Bankbuchung einer Eingangsrechnung zuordnen

Wenn du einen Kontoauszug in weboffice importierst, werden die Transaktionen zunächst als offene Buchungen angezeigt. Du ordnest sie deinen Eingangsrechnungen zu, damit weboffice weiß, welche Rechnungen bezahlt wurden – und damit die Buchhaltung stimmt.

So kommst du hierher

Öffne im Menü Buchhaltung den Punkt Bankkonten.
Wähle das Bankkonto, für das du Buchungen zuordnen möchtest.
Du siehst eine Liste der Kontobewegungen dieses Kontos. Hier ordnest du eine Bankbuchung einer Rechnung zu.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Buchhaltung mit Zugriff auf Bankkonten. Die Eingangsrechnung, die du zuordnen möchtest, muss bereits erfasst sein.

So gehst du vor

Automatische Zuordnung (schneller Weg)

Wenn weboffice passende Eingangsrechnungen zu einer Bankbuchung erkennt, kannst du diese automatisch verbinden:

Klicke auf Automatisch zuordnen (Zauberstab-Symbol). weboffice zeigt dir alle Rechnungen an, die zur Höhe und zum Verwendungszweck der Transaktionen passen.
Prüfe die Vorschläge. Du kannst auf die Rechnungsnummer klicken, um eine Vorschau zu öffnen.
Setze ein Häkchen neben jedem Vorschlag, den du übernehmen möchtest.
Klicke Ausgewählte zuordnen (grüne Schaltfläche).

Manuelle Zuordnung (wenn kein automatischer Vorschlag passt)

Doppelklick auf die Kontobewegung in der Liste, die du zuordnen möchtest – oder klick auf das Bearbeitungs-Symbol. Das Fenster Transaktion bearbeiten öffnet sich.
Im linken Bereich siehst du die Daten der Bankbuchung:
- Datum: das Transaktionsdatum
- Empfänger: Name des Empfängers oder der Bank
- Empfänger-IBAN: IBAN des Empfängers
- Betrag: Transaktionsbetrag
- Verwendungszweck: Text, der auf dem Kontoauszug steht
Diese Felder sind bereits gefüllt und dienen weboffice zum Erkennen passender Rechnungen.
Im rechten Bereich siehst du die Liste Offene Rechnungen. Hier werden nur Rechnungen angezeigt, die noch nicht bezahlt sind.

Wenn du auch bereits erledigte Rechnungen sehen möchtest, aktiviere Zeige alle Eingangsrechnungen an.
Suche die Rechnung, die zu dieser Bankbuchung passt, und klick auf das grüne Link-Symbol in der Spalte Rechnungen. Die Rechnung ist jetzt mit der Bankbuchung verbunden.
Du kannst mehrere Rechnungen mit einer Bankbuchung verbinden, wenn die Buchung mehrere Zahlungen zusammenfasst.
Klicke Speichern, um die Zuordnung zu speichern.

Sobald du speicherst, schließt sich das Fenster und die Kontobewegung wird in der Liste aktualisiert.

Aufbau der Seite

Toolbar oben:

Hinzufügen: erfasse eine neue Kontobewegung manuell, wenn du zum Beispiel eine Bareinzahlung eintragen möchtest.
Automatisch zuordnen: lässt weboffice nach passenden Rechnungen suchen.
Zeige alle Transaktionen: schaltet zwischen offenen (nur noch nicht erledigten) und allen Buchungen um.

Liste der Kontobewegungen:

Erledigt: Häkchen zeigt, dass diese Buchung als erledigt markiert ist.
Datum: Transaktionsdatum vom Kontoauszug.
Name: Empfänger oder Auftraggeber.
Verwendungszweck: Referenztext der Transaktion.
Betrag: Transaktionssumme.
Rechnungen: zeigt, welche Eingangsrechnungen bereits mit dieser Buchung verbunden sind. Klick auf eine Rechnungsnummer, um die Rechnung anzusehen.

Spalte Aktionen:

Grüner Haken oder Pfeil-zurück: markiert die Kontobewegung als erledigt oder macht die Markierung rückgängig.
Bearbeitungs-Symbol: öffnet die Transaktion zur Bearbeitung.
Papierkorb: löscht die Kontobewegung.

Was danach passiert

Sobald du eine Bankbuchung einer Eingangsrechnung zuordnest, wird die Rechnung in weboffice als bezahlt markiert. Das System führt automatisch eine Gegenbuchung durch. Die Kontobewegung verschwindet aus der Übersicht mit den offenen Buchungen – es sei denn, du hast Zeige alle Transaktionen aktiviert.

Die Eingangsrechnung ist jetzt erledigt und wird nicht mehr als fällig angezeigt.

Tipps und Hinweise

Doppelklick statt Bearbeitungs-Symbol: Ein Doppelklick auf eine Zeile in der Tabelle öffnet das Fenster schneller.
Automatische Zuordnung nutzen: Die automatische Zuordnung funktioniert am besten, wenn der Verwendungszweck die Rechnungsnummer oder den Kreditor enthält. Überprüfe die Vorschläge trotzdem immer – weboffice kann nicht erkennen, wenn eine Ähnlichkeit nur zufällig stimmt.
Mehrere Rechnungen pro Kontobewegung: Manche Kontoauszüge fassen mehrere Zahlungen zusammen. Du kannst dann mehrere Rechnungen mit einer Buchung verbinden. weboffice gleicht die Beträge automatisch ab.
Fehler beheben: Hast du eine Rechnung falsch zugeordnet, öffne die Transaktion erneut und klick auf das rote Entfernen-Symbol neben der Rechnungsnummer.
Kontobewegung ohne passende Rechnung: Manche Bankbuchungen gehören nicht zu Eingangsrechnungen (z. B. Lohnzahlungen, interne Transfers). Markiere diese als erledigt, ohne eine Rechnung zuzuordnen.