Transaktion später noch bearbeiten, weitere Rechnungen hinzufügen oder die Verbindung zu einer Rechnung entfernen, indem du die rote Mülleimer-Schaltfläche klickst.
Wenn mehrere Zahlungen eingegangen sind, wiederhole den Ablauf für jede Zahlung. Die Schaltfläche Automatisch zuordnen hilft dir, viele Zahlungen auf einmal zuzuordnen – nutze sie regelmäßig, um den Aufwand gering zu halten.
Tipps und Hinweise
- Doppelte Zuordnung vermeiden: Wenn du eine Zahlung versehentlich zwei Rechnungen zugeordnet hast, entferne die falsche Zuordnung durch Klick auf die rote Schaltfläche. Die Rechnung wird dann wieder als offen angezeigt.
- Vorschau vor der Zuordnung: Nutze das PDF-Symbol neben der Rechnungsnummer, um die Rechnung vor der Zuordnung zu prüfen – so vermeidest du Verwechslungen.
- Verwendungszweck prüfen: Je aussagekräftiger der Verwendungszweck in der Banktransaktion ist, desto besser funktioniert die automatische Zuordnung. Teilweise findest du nützliche Infos auch in der IBAN des Absenders.
- Teilzahlungen: Wenn eine Rechnung nur teilweise gezahlt wurde, kannst du das in der Rechnungsverwaltung selbst dokumentieren – hier wird immer die volle Zuordnung eingegeben.