Wenn du einen Termin bearbeitest, öffnen sich mehrere Fenster, in denen du Dienstleistungen hinzufügst, Zeiten anpasst oder Folgetermine einplanst. Diese Seite erklärt, wie du damit umgehen und welche Optionen dir jeweils offenstehen.
So kommst du hierher
- Öffne Termine in der Seitenleiste (Menüpunkt „Termine-Kalender").
- Klicke auf einen Termin im Kalender, um ihn zu bearbeiten – das Bearbeitungsfenster öffnet sich.
Aus dem Bearbeitungsfenster öffnen sich dann die einzelnen Fenster für Dienstleistungen, Dauer und Folgetermine.
Voraussetzungen
Du brauchst Zugriff auf das Modul „Termine". Dienstleistungen müssen vorher in deinem System angelegt sein.
So gehst du vor
1. Dienstleistung zum Termin hinzufügen
Klicke im Bearbeitungsfenster auf die Schaltfläche zum Hinzufügen einer Dienstleistung. Ein Fenster öffnet sich mit dem Titel Dienstleistung hinzufügen.
Das Fenster zeigt dir Dienstleistungen in Kategorien und Unterkategorien, sortiert nach der Reihenfolge deiner Konfiguration. Die Kategorien sind farblich gekennzeichnet.
- Klicke auf eine Kategorie, um ihre Dienstleistungen anzuzeigen.
- Wähle die Dienstleistung aus, die du zum Termin hinzufügen möchtest, indem du darauf klickst.
Sobald du eine Dienstleistung auswählst, schließt sich das Fenster automatisch und die Dienstleistung wird dem Termin hinzugefügt.
2. Dauer einer Dienstleistung anpassen
Für jede Dienstleistung im Termin kannst du die Arbeitsdauer und die Nachbearbeitungsdauer einstellen. Ein Fenster mit dem Titel Dauer anpassen öffnet sich.
Dauer (in Minuten) : Die Zeit, die du für die Dienstleistung selbst brauchst. Nutze die Schaltflächen mit – und +, um die Dauer in 5-Minuten-Schritten zu verändern, oder trage den Wert direkt ein.
Nachbearbeitungsdauer (in Minuten) : Die Zeit nach der Dienstleistung, die du für Abschlussarbeiten benötigst – beispielsweise Dokumentation oder Aufräumen. Passe sie ebenfalls in 5-Minuten-Schritten an oder trage einen Wert direkt ein.
Leistung wird in Nachbearbeitungsdauer erbracht (Schalter) : Aktiviere diesen Schalter, wenn die Dienstleistung selbst (nicht nur die Nachbearbeitung) bereits während der Nachbearbeitungszeit stattfindet.
Falls du für diesen Kunden früher eine abweichende Dauer festgelegt hast, wird dir ein Hinweis angezeigt. Du kannst dann auf Standardzeit übernehmen klicken, um zur Standarddauer zurückzukehren.
Klicke zum Speichern auf die Schaltfläche Speichern unten im Fenster.
3. Folgetermin planen
Um einen Folgetermin für den Kunden anzusetzen, öffnet sich ein Fenster mit dem Titel Datum für Folgetermin wählen.
Kalender nutzen : Klicke auf den gewünschten Tag im Kalender. Die Farbe zeigt dir die Auslastung: grün = verfügbar, rot = sehr ausgelastet, grau = normal.
Schnellauswahl : Nutze eine der vordefinierten Schaltflächen, um schnell einen Termin zu planen:
- In 1 Woche, In 2 Wochen, In 3 Wochen
- In 4 Wochen, In 5 Wochen, In 6 Wochen
- In 1 Monat, In 2 Monaten, In 3 Monaten
Jede Schaltfläche setzt den Folgetermin automatisch auf das entsprechende Datum.
Sobald du ein Datum auswählst (entweder im Kalender oder über eine Schnellauswahl-Schaltfläche), zeigt der Kalender dieses Datum. Klicke unten auf Tag auswählen, um den Folgetermin zu bestätigen.
4. Termin direkt im Kalender verwalten
Sobald ein Termin gespeichert ist, siehst du ihn im Teamkalender als farbige Kachel. Klicke auf einen Termin, um seine Details anzuzeigen:
Alle Termine zeigen:
- Titel des Termins (oben)
- Kunde oder weitere Information (wenn vorhanden)
- Uhrzeit von … bis
Verfügbare Aktionen (je nach Status des Termins):
- Kunde ist da: Der Kunde ist eingetroffen – markiere dies, um den Termin fortzufahren.
- Kassieren: Der Termin ist abgeschlossen – sende ihn zur Kasse weiter (nur wenn aktiviert).
- Bearbeiten: Öffne das Bearbeitungsfenster, um Details zu ändern.
- Stornieren oder Wiederherstellen: Breche den Termin ab oder stelle ihn wieder her, falls er storniert wurde.
- No-Show: Der Kunde ist nicht erschienen (nur sichtbar, wenn der Termin bereits begonnen hat und der Kunde nicht angekommen ist).
Aufbau der Fenster
Fenster „Dienstleistung hinzufügen"
Das Fenster zeigt Kategorien und deren Dienstleistungen in einem Gitter. Jede Kategorie hat eine Farbe und ein Symbol. Dienstleistungen werden darunter angezeigt. Du klickst auf eine Dienstleistung, um sie auszuwählen.
Fenster „Dauer anpassen"
Ein einfaches Eingabeformular mit Zahlenfeldern für Arbeitsdauer und Nachbearbeitungsdauer, jeweils mit Schaltflächen zum schnellen Erhöhen oder Verringern. Ein Schalter erlaubt dir, die Art der Leistungserbringung festzulegen.
Fenster „Datum für Folgetermin wählen"
Ein Kalender oben mit farbigen Tagen, darunter Schnellauswahl-Schaltflächen in drei Reihen für verschiedene Zeiträume. Am unteren Ende befindet sich die Bestätigungsschaltfläche.
Teamkalender
Der Kalender zeigt Termine als Kacheln mit Uhrzeit und Kundenname (falls vorhanden). Jeder Termin hat eine Hintergrundfarbe, die seinen Status anzeigt:
- Grün: Kunde angekommen oder bereits kassiert
- Rot: Termin wurde nicht wahrgenommen (No-Show)
- Grau: regulärer Termin
Über eine Schaltfläche mit Zahnradsymbol kannst du die Anzeigeoptionen öffnen und anpassen, welche Mitarbeiter oder Ressourcen angezeigt werden.
Was danach passiert
Wenn du eine Dienstleistung hinzufügst, wird sie sofort im Termin gespeichert und verlängert dessen Dauer entsprechend. Die angepasste Dauer wirkt sich auf die Blockade im Kalender aus – der Termin nimmt mehr oder weniger Zeit in Anspruch.
Ein Folgetermin wird als neuer, separater Termin angelegt und erscheint im Kalender am ausgewählten Datum. Du kannst ihn wie jeden anderen Termin bearbeiten und mit Dienstleistungen füllen.
Gespeicherte Änderungen sind sofort im Kalender sichtbar. Alle Aktionen am Termin (wie „Kunde ist da", „Kassieren" oder „Stornieren") ändern seine Darstellung im Kalender und seinen Status.
Tipps und Hinweise
Dauer in 5er-Schritten: Die Dauer kann nur in 5-Minuten-Schritten angepasst werden. Das ist praktisch für schnelle Änderungen, erlaubt aber auch direkte Eingaben im Feld, wenn du andere Werte brauchst.
Farbliche Auslastung nutzen: Bei der Planung eines Folgetermins zeigt dir der Kalender bereits gebuchte Tage farbig. Achte auf die Auslastung, um einen passenden Zeitpunkt zu finden.
Nachbearbeitungszeit: Wenn du aktivierst, dass die Leistung während der Nachbearbeitungsdauer erbracht wird, verkürzt sich die Gesamtblockade im Kalender. Das ist nützlich, wenn die Nachbearbeitung parallel stattfindet.
Standardzeit zurück: Wenn du merkst, dass du für einen Kunden eine Dienstleistung länger eingeplant hast als üblich, zeigt das System dir das. Du kannst mit einem Klick zur Standarddauer zurück.